إتقان قائمة المهام الخاصة بك
المحتوى
واجه الأمر ، أمامنا الكثير للقيام به. في أي يوم ، تتضمن قوائم المهام لدينا:
- مسؤوليات العمل
- مسؤوليات المنزل
- جداول وأنشطة المدرسة
- أخطاء
- اتصالات هاتفية
كيف يمكنك تتبع كل ذلك؟ إذا كنت مثل معظم الناس ، ليس بكفاءة أو كفاءة قدر المستطاع.
- هل مكتبك مليء بالملاحظات الصفراء على كل سطح؟
- هل لديك قوائم مهام منفصلة؟ واحد للمنزل والآخر للمكتب؟ أو ربما لديك قوائم متعددة لكل منها؟
- هل تمسك المغلفات أو حتى المناديل لتدوين الأشياء التي تظهر في رأسك أثناء القيادة؟
- كم عدد دفاتر الملاحظات المختلفة الموجودة على مكتبك الآن والتي تتضمن عناصر العمل أو المهام؟ كن صادقا.
- هل تملأ محفظتك قصاصات من الورق الذي يحتوي على مهام مدوّنة أو رسائل هاتفية؟
- ماذا عن عداد المطبخ الخاص بك؟ هل هي مليئة بالملاحظات وقوائم البقالة والمهام الشخصية؟
لإدارة قوائم المهام الخاصة بك بأكثر الطرق فعالية ، قم بدمجها في قائمة رئيسية واحدة.
خبير إدارة الوقت كينيث زيجلر هو مؤيد كبير لاستخدام قائمة رئيسية. في كتابه التنظيم من أجل النجاحيقول: "الغرض من القائمة الرئيسية هو إخراج كل شيء من رأسك. القائمة الرئيسية هي مجلة من الأفكار والأنشطة عند حدوثها. يمكن للعقل أن ينظم ما تحتاج إلى تحقيقه بشكل أكثر فعالية عندما يتمكن من رؤية كل ما تحتاج إلى إكماله ".
كيف تبدأ
- ابحث عن الأداة المناسبة - تحتاج إلى العثور على أداة مناسبة لك لالتقاط قائمتك الرئيسية المدمجة. قد يجد البعض أن المفكرة البسيطة تقوم بالخدعة. قد يرغب البعض الآخر في استخدام دفتر ملاحظات حلزوني مصمم خصيصًا لتتبع المهام. ضع في اعتبارك استخدام نظام ملاحظات إلكتروني مثل Evernote.
- تأكد من أن الأداة محمولة - بالنسبة إلى المهام ، تظهر لك مكانًا لتسجيلها ، لذا تأكد من أن الأداة التي تختارها محمولة. إذا كنت تستخدم نظام ملاحظات إلكترونيًا ، فاحمل معك دفتر ملاحظات صغيرًا في جميع الأوقات لتسجيل الأفكار والأفكار والمهام والالتزامات. يمكنك نقلها إلى منظم مذكراتك الإلكترونية في نهاية اليوم.
- دمج جميع قوائمك - بمجرد اختيار الأداة المناسبة ، اجمع كل قوائم المهام المختلفة. انقل جميع المهام والعناصر إلى قائمتك الرئيسية الجديدة. لا تقلق بشأن وضعها في أي ترتيب معين. أنت ببساطة تلتقط في مكان واحد كل شيء تريد القيام به. لا تتفاجأ إذا كانت قائمتك الرئيسية طويلة جدًا.
- إضافة إلى قائمتك الرئيسية - عندما تذهب طوال اليوم وتفكر في الأشياء التي عليك القيام بها ، أضفها إلى قائمتك الرئيسية. عندما يتم تكليفك بالمهام ، قم بإضافتها إلى قائمتك. كما يخبرك أطفالك بالأشياء التي يحتاجونها للمدرسة ، أضفهم إلى قائمتك. عندما تفكر في المهمات التي تحتاج إلى تشغيلها ، أضفها إلى قائمتك.
قائمة الإجراءات اليومية
راجع القائمة الرئيسية إما في الليلة السابقة أو أول شيء كل صباح. حدد المهام والوظائف والالتزامات التي يجب القيام بها في ذلك اليوم وانقلها إلى قائمة الإجراءات اليومية. تذكر أن تكون معقولًا حول ما يمكنك تحقيقه في ذلك اليوم. تصبح قائمة الإجراءات اليومية خطة العمل الخاصة بك لهذا اليوم.
الصيانة المستمرة
تعمل قائمة المهام الخاصة بك بشكل منتظم على النحو التالي:
- لديك قائمة رئيسية واحدة لجميع المهام.
- أثناء مرور يومك والتفكير في مهام إضافية أو تكليفك بها ، قم بإضافتها إلى قائمة المهام الرئيسية الخاصة بك.
- في كل يوم ، ستراجع قائمة المهام الرئيسية وتحول أولويات اليوم إلى قائمة إجراءات يومية.
بشكل دوري ، قم بتقييم قائمتك الرئيسية. قد تجد ، بسبب التداخلات والملاحظات الإضافية التي تمت إضافتها إلى الهامش ، أنه من المنطقي نسخ العناصر المتبقية المتبقية إلى قائمة رئيسية جديدة. لا تتخلص من القائمة القديمة. احتفظ بها للمراجعة التاريخية والمرجعية المستقبلية.
باتباع هذه العملية ، ستجد أنك أكثر كفاءة ، وأكثر على رأس المهام ، وأنك تنجز المزيد.
