12 قضايا يجب على الموارد البشرية مراعاتها عند التعامل مع الإجازة العائلية
المحتوى
- تعرف على قواعد إجازة الأسرة
- اكتب سياسة رسمية حول إجازة الأسرة
- تنسيق العمل لإجازة الأسرة
- تذكر خصوصية الموظف حول إجازة الأسرة
- اجعل الفوائد سهلة المنال
- توفير المرونة
- إنشاء خطة طوارئ
- ضع في اعتبارك تغييرات مزايا الموظفين
- تكون حساسة
- احتفل
- فكر في أماكن ما بعد الولادة
- ضع في اعتبارك المزايا الإضافية للموظفين
مدفوع أم لا ، 80٪ من الآباء يأخذون إجازة عائلية بعد ولادة طفل. لذا ، في حين أن الموظفين الذين سيصبحون قريبًا من الوالدين مشغولون برسم دور الحضانة وقراءة "ماذا تتوقع عند توقعك" ، يمكنك البدء في التخطيط لإجازة عائلية.
عندما يتعلق الأمر بالإجازة العائلية ، يجب أن تغطي الموارد البشرية الكثير من القواعد. يُطلب منك قانونًا القيام ببعض الأشياء بينما يجب عليك القيام بأشياء أخرى من أجل الحفاظ على تدفق العمل ورعاية الموظفين الذين هم آباء جدد. يجب أن تفكر عائلتك في قائمة المراجعة الخاصة بهذه العناصر الاثني عشر.
تعرف على قواعد إجازة الأسرة
الولايات المتحدة هي إحدى البلدان الوحيدة في العالم التي لا تتطلب إجازة أمومة أو إجازة أبوة مدفوعة الأجر ، ولكن قانون الإجازة الطبية العائلية (FMLA) يتطلب منك تقديم إجازة غير مدفوعة الأجر لمدة 12 أسبوعًا للموظفين المؤهلين.
افهم هذا القانون وما يحق للموظفين الحصول عليه. على سبيل المثال ، لا يُطلب من الموظفين قضاء 12 أسبوعًا كاملاً في قطعة واحدة — يمكنهم قضاء الوقت بشكل متقطع.
تتأهل الأمهات الشقيقات والوالدين وتبني الآباء (بافتراض أنهم يستوفون المعايير). تعرف على هذا القانون ، بالإضافة إلى أي قوانين أخرى في ولايتك. يتم اعتماد المزيد من قوانين التوظيف بانتظام ، لذلك فهي تدفع للبقاء على علم بالقوانين في منطقتك.
اكتب سياسة رسمية حول إجازة الأسرة
توثيق سياسة الشركة بشأن الإجازة العائلية. نعم ، التزم بالقوانين ، ولكن يمكن لشركتك تحديد تفاصيل أخرى. فكر في هذه الخيارات عندما تفكر في إجازة عائلية.
- هل ستقدم إجازة مدفوعة الأجر لإجازة عائلية؟ ليس مطلوبًا بموجب القانون الفيدرالي ، ولكن هناك العديد من الفوائد للقيام بذلك. زادت Google من استبقاء الأمهات الجدد بنسبة 50٪ من خلال توفير القليل من الوقت الإضافي المدفوع. إذا كنت تقدم إجازة مدفوعة الأجر ، حدد على وجه التحديد مقدار الوقت المعروض وأي الموظفين مؤهلين. على سبيل المثال ، يتلقى الموظفون بدوام كامل مبلغ × ، لكن الموظفين بدوام جزئي غير مؤهلين.
- هل سيتم تشغيل الإجازة المدفوعة للإجازة العائلية بالتزامن مع وقت FMLA؟ إذا حصل الموظفون على إجازة مدفوعة لمدة أسبوعين ، فقرر ما إذا كان سيتم تشغيل هذا الوقت بشكل منفصل أو بالتزامن مع وقت FMLA. إذا تم تشغيله بشكل منفصل ، فمن المحتمل أن يأخذ الموظفون إجازة 14 أسبوعًا. إذا تم تشغيله في نفس الوقت ، فيجب عليك ببساطة الدفع للموظف خلال أسبوعين من الأسابيع الـ 12 التي يحق لهم الحصول عليها من خلال FMLA.
- هل سيكون لديك خطة شاملة لإجازة الأسرة؟ إذا عرضت فترة إجازة مدفوعة للموظفين ، فقرر ما إذا كان كل والد سيحصل على نفس الإجازة بالضبط أو إذا كانت المواقف المختلفة ستتلقى معاملة مختلفة. على سبيل المثال ، هل يجب أن تحصل الأمهات على إجازة مدفوعة الأجر لمدة أسبوعين ، ولكن الآباء المتبنين أو شركاء عدم الولادة يتلقون أسبوعًا مدفوعًا؟ الأمر متروك للشركة ، ولكن اكتب سياسة الإجازة العائلية بحيث يتم التعامل مع المواقف المماثلة باستمرار.
تنسيق العمل لإجازة الأسرة
تأكد من عمل المديرين مع الموظفين قبