استخدام معالم في إدارة المشاريع
المحتوى
- متى تستخدم معالم المشروع
- مدى تكرار وضع معالم في خطتك
- كيف يتم تمثيل المعالم في مخطط جانت الخاص بك
- كيفية تسمية معالم
- كيفية الحصول على معالم التوقيع
- استخدام معالم للتواصل
من الخصائص المميزة للمشروع أنه يستمر لفترة زمنية محددة. يمكن أن يكون ذلك أي شيء من بضعة أسابيع إلى عدة سنوات ، وفي بعض الحالات ، لمشاريع البناء واسعة النطاق أو الأشغال العامة ، عقود.
لتتبع التقدم المحرز على طول الطريق والتأكد من تحقيق المنجزات الرئيسية وفقًا للجدول الزمني ، يستخدم مديرو المشروع معالم.
معلم المشروع هو مهمة مدتها صفر مما يدل على الإنجاز في المشروع. يتم استخدامها كوسيلة لإظهار الحركة والتقدم إلى الأمام وإظهار ما يجري للناس ، حتى لو لم يكن لديهم معرفة تفصيلية بالمهام التي ينطوي عليها الوصول إلى هناك. في هذا الصدد ، فهي مفيدة للغاية للتواصل مع أصحاب المصلحة وتحديد التوقعات.
متى تستخدم معالم المشروع
يتم استخدام المراحل الرئيسية في إدارة المشروع لتحديد:
- بداية مراحل العمل الهامة
- نهاية مراحل العمل المهمة
- المواعيد النهائية
- عندما يتم اتخاذ قرار مهم
- نقاط ثابتة أخرى في الوقت المناسب تحتاج إلى استدعاء على وجه التحديد
مدى تكرار وضع معالم في خطتك
قد توصي الدورة التدريبية بوضع معالم في خطتك مرة واحدة تقريبًا في الشهر. هذا جيد وقاعدة جيدة ، ولكن عليك استخدام حكمك المهني. قد يكون لبعض الشهور الكثير من النشاط مع تحديد الاجتماعات الهامة على أنها معالم ، واتخاذ القرارات وإغلاق مرحلة وبدء مرحلة أخرى.
في الأشهر الأخرى ، قد تركز على التنفيذ ، مع القليل جدًا ، إن وجد ، الذي يمكنك تعليقه.
لأغراض إعداد التقارير ، من المفيد إنشاء سبب للحصول على حدث رئيسي مرة واحدة على الأقل في كل دورة إعداد تقارير.
كيف يتم تمثيل المعالم في مخطط جانت الخاص بك
تعد المعالم أحد مكونات مخطط جانت وتظهر على المخطط كألماس. لا يتم عرضها كمهمة عادية لأن مدتها صفر: وبعبارة أخرى ، لا تستغرق أي وقت. لأغراض التخطيط على مخطط جانت ، تحدث فقط.
إذا لم تكن تستخدم مخططات جانت ، فلا يزال بإمكانك استخدام المعالم. فيما يلي 5 بدائل لمخططات جانت: لا يزال بإمكانك دمج المعالم في خطتك باستخدام هذه.
إذا كنت ترغب في البقاء منظمًا بشكل شخصي ولم يتم دمج برنامج إدارة المشروع بالكامل في التقويم الخاص بك ، يمكنك نسخ التواريخ الرئيسية ولصقها في مذكراتك. اعتمادًا على الطريقة التي تحب العمل بها ، يمكن أن يذكرك هذا بما يجب أن يحدث.
كيفية تسمية معالم
يجب أن تحتوي المعالم الرئيسية على وصف واضح في الجدول الزمني لمشروعك ، ولكن ليس وصفًا يشير إلى أنها مهمة. لذلك لا ينبغي أن يطلق عليهم "الحصول على موافقة للانتقال إلى المرحلة 2" ولكن "المرحلة الثانية تبدأ". إذا كنت تريد أن تعكس جهد الحصول على اتفاق للانتقال إلى المرحلة 2 ، فأضف مهمة قبل الحدث الرئيسي لتغطيته.
يجب أن تصف المعالم النقطة الزمنية التي تمثلها على النحو التالي:
- اكتملت مرحلة الاختبار
- تمت الموافقة على PID
- تم توقيع العقد
يختار العديد من مديري المشاريع ترقيم معالمهم لسهولة الرجوع إليها أيضًا. إذا كنت تستخدم هيكلًا تفصيليًا للعمل ، فيمكنك استخدام الترقيم من ذلك. وإلا ، فلا بأس من استخدام M1 و M2 وما إلى ذلك لتوضيح ما تشير إليه. تصبح بنية التسمية الواضحة أكثر أهمية مع زيادة عدد المعالم ، لذا فكر في كيفية القيام بذلك إذا استمر مشروعك على مدار عدة أشهر.
كيفية الحصول على معالم التوقيع
تشكل المعالم جزءًا من الجدول الزمني لمشروعك ، لذلك عندما يكون جدولك الزمني محددًا ، يجب أن تفكر في توقيع معالمك.
إذا كنت بحاجة إلى تغيير مواعيد معالمك ، فيجب عليك استخدام إجراء التحكم في التغيير القياسي لإجراء تعديلات على خطتك. قد يكون ذلك سهلاً مثل الدردشة مع راعي المشروع وإخبارهم لماذا يجب تغيير التواريخ ، أو رسميًا مثل وضع جدول جديد موصى به وأخذه إلى لجنة التخطيط للتصديق عليه.
من الأفضل معرفة ما ستكون عليه عملية تسجيل الخروج ، إن وجدت ، قبل الحاجة إلى استخدامها ، حتى لا تضيع أي وقت عندما تضطر إلى إجراء تغيير.
استخدام معالم للتواصل
تعتبر المعالم الهامة للتواصل والإبلاغ لأنها تمثل الحد الأدنى من نقاط التحكم في الخطة. بمعنى آخر ، إذا كنت قد نفذت جميع المهام الأخرى ، فلا يزال بإمكانك رؤية ما يحدث واستمرار المشروع في التقدم باستخدام المعالم فقط.
يجب أن تكون قادرًا على سحب المعالم ووضعها على لوحة القيادة أو تقرير المشروع. يجب عليهم أن يروا قصة المشروع بتفاصيل كافية لإرضاء الأشخاص الذين تبلغ عنهم ، وعادة ما يكون راعي المشروع أو مجموعة تنفيذية أخرى مثل المجموعة التوجيهية (أو مجلس المشروع). كل شهر ، أو حسب معدل الإبلاغ الذي تستخدمه ، يمكنك إظهار المعالم التي تم تحقيقها.
يعد إعداد التقارير مقابل المعالم الرئيسية أمرًا صريحًا للغاية وغالبًا ما يتم إجراؤه كجدول. قمت بإدراج وصف الإنجاز ، والتاريخ الذي حان موعده ، ثم التاريخ المتوقع الجديد. عندما يتم تحقيق المعلم ويمكن وضع علامة اكتمال عليه ، فإنك تضيف هذا التاريخ أيضًا. نأمل أن يكون نفس التاريخ المتوقع ، لكن المشاريع لا تعمل دائمًا على هذا النحو.
جدول مثل هذا يوضح ما تم إنجازه وما هو رائع. ستتمكن من تخطيط إجابة السؤال "لماذا لم نحقق هذا الإنجاز؟" قبل أن تذهب وتلتقي بكفيلك أو ترسل التقرير.
عندما تكون خطة مشروعك طويلة جدًا ، ولديك الكثير من المعالم ، ستجد أنه من الأسهل ترك المعالم المكتملة في كل دورة إعداد تقارير. أبلغ فقط عن المعالم المقبلة أو المكتملة في ذلك الشهر: في الشهر القادم ، اخلع أي شيء تم استكماله الشهر الماضي ، لذلك لا تضيف باستمرار إلى طول التقرير بإخبار الأشخاص عن العمل الذي يعرفون أنه انتهى بالفعل.
تعتبر المراحل المهمة أداة مفيدة جدًا لإدارة المشاريع للتخطيط والجدولة وإعداد التقارير ، كما أنها سهلة الاستخدام. ضع بعضًا منها في خطة مشروعك التالية ، وتتبعها وستجد نفسك تعرف ما هو التردد الأفضل بالنسبة لك.
كما هو الحال مع كل شيء في إدارة المشروع ، استخدمها بمرونة لتقديم النتيجة التي تريدها ، باستخدام هذه النصائح والإرشادات لإبلاغ قراراتك الخاصة.
