كيفية تحسين معدلات المشاركة في مقابلة الخروج
المحتوى
- ما يعتبر معدل مشاركة جيد لمقابلات الخروج
- قياس مشاركتك في مقابلة الخروج
- الموظفين لا يكملون مقابلة الخروج
- تجاهل تعليقات الخروج من المقابلة
- تداعيات من ملاحظات صادقة
- ملاحظات الموظف الغاضب
- تدقيق عملية مقابلة الخروج الخاصة بك
- أعد قياس عملية مقابلة الخروج الخاصة بك
- خاتمة
تعد مقابلات الخروج واحدة من أفضل الطرق للحصول على تعليقات حقيقية وصادقة من الموظفين. الجانب السلبي هو أن الأمر يستغرق بعض الوقت لبناء كمية كبيرة من البيانات من مقابلات الخروج. ومع ذلك ، يمكن أن تساعدك زيادة معدل مشاركتك في الحصول على كميات أكبر من المعلومات القابلة للتنفيذ بشكل أسرع من مقابلات الخروج الخاصة بك.
ما يعتبر معدل مشاركة جيد لمقابلات الخروج
تظهر الأبحاث أن متوسط معدل الاستجابة لمقابلات خروج الورق والقلم الرصاص هو ما يقرب من 30-35 في المائة. وهذا يعني أن شركة لديها 2000 موظف ومعدل دوران 15 في المائة تتوقع أن تتلقى حوالي 100 مقابلة إنهاء مكتملة سنويًا. على مستوى المشاركة هذا ، تتلقى المنظمة تعليقات خروج من 5 بالمائة فقط من إجمالي عدد الموظفين.
بقليل من الجهد الإضافي ، يجب أن تكون قادرًا على مضاعفة معدل الاستجابة. 65 في المئة أو أفضل هدف جيد للمشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تحقيق ذلك بمقابلات خروج الورق والقلم الرصاص ، ومقابلات الخروج عبر الإنترنت على الإنترنت ومقابلات الخروج عبر الهاتف.
قياس مشاركتك في مقابلة الخروج
لقياس معدل ردك ، قسّم عدد مقابلات الخروج المكتملة على عدد الموظفين الذين طلبت منهم مقابلة الخروج. من الناحية المثالية ، يجب أن يساوي الرقم الثاني العدد الإجمالي لإنهاء الخدمة ولكن لأسباب عملية ، ليس هذا هو الحال بشكل عام.
كمثال ، إذا كان لديك 125 مقابلة إنهاء مكتملة من 300 شخص طلبت إكمال مقابلة الخروج ، فإن معدل مشاركتك هو 125/300 وهو يساوي 0.416 أو 41.6 في المائة.
من المهم التأكد من أن لديك طريقة جيدة لتتبع هذا النوع من المشاركة. كحد أدنى ، تريد تتبع معدل المشاركة في بداية مشروع التحسين ثم بشكل دوري بعد ذلك.
السيناريو المثالي هو الاحتفاظ بمتوسط تشغيل يمكنك الرجوع إليه بانتظام. ينبهك هذا الرقم في الوقت الفعلي على الفور إلى انخفاض (أو زيادة) مشاركة الموظفين في مقابلات الخروج. يجب أن يقوم نظام إدارة مقابلة الخروج عبر الإنترنت بذلك نيابة عنك تلقائيًا.
قد ترغب الشركات الكبيرة في تتبع معدلات المشاركة بشكل منفصل للشركات التابعة أو الأقسام الكبيرة أو المناطق الجغرافية. يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أن تستفيد بشكل عام من معدل المشاركة الإجمالي للمؤسسة.
إذا قررت أن معدل مشاركتك في مقابلات الخروج يمكن أن يتحسن ، فإن الخطوة التالية هي تحليل عملية مقابلة الخروج الحالية. أهم مجالين للمراجعة هما:
- لماذا يختار الموظفون عدم إكمال مقابلة الخروج؟
- هل هناك مشاكل لوجستية تمنع الموارد البشرية من توصيل المعلومات للموظفين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة؟
الموظفين لا يكملون مقابلة الخروج
بعض الأسباب التي تجعل الموظفين يختارون عدم إكمال مقابلات الخروج هي:
- مقابلة الخروج طويلة جدا.
