إرشادات كتابة الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني
المحتوى
- إرشادات كتابة الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني
- معلومات للتواصل
- تحية
- جثة إلكتروني
- إغلاق
- التوقيع
- كيفية معالجة خطاب
- تنسيق المراسلات الخاصة بك
- إرشادات كتابة الرسائل
- أمثلة وقوالب
- التدقيق والتدقيق الإملائي
ما هي أفضل طريقة لكتابة خطاب احترافي - برسالة ورقية أو بريد إلكتروني؟ أحدهما ليس أفضل من الآخر حقًا. في بعض الحالات ، يكون من المنطقي التواصل عبر البريد الإلكتروني وأحيانًا قد تحتاج إلى إرسال خطاب تقليدي مطبوع ومطبوع وموقّع. أيًا كان اختيارك ، من المهم اتباع أفضل إرشادات كتابة وتنسيق الرسائل المهنية.
البريد الإلكتروني أسرع وأسهل ، ولكن لا يتم فتح بعض رسائل البريد الإلكتروني أبدًا ، واعتمادًا على من تكتب إليه ولماذا تكتب ، قد يُطلب منك إرسال بريد إلكتروني مكتوب وموقع أو حتى تحميله عبر الإنترنت.
يعتمد نوع الرسالة التي تختارها على من تتواصل معه والغرض من مراسلاتك.
إرشادات كتابة الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني
تتضمن جميع الرسائل المكتوبة بشكل جيد عدة أقسام. تعتمد المعلومات التي تقوم بتضمينها في كل قسم والتنسيق العام على ما إذا كنت ترسل رسالة مكتوبة أو رسالة بريد إلكتروني.
من الضروري أن تعرف الأجزاء المختلفة للحرف وما الذي يجب إدراجه في كل حرف. تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية معالجة وتوقيع كل من الاتصالات المكتوبة والبريد الإلكتروني. الأجزاء المختلفة من الرسالة هي كما يلي:
- معلومات للتواصل
- التحية (التحية)
- جثة إلكتروني
- إغلاق
- التوقيع
معلومات للتواصل
ستختلف طريقة تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك بناءً على كيفية إرسال رسالتك. في رسالة البريد الإلكتروني ، ستكون معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة ، بينما في رسالة مكتوبة ، تكون معلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى الصفحة. إليك ما يجب تضمينه في قسم معلومات الاتصال ، بالإضافة إلى عينات لكل من الرسائل المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني.
تحية
التحية هي قسم التحية في رسالتك بشيء مثل "عزيزي السيد بيترسون" أو "لمن يهمه الأمر". فيما يلي قائمة بأمثلة تحية الحروف التي تعمل بشكل جيد للمراسلات المهنية.
جثة إلكتروني
سيتضمن نص رسالتك عدة فقرات. يجب أن تتضمن الفقرة الأولى مقدمة وشرحًا موجزًا لسبب كتابتك. يجب أن توضح الفقرة الثانية (وأي فقرات تالية) أسباب كتابتك. يجب أن تطلب الفقرة الأخيرة إجراءً من القارئ ، إذا كنت تطلب شيئًا ، أو تذكر كيفية متابعتك. تأكد من توضيح الغرض من رسالتك. سيحتاج القارئ إلى معرفة ما تطلبه وكيف يمكنه مساعدتك. أو ، إذا كنت تقدم خدمات أو مساعدة ، فتأكد من وضوح ما يمكنك تقديمه.
إغلاق
يتم إغلاق الرسالة بمصطلح مثل "أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" متبوعًا بفاصلة ، ثم توقيعك إذا كنت ترسل رسالة مكتوبة. إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فما عليك سوى كتابة اسمك بعد الإغلاق.
التوقيع
إن اللمسة الأخيرة لرسالتك هي توقيعك ، والذي سيحتوي ، في رسالة بريد إلكتروني ، على معلومات الاتصال الخاصة بك.
كيفية معالجة خطاب
من المهم مخاطبة الشخص الذي تكتبه بشكل رسمي إلا إذا كنت تعرفه جيدًا.
تنسيق المراسلات الخاصة بك
الآن بعد أن حصلت على جميع المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها في رسالتك ، راجع التنسيق القياسي لاستخدامه في الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني.
إرشادات كتابة الرسائل
الخطوة التالية هي صقل رسالتك. يجب أن يكون هناك مساحة كبيرة بين الفقرات وأعلى وأسفل الصفحة. أنت بحاجة أيضًا إلى تحديد نمط وحجم الخط المقروء والاحترافي. يعتمد ما تقوله على سبب كتابتك ، لذا تأكد من تخصيص رسالتك لتناسب وضعك الشخصي والمهني.
أمثلة وقوالب
يعد استخدام القالب طريقة رائعة لبدء رسالتك الخاصة أو رسالة البريد الإلكتروني لأنك تبدأ بالتنسيق الأساسي في المكان. ما عليك سوى ملء معلوماتك في القسم المناسب من الرسالة.
من المفيد أيضًا النظر إلى الأمثلة ، لأنك ستحصل على أفكار لما تقوله في مراسلاتك الخاصة.
التدقيق والتدقيق الإملائي
أخيرًا ، قبل طباعة رسالتك أو تحميلها أو إرسال رسالة البريد الإلكتروني ، والتدقيق الإملائي ، والتدقيق النحوي ، وتصحيحها.
نصيحة للتأكد من عدم وجود أي أخطاء هي قراءتها بصوت عالٍ. قد تلاحظ الأخطاء التي فاتتك عن طريق القراءة فقط.
