توجيه الموظف: إبقاء الموظفين الجدد على متن الطائرة
المحتوى
- أغراض التوجيه
- ماذا تحتاج لتضمينه في العملية؟
- أسئلة التخطيط الرئيسية
- كيف تضع قدمك الأفضل للأمام لموظف جديد
- خطوات الترحيب بالموظفين الجدد
يعد توجيه الموظفين إلى أماكن عملهم ووظائفهم واحدة من أكثر الوظائف المهملة في العديد من المنظمات. لم يعد كتيب الموظف وأكوام الأعمال الورقية كافية بعد الآن عندما يتعلق الأمر بالترحيب بموظف جديد في مؤسستك.
الشكاوى الأكثر شيوعًا حول توجه الموظف الجديد هي أنه أمر ساحق أو ممل ، أو أن الموظف الجديد يُترك ليغرق أو يسبح. يشعر الموظفون كما لو أن المؤسسة قد قامت بإلقاء الكثير من المعلومات عليهم والتي كان من المفترض أن يفهموها وينفذوها في فترة زمنية قصيرة جدًا.
والنتيجة غالبًا ما تكون موظفًا جديدًا مرتبكًا ليس منتجًا قدر الإمكان. كما أنه من المرجح أن يغادر المنظمة في غضون عام. إنها مكلفة لكل من صاحب العمل والموظف. اضرب هذا في عدد الموظفين الذين توظفهم كل عام ، وتصبح تكلفة دوران كبيرة.
مع أزمة العمل المستمرة ، لا يزال تطوير تجربة توجيه الموظفين الفعالة أمرًا بالغ الأهمية. من الأهمية بمكان أن يتم التخطيط لبرامج التوظيف الجديدة بعناية لتثقيف الموظف حول قيم المؤسسة وتاريخها وحول من هو في المنظمة.
إن برنامج التوجيه المدروس جيدًا ، سواء استمر لمدة يوم واحد أو ستة أشهر ، سيساعد ليس فقط في الاحتفاظ بالموظفين ولكن أيضًا في زيادة إنتاجية الموظفين. المنظمات التي لديها برامج توجيه جيدة تجعل الناس الجدد يسرعون بشكل أسرع ، ولديها مواءمة أفضل بين ما يفعله الموظفون وما تحتاجه المؤسسة للقيام به ، ومعدلات دوران أقل.
أغراض التوجيه
يجب على أصحاب العمل أن يدركوا أن التوجه ليس مجرد لفتة لطيفة تضعها المنظمة. وهي بمثابة عنصر مهم للترحيب بالموظفين الجدد وتكامل المؤسسة.
لتقليل تكاليف بدء التشغيل
يمكن أن يساعد التوجيه الصحيح الموظف في الحصول على السرعة بشكل أسرع بكثير ، وبالتالي تقليل التكاليف المرتبطة بتعلم الوظيفة.
لتقليل القلق
عند وضع أي موظف في وضع جديد وغريب ، سيشعر أي موظف بالقلق الذي قد يعوق قدرته على تعلم القيام بالمهمة. يساعد التوجيه الصحيح على تقليل القلق الناجم عن الدخول في موقف غير معروف ويساعد على توفير إرشادات للسلوك والسلوك ، لذلك لا يتعين على الموظف تجربة ضغوط التخمين.
للحد من دوران الموظفين
يزداد معدل دوران الموظفين حيث يشعر الموظفون أنهم لا يقدرون القيمة أو يتم تعيينهم في وظائف حيث لا يمكنهم القيام بعملهم. يوضح التوجيه أن المؤسسة تقدر الموظف ، وتساعد في توفير الأدوات اللازمة للنجاح في الوظيفة.
لتوفير الوقت للمشرف
ببساطة ، كلما كان التوجه الأولي أفضل ، كلما قل احتمال قضاء المشرفين وزملاء العمل وقتًا في تدريس الموظف. يمكنك تغطية جميع الأشياء المتعلقة بالشركة والأقسام وبيئة العمل والثقافة أثناء التوجيه بفعالية وكفاءة. سيحتاج المدير وزملاء العمل عندئذٍ فقط إلى تعزيز هذه المفاهيم.
لتطوير توقعات وظيفية واقعية والمواقف الإيجابية والرضا الوظيفي
من المهم أن يتعلم الموظفون بأسرع ما يمكن ما هو متوقع منهم ، وماذا يتوقعون من الآخرين ، بالإضافة إلى التعرف على قيم ومواقف المؤسسة.
في حين يمكن للناس أن يتعلموا من التجربة ، إلا أنهم سوف يرتكبون العديد من الأخطاء غير الضرورية والتي قد تكون ضارة. الأسباب الرئيسية لفشل برامج التوجيه: لم يتم التخطيط للبرنامج ؛ كان الموظف غير مدرك لمتطلبات الوظيفة ؛ الموظف لا يشعر بالترحيب.
توجيه الموظف مهم - يوفر التوجيه الكثير من الفوائد ، ويمكنك استخدام التعليقات من الموظفين المشاركين لتحسين توجهاتك.
يجب على جميع الموظفين الجدد إكمال برنامج توجيه الموظفين الجديد الذي تم تصميمه لمساعدتهم في التكيف مع وظائفهم وبيئة العمل وغرس موقف عمل إيجابي وتحفيز في البداية.
يمكن لبرنامج توجيه الموظفين الجديد المدروس أن يقلل من حجم المبيعات ويوفر للمنظمة آلاف الدولارات. أحد أسباب تغيير الأشخاص لوظائفهم هو أنهم لا يشعرون أبدًا بالترحيب أو جزء من المنظمة التي ينضمون إليها.
ماذا تحتاج لتضمينه في العملية؟
أهم مبدأ للتعبير عنه أثناء التوجيه هو التزامك بالتحسين المستمر والتعلم المستمر. وبهذه الطريقة ، يشعر الموظفون الجدد بالارتياح تجاه طرح الأسئلة للحصول على المعلومات التي يحتاجونها للتعلم وحل المشكلات واتخاذ القرارات.
تتطلب عملية التوجيه المدروسة جيدًا الطاقة والوقت والالتزام. ومع ذلك ، فإنه عادة ما يؤتي ثماره للموظف الفردي والقسم والمؤسسة. أحد الأمثلة على ذلك هو نجاح مقاطعة مكلنبورغ (نورث كارولينا) في تجديد برنامج توجيه الموظفين.
أراد صاحب العمل أن يرقى إلى عقيدة الموظفين كونه أكبر مورد للمنظمة. في عام 1996 ، كجزء من مبادرة أكبر لإعادة تصميم الخدمات لتلبية احتياجات العملاء ، اتخذ موظفو قسم الموارد البشرية في مقاطعة مكلنبورغ قرارًا ذكيًا. لقد نظروا إلى الموظفين الجدد كجزء من قاعدة عملائهم وسألوا عملائهم عما يريدون.
سُئل الموظفون عما يريدون وما يحتاجون إليه من التوجه. وسُئلوا أيضًا عما أعجبهم وما لم يعجبهم في التوجه. تم سؤال الموظفين الجدد عما يريدون معرفته عن المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، سُئل كبار المديرين في المنظمة عما يعتقدون أنه مهم للموظفين لتعلمه عند الانضمام إلى كشوف المرتبات في المقاطعة.
باستخدام التعليقات التي تم جمعها من الموظفين ، أدرك موظفو Mecklenburg للتدريب على الموارد البشرية لأول مرة أن تلبية احتياجات الموظفين يتطلب أكثر من نصف يوم تدريب. وبثقة في آراء الموظفين ، قام المدربون بصياغة توجه ليوم واحد أعطى الموظفين ما قالوا أنهم يريدون وما تعتقد الإدارة العليا أن الموظفين بحاجة إلى معرفته.
بشكل أساسي ، يتضمن المزيج التوجيهي الآن الموضوعات الأقل إثارة مثل W-2s والسياسات والإجراءات المختلفة ، ولكنه يشمل أيضًا التفاصيل التي تتيح للموظف معرفة شيء ما عن المنظمة.
هل تحتاج إلى المزيد حول كيفية التخطيط لتوجيه موظف مفيد وممتع؟
أسئلة التخطيط الرئيسية
يحتاج أخصائيو الموارد البشرية والمديرون المباشرون أولاً إلى التفكير في أسئلة تخطيط توجيه الموظفين الرئيسية الجديدة قبل تنفيذ البرنامج الحالي أو تجديده. هذه هي الأسئلة الرئيسية التي يجب طرحها.
- ما الأشياء التي يحتاج الموظفون الجدد إلى معرفتها حول بيئة العمل هذه التي تجعلهم أكثر راحة؟
- ما هو الانطباع والتأثير الذي تريده في اليوم الأول للموظف الجديد؟
- ما هي السياسات والإجراءات الأساسية التي يجب أن يكون الموظفون على دراية بها في اليوم الأول لتجنب الأخطاء في اليوم الثاني؟ ركز على القضايا الحيوية.
- ما هي الأشياء الخاصة (المكتب ، منطقة العمل ، المعدات ، التعليمات الخاصة) التي يمكنك تقديمها لجعل الموظفين الجدد يشعرون بالراحة والترحيب والأمان؟
- ما هي الخبرة الإيجابية التي يمكنك تقديمها للموظفة الجديدة التي يمكن أن تناقشها مع عائلتها في نهاية اليوم الأول من العمل؟ يجب أن تكون التجربة شيئًا يجعل الموظف الجديد يشعر بالتقدير من قبل المنظمة.
- كيف يمكنك مساعدة مشرف الموظف الجديد على أن يكون متاحًا للموظف الجديد في اليوم الأول لتقديم الاهتمام الشخصي ولتوصيل رسالة واضحة مفادها أن الموظف الجديد هو إضافة مهمة إلى فريق العمل؟
كيف تضع قدمك الأفضل للأمام لموظف جديد
نظرًا لأن الانطباعات الأولى حاسمة ، إليك بعض النصائح لتقديم أفضل ما لديك. احصل علي بعض المرح. ركز فقط على الموضوعات الهامة جدًا في الكتيب. ممارسة بعض الألعاب - يمكن أن يساعد ذلك الأشخاص في التعلم. تتضمن الألعاب:
تطابق الصورة: بعد الجولة. يتم تزويد كل موظف بصور للموظفين الآخرين وقائمة بالأسماء. الهدف هو مطابقة الاسم بالوجه.
البحث عن التوقيع: أثناء قيام الموظفين بجولة في المنشأة ، زودهم بقطعة من الورق تحتوي على أسماء العديد من الشركاء الذين سيجتمعون معهم. ثم يُطلب منهم الحصول على توقيعات من يلتقون بهم. الموظف الذي يحصل على أكبر عدد من التوقيعات من مجموعة متنوعة من زملاء العمل الجدد يحصل على جائزة.
الألعاب الأخرى التي تتعلق بما تعلمه الموظف أثناء التوجيه هي أيضًا ضمانات فعالة لنجاح التوجيه.
خطوات الترحيب بالموظفين الجدد
- ابدأ العملية قبل أن يبدأ الشخص الجديد العمل. أرسل جدول أعمال إلى المساعد الجديد برسالة العرض حتى يعرف الموظف ما يمكن توقعه. ابق على اتصال بعد قبوله للوظيفة للإجابة على الأسئلة. تأكد من أن منطقة عمل الشخص الجديد جاهزة لليوم الأول من العمل.
- تأكد من أن زملاء العمل الرئيسيين يعرفون أن الموظف بدأ ، وشجعهم على القدوم لقول "مرحبًا" قبل بدء التوجيه. تسمح رسالة ترحيب الموظف الجديد مع جدول الأعمال لزملاء العمل بالبقاء على اتصال مع الموظف الجديد وجدولها الزمني.
- عيِّن مرشدًا أو رفيقًا ، لإظهار الشخص الجديد حوله ، وتقديم المقدمات ، وبدء التدريب. دع المعلم يحصل على إشعار كافٍ حتى يتمكن من التحضير. يجب أن تستمر علاقة التوجيه لمدة 90 يومًا وقد تستمر لفترة أطول إذا قام الزوج بعمل اتصال رائع. تستمر العديد من العلاقات لسنوات وقد تتحول إلى رعاية.
- ابدأ بالأساسيات. يصبح الناس منتجين في وقت أقرب إذا كانوا راسخين في المعرفة الأساسية التي يحتاجونها لفهم وظيفتهم. ركز على سبب ومتى وأين وكيف الموقف قبل أن تتوقع منهم التعامل مع المهام أو المشاريع الكبيرة. لا تغمرهم بالكثير من المعلومات.
- قدم عينات حول كيفية إكمال النماذج ووصف وظيفة الشخص مع حزمة التوجيه.
- احصل علي بعض المرح. ركز فقط على الموضوعات الهامة جدًا في الكتيب. ممارسة بعض الألعاب - يمكن أن يساعد ذلك الأشخاص في التعلم.
- قم بتوفير قائمة الأسئلة الشائعة مع شخص الاتصال ورقم الهاتف أو الرقم الداخلي.
- خطط لأخذ الموظف الجديد لتناول طعام الغداء ، أو اطلب من الآخرين الانضمام إلى الموظف الجديد في غرفة الطعام أو في غرفة الاجتماعات مع أعضاء آخرين في القسم. اليوم الأول في العمل ليس يوم ترك الموظف الجديد وحده أثناء الغداء.
- هذا هو الوقت المناسب للمشرف لأخذ الموظف لتناول طعام الغداء ، بما في ذلك زملاء العمل الآخرين ، والتأكد من أن الموظف في حالة ارتياح. إنها أيضًا بيئة ممتازة حيث يمكن للموظفين التعرف على بعضهم البعض وزميل العمل الجديد.
- ضع عائلة الشخص الجديد في الاعتبار. الوظيفة الجديدة تعني تعديلًا لجميع أفراد الأسرة ، خاصةً إذا انتقلوا. افعل ما بوسعك لتسهيل عملية الانتقال ومساعدتهم على الشعور بالراحة في المجتمع.
- اطلب ملاحظاتك. اكتشف من الموظفين الجدد السابقين كيف رأوا عملية التوجيه ، ولا تخف من إجراء تغييرات بناءً على تلك التوصيات. يمكنك إرسال تقييم بعد أسبوعين إلى أربعة أسابيع من بدء الموظف ، واسأل: الآن بعد أن كنت في الشركة لفترة من الوقت ، هل يلبي توجيه الموظف الجديد احتياجاتك؟
بعد أن عمل الموظف من أجلك لفترة ، ويكتشف ما كان يجب أن يتعلمه ولكنه لم يتعلمه في الاتجاه. في مقاطعة مكلنبورغ ، بعد عملية إعادة التصميم ، قال أحد المدربين ، أليسون بيربيغليا ، "ندرك أنه يتعين علينا تحسين التوجيه باستمرار لتلبية الاحتياجات المتغيرة لعملائنا. ما يعمل الآن قد لا يخدم موظفينا بشكل جيد الشهر المقبل أو التالي عام."
إن برنامج التوجيه الفعال - أو الافتقار إلى أحد البرامج - سيحدث فرقًا كبيرًا في مدى سرعة إنتاج الموظف الجديد وله تأثيرات أخرى طويلة المدى على مؤسستك. نهاية اليوم الأول ، نهاية الأسبوع الأول ، نهاية كل يوم في عملك ، لا تقل أهمية عن البداية.
ساعد موظفيك على الشعور بأنك تريدهم أن يعودوا في اليوم التالي ، وفي اليوم التالي وفي اليوم التالي.
----------------------------------------------------------
الدكتورة جوديث براون هي مديرة برنامج إدارة السياسات والأداء في الاستخبارات البحرية.