- أسئلة مقابلة الخروج محيرة أو عدوانية.
- لا يعتقد الموظف أن مقابلة الخروج ستتم قراءتها أو إحداث فرق.
- الموظف خائف من التداعيات.
- الموظف غاضب من الشركة.
- الموظف يماطل أو ينسى.
- العملية صعبة أو غير مريحة.
إذا كنت تستخدم استبيان مقابلة الخروج مع الأسئلة المصنفة ، 35-60 سؤال حول طول الاستطلاع الصحيح. يبدأ أكثر من 60 سؤالًا في الشعور بالطول وعدم الارتياح لدى الموظف. إذا تجاوزت 70 سؤالاً ، فيجب أن تكون مستعدًا لأعداد أكبر من مقابلات الخروج غير المكتملة.
راجع أسئلة مقابلة الخروج الخاصة بك من أجل البساطة. ضع نفسك مكان الموظف واسأل نفسك كيف ستشعر بالإجابة على الأسئلة. تجنب الكثير من أسئلة مقابلة الخروج التي تسأل عن المشاعر والعواطف.
العديد من الموظفين ليسوا متناغمين مع مشاعرهم (أو إذا كانوا كذلك قد لا يرغبون في مشاركتها معك). من الأسهل كثيرًا على الموظف تقييم فعالية العملية بدلاً من شعوره تجاه العملية.
تجاهل تعليقات الخروج من المقابلة
لن يكمل الموظفون مقابلات الخروج إذا كانوا يعتقدون أن التعليقات التي يقدمونها لن يتم قراءتها أو سيتم تجاهلها على الفور. من المهم إعلام الموظفين بأنك تقدر ملاحظاتهم. عندما تُجري تحسينات بناءً على اقتراحات من مقابلات الخروج ، لا تخف من إخبار الموظفين من أين جاءت الفكرة.
بمرور الوقت ، سيتعلم الموظفون أنك تستمع. بمجرد أن يصبح هذا جزءًا من ثقافة الشركة ، يمكنك التأكد من الكثير من الأفكار والاقتراحات والانتقادات المفتوحة والصادقة.
تداعيات من ملاحظات صادقة
كن واضحًا أيضًا مع الموظفين أن التعليقات الصادقة لن تؤدي إلى تداعيات. يجب عدم استخدام البيانات التي تم الإدلاء بها في مقابلة الخروج مطلقًا لمنع الأهلية المستقبلية لإعادة التوظيف.
هناك العديد من الخبراء المفترضين الذين يطلبون من الموظفين ألا يكونوا صادقين في نموذج مقابلة الخروج أو عدم إكمال واحد على الإطلاق. يدعون أن الشركات تستخدم هذه المعلومات ضد الموظفين. يعرف خبراء الموارد البشرية أن هذا هراء ، ومع ذلك ، لا يزال عليهم محاربة هذا التصور الذي لا أساس له.
ملاحظات الموظف الغاضب
قد يشعر الموظفون الغاضبون من الشركة أنهم لا يريدون المساعدة من خلال المشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تشجيع هؤلاء الموظفين على التنفيس عن غضبهم في مقابلة الخروج. يشعر العديد من هؤلاء الموظفين الغاضبين بسعادة غامرة بفرصة الاستماع إلى صوتهم - خاصة إذا كانوا يعلمون أن الإدارة العليا ستسمعها.
من المهم أيضًا إجراء عملية نظيفة ومبسطة. سواء كان مستندًا إلى الويب أو الورق والقلم الرصاص ، يجب وضع نموذج مقابلة الخروج بشكل جيد مع نموذج مسح بديهي وسهل الفهم.
المشاكل اللوجستية هي المجال الرئيسي الثاني للمراجعة في عملية مقابلة الخروج الخاصة بك. بشكل عام ، هناك روابط ضعيفة في أي عملية ولا تعد المقابلات التي تتم عند الخروج استثناءً. يجب أن يتضمن الفحص الخاص بك سلسلة كاملة من الأحداث التي تبدأ عندما يقوم الموظف بإشعار وينتهي عندما يقدم الموظف مقابلة الخروج.
