3 سيناريوهات عندما لا يكون التواصل عبر الإنترنت صحيحًا
المحتوى
هناك طرق عديدة للتواصل عبر الإنترنت. هناك بريد إلكتروني أو مراسلة نصية أو مراسلة من خلال أحد التطبيقات العديدة التي تدعمها. لكن استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة ليس دائمًا الطريقة الأكثر فعالية للتواصل.
في ظروف معينة ، يجب عليك تجنبها. بالتأكيد ، من السهل الاختباء خلف جهاز الكمبيوتر الخاص بك وقول ما تريد قوله عبر لوحة المفاتيح. ولكن في بعض الأحيان تحتاج إلى الخروج إلى العالم واستخدام صوتك.
في ما يلي ثلاث حالات يكون من الأفضل فيها عدم النقر على "إرسال".
تجنب ضرب الإرسال لحل النزاع
لقد كنا جميعًا جزءًا من رسالة بريد إلكتروني أو سلسلة رسائل بين طرفين يحاولان حل مشكلة. في بعض الأحيان ، قد تكون أحد المشاركين الرئيسيين أو ربما تكون ببساطة واحدًا من العديد من الأشخاص الذين شعر شخص ما أنهم مضطرون إلى ضمك.
مع كل بريد إلكتروني أو رد على الرسالة ، تتصاعد المشكلة. في النهاية ، ما كان ربما قضية صغيرة نسبيًا أصبحت أكبر بكثير. وينتج عن هذا عادةً لقاءً وجهًا لوجه بين الطرفين وكذلك مشرفًا أو مديرًا لحل النزاع.
بدلاً من استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة لحل النزاع ، يمكنك الاتصال بالشخص أو جدولة اجتماع وجهًا لوجه. إذا كنت المستلم لرسالة بريد إلكتروني أو رسالة من شخص آخر يحاول حل مشكلة ما ، فقاوم إغراء الرد عبر البريد الإلكتروني. التقط الهاتف أو اذهب إلى مكتب الشخص الآخر وقل "لقد تلقيت بريدك الإلكتروني واعتقدت أنه قد يكون من الأفضل إذا ناقشنا هذا الوضع على حدة بدلاً من البريد الإلكتروني. هل لديك بضع دقائق للتحدث؟ "
إذا كان البريد الإلكتروني هو خيارك الوحيد ، فلا تنسخ الآخرين عليه. يؤدي ذلك إلى تصعيد المشكلة. إذا كنت في الطرف المتلقي لمثل هذه الرسالة الإلكترونية ، فلا تضغط على "الرد على الكل". ما عليك سوى الرد على الشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني فقط. إذا قمت بـ "الرد على الكل" ، فيجب أن يقول ردك: "إنني أقدرك على لفت انتباهي إلى هذا الموقف. سأتصل بك في غضون دقيقة واحدة للمناقشة." سيؤدي هذا إلى تنبيه كل من تم نسخه أنك تهتم بالموقف واحدًا تلو الآخر.
تجنب ضرب الإرسال عندما تكون مستاء
بعد موقف أو تفاعل مزعج ، ما نحتاجه هو فترة تهدئة. البريد الإلكتروني والرسائل لا يصلح لهذا ؛ إنه فوري حسب التصميم. بدلاً من ذلك ، بمجرد أن تهدأ ، اتصل أو قم بزيارة الشخص لمناقشة الموقف. إذا كنت على الطرف المتلقي من رسالة بريد إلكتروني لاذعة ، فتجنب الرغبة في الرد. امنح نفسك الوقت لتهدأ ثم اتصل بالشخص واطلب مناقشته وجهًا لوجه.
في المستقبل ، قرر مقدمًا أنك لن تستخدم البريد الإلكتروني أو المراسلة عندما تكون مستاءًا. اجعل هذا الاتفاق غير قابل للتفاوض مع نفسك.
إذا كنت تشعر بالحاجة إلى كتابة شيء ما عندما تكون منزعجًا ، فاكتب رسالة يدويًا. لا تدخله في البريد الإلكتروني حتى إذا كنت لا تنوي إرسال الرسالة. لن تكون أول شخص يضرب عن طريق الخطأ زر "إرسال" بدلاً من زر "حفظ".
تجنب الضرب إرسال لإرسال أخبار سيئة
لا أحد يحب تلقي أخبار سيئة وتلقيها عبر البريد الإلكتروني أو رسالة يمكن أن تضيف الملح إلى الجرح. هل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى عميل لإخباره أن طلبه تأخر؟
إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بنعم ، فتوقف عن استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة لتوصيل الأخبار السيئة.يمكن أن يؤدي استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل للتواصل مع الأخبار السيئة إلى إرسال رسالة تفيد بأنك لا تهتم أو أن المشكلة ليست مهمة بما يكفي لتلفت انتباهك الشخصي. عند استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل لإبلاغ الأخبار السيئة ، ليس لديك طريقة للحكم على رد فعل الشخص. على الأرجح ، سيصاب الناس بخيبة أمل أو انزعاج. إذا كنت لا تنقل الأخبار شخصيًا ، فقد تتصاعد مشاعر خيبة أملهم وتؤدي إلى وضع أسوأ.
أخيرًا ، عند استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة في هذا السيناريو ، تظهر جبنًا. يقدّر العملاء وزملاء العمل والرؤساء والأصدقاء الأشخاص الذين لديهم الشجاعة لإبلاغ الأخبار السيئة شخصيًا.
إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت رسالتك مؤهلة كخبر سيئ لتسأل نفسك ، "فهل أرغب في تلقي بريد إلكتروني أو رسالة بهذا النوع من الأخبار أم أفضل أن يتم توصيلها شخصيًا؟" ثم تصرف وفقًا لذلك.
على الرغم من أنه ليس هناك شك في أن البريد الإلكتروني أو المراسلة وسيلة اتصال سريعة وفعالة ، إلا أنها ليست دائمًا وسيلة مناسبة. اتبع الإرشادات أعلاه وتجنب استخدام البريد الإلكتروني أو الرسالة عندما يكون من غير المناسب القيام بذلك.
