استخدام المخططات الهيكلية كأداة إدارة

المحتوى

• المخططات الهيكلية "القياسية"
• مخططات منظمة مربكة
• المخططات التنظيمية كأداة للإدارة
• الطريقة التي يجب القيام بها
• الطريقة التي يجب أن يكون عليها المخطط الهيكلي

تُستخدم المخططات الهيكلية ، أو المخططات التنظيمية المختصرة ، لإظهار الأشخاص الهيكل المقصود للمؤسسة. من المفترض أن تعكس هذه المنظمة "الرسمية" هيكل السلطة في الشركة. في بعض الأحيان ، تعمل المخططات التنظيمية فقط على إرباك الأشخاص حول ماهية الهيكل حقًا. عادة ما لا يكون هذا مقصودًا ، بل يعكس إرباك الأشخاص المعنيين.

ومع ذلك ، من الممكن أيضًا استخدام مخطط هيكلي كأداة إدارية لتعزيز تحقيق أهداف مؤسستك. سنفحص الأمثلة النموذجية للمخططات التنظيمية "القياسية". سننظر في المخططات التنظيمية المُربكة. أخيرًا ، سنناقش استخدام المخطط الهيكلي كأداة للإدارة.

المخططات الهيكلية "القياسية"

عادةً ما تُستخدم المخططات التنظيمية القياسية لإظهار الأشخاص الهيكل المقصود للمؤسسة. من المفترض أن تعكس هذه المنظمة "الرسمية" هيكل السلطة في الشركة. في كثير من الأحيان ، فإنه يعكس فقط هيكل المسؤولية. غالبًا ما تتبع القوة الحقيقية في المؤسسة خطوط الاتصالات بدلاً من الخطوط في المخطط الهيكلي.

عادة ما تكون المخططات هرمية الشكل. يظهرون الشخص المسؤول في الأعلى. فيما يلي مرؤوسون مجمّعون ، عادة في صناديق أصغر تدريجيًا. عادة ، يُنظر إلى الأفراد الذين يظهرون على نفس المستوى الأفقي في المخطط الهيكلي على أنهم "أقران" داخل المنظمة.

يُعد هذا المخطط الهيكلي لقسم الحوسبة (DOC) في الكلية الإمبراطورية نموذجًا نموذجيًا للمخطط الهرمي. لرئيس القسم خمسة مديرين يتبعونه مباشرة ، بالإضافة إلى نائب رئيس ولجنة بحث. لكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة تقارير مباشرة تظهر في شكل بيضاوي أخضر أسفل لجانهم.

مخططات منظمة مربكة

في بعض الأحيان ، يمكن أن تخلط المخططات الهيكلية بين الناس حول ما هو الهيكل حقًا. هذا عادة لا يكون مقصودًا ، بل يعكس إرباك الأشخاص المعنيين. إذا كنت غير متأكد من العلاقات الوظيفية للمجموعة ، أو إذا تغيرت بشكل متكرر ، فمن المستحيل عمليا رسمها بدقة.

ربما يكون المكان الأكثر شيوعًا للعثور على المخططات التنظيمية المحيرة هو الحكومة الفيدرالية الأمريكية. لا ينقل المخطط الهيكلي لقسم علوم الكمبيوتر والرياضيات في مختبر أوك ريدج الوطني فهمًا سريعًا لهيكل المنظمة. يبدو أن تشير إلى أن إحدى عشرة وظيفة مسؤولة مباشرة أمام المدير.

في حين أن مدى التحكم (عدد التقارير المباشرة التي يمكن للمدير الإشراف عليها بشكل فعال) يختلف اختلافًا كبيرًا ، فإننا نجد صعوبة في تصديق أن هذه منظمة تعمل بشكل مثالي. من المحتمل أن يكون بعض قادة الوظائف "أكثر مساواة". إذا أردنا أن نرسم تدفق الاتصالات داخل هذه المنظمة ، ومقدار الوقت الذي يقضيه كل مرؤوس مع المدير ، فربما تحتاج بعض التقارير المباشرة إلى إعادة تصنيفها كمرؤوسين لوظائف أخرى.

المخططات التنظيمية كأداة للإدارة

عادةً ما تكون المخططات التنظيمية عبارة عن جهاز تفاعلي وليس جهاز استباقي. لقد أنشأنا منظمة أو سمحنا لها بالتطور ، ونمت. لم يعد من الواضح للأشخاص داخل المنظمة ، أو للأشخاص الذين يتفاعلون معهم ، من المسؤول عن ماذا. لذلك نرسم مجموعة من الصناديق والخطوط لنري كل من يفعل ماذا. ثم نضيف خطوطًا متقطعة وأجهزة اصطناعية مماثلة لإظهار أن ما رسمناه أولاً ليس دائمًا هو الحال.

ومع ذلك ، فإن الخيار الأفضل هو صياغة مخطط هيكلي يعكس المكان الذي تريد أن تذهب إليه المؤسسة ، بدلاً من مجرد عكس ما هو عليه الآن. إذا كنت تريد تنظيمًا مسطحًا وأفقيًا ، فقم برسم التخطيط الهيكلي بهذه الطريقة. بيّن أن ستة أو ثمانية (أو حتى أحد عشر كما رأينا أعلاه) يقدمون تقاريرهم إلى نائب الرئيس. تبين أن جميع المبرمجين العشرة يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى مدير المشروع.

إذا كانت مؤسستك تعتمد على دوائر الجودة أو فرق الإنتاج لإنجاز مهمتها ، يجب عليك إظهار ذلك في مخططك التنظيمي. لا تشعر بالاضطرار للالتزام بالمجموعات الأفقية والخطوط العمودية. إذا كان موظفوك سيفهمون أدوارهم بشكل أوضح من خلال القيام بذلك ، يمكنك استخدام الدوائر أو المثلثات المقلوبة أو أي شيء آخر تحتاجه.

هناك العديد من منتجات البرامج في السوق لمساعدتك على إظهار كيف تريد أن تعمل مؤسستك. OrgPlus هو مثال على أنواع الأدوات التي يمكن استخدامها لتوضيح العديد من جوانب العمل ، بما في ذلك الرسوم البيانية للمؤسسة.

الطريقة التي يجب القيام بها

المثال أدناه هو تمثيل للمخطط الهيكلي ، الذي أبهرني كثيرًا. تم إطلاقه لدخول عصر جديد لشركة تتطلب عملًا مبتكرًا وجديدًا من جميع موظفيها.

يظهر بوضوح الهيكل الأفقي المسطح الذي يهدف إلى تعزيز التواصل والابتكار. إنه يظهر بوضوح الفريق الذي شكله الضابطان الأعلى ، مما يدل على ما يتوقع من الموظفين القيام به. ومع ذلك فهي تحتفظ بخطوط المسؤولية النهائية التي لا لبس فيها. من الواضح أن الرئيس يقود الشركة ، لكن الجميع يعرف أن عليهم القيام بدورهم لتحقيق النجاح.

الطريقة التي يجب أن يكون عليها المخطط الهيكلي

لا يزال من السابق لأوانه معرفة ما إذا كان هذا المخطط الهيكلي سيكون له التأثير المطلوب. وقد تم وضعه في غضون أسبوعين فقط. ومع ذلك ، فقد استخدمها ضباط الشركة بشكل واضح كأداة إدارة فعالة للمساعدة في دفع مؤسستهم نحو أهدافها الجديدة.