تدقيق عملية مقابلة الخروج الخاصة بك
يمكنك البدء في تدقيق عملية مقابلة الخروج من خلال معرفة المعلومات التالية.
- كيف يقوم الموظفون بشكل عام بإخطار بعزمهم على الإنهاء؟
- من هو أول شخص يتم إخطاره وكم من الإشعار يُعطى عادة؟
- من يخبر قسم الموارد البشرية وكيف؟ متى يتم إشعار الموارد البشرية بعد إشعار الموظف؟ يتم إخطار من في الموارد البشرية أولاً؟
- من المسؤول عن بدء مقابلة الخروج؟ متى يتم إخطار هذا الشخص (الأشخاص) بإنهاء خدمة الموظف؟
- كيف يتم إخطار الموظف بمقابلة الخروج؟ بواسطة من؟ ما الطريقة؟ متي؟
- هل هناك ملكية واضحة في الموارد البشرية لعملية مقابلة الخروج؟ هل يفهم المشاركون في العملية أهمية وإلحاح مقابلات الخروج؟
- ماذا قال الموظف عن مقابلة الخروج؟ كيف يتم تشجيعهم على إكمال مقابلة الخروج؟ هل يتم إخبار الموظفين أكثر من مرة وبأكثر من طريقة؟
- هل من السهل إكمال مقابلة الخروج؟
- متى وأين سيكمل الموظف مقابلة الخروج؟ هل هناك سهولة الوصول إلى الموارد اللازمة؟
- هل الموظف لديه خصوصية لإكمال مقابلة الخروج إذا كان يكملها في العمل؟
- هل يدعم المشرفون والمديرون عملية مقابلة الخروج؟ هل يخشون تلقي ردود فعل سلبية من الموظفين؟ هل تعتمد على مشرفين خائفين لنقل المعلومات حول مقابلة الخروج للموظفين؟
- هل من السهل على الموظفين تقديم مقابلات خروجهم؟
راجع كل سؤال من أسئلة التدقيق المذكورة أعلاه وألق نظرة فاحصة على عملية مقابلة الخروج الخاصة بك. حدد ما يمكنك القيام به لتحسين كل من هذه المجالات. بعد الانتهاء من المراجعة ، يمكنك البدء في إجراء التحسينات على الفور.
أعد قياس عملية مقابلة الخروج الخاصة بك
ستوفر بعض التغييرات التي تجريها تحسنًا ملحوظًا في معدلات المشاركة بسرعة كبيرة. وسيتطلب البعض الآخر مزيدًا من الوقت للتغلغل بفعالية في ثقافة الشركة.
أعد قياس معدلات مشاركتك في ثلاثة أشهر وستة أشهر وتسعة أشهر واثني عشر شهرًا. بحلول الاثني عشر شهرًا ، يجب أن تتوقع تحسنًا كبيرًا في معدلات المشاركة في مقابلة الخروج. هذا يعني أنه سيكون لديك المزيد من البيانات التي يمكن استخدامها للحد من معدل دوران الموظفين وزيادة الاحتفاظ بهم.
خاتمة
يمكنك زيادة قيمة مقابلات الخروج الخاصة بك بشكل كبير من خلال زيادة عدد الموظفين الذين يتم إنهاء خدمتهم الذين يشاركون في عملية مقابلة الخروج. من خلال مراجعة وتحسين محتوى وهيكلية مقابلة الخروج ، إلى جانب العمليات الداخلية الخاصة بك ، يمكنك تحقيق زيادة كبيرة في معدلات مشاركتك.
أخيرًا ، ضع في اعتبارك إمكانية إجراء مقابلة شخصية فعلية مع أحد موظفي الموارد البشرية قد لا تعمل فقط على تحسين معدلات مشاركتك ولكن تقدم معلومات أفضل. لا يمكنك التقليل من قيمة أسئلة المتابعة.
--------------------------------------------
بيث كارفين هو الرئيس التنفيذي لشركة Nobscot Corporation ولديه خلفية في الأعمال وريادة الأعمال والموارد البشرية والتوظيف والمبيعات وتطوير الأعمال.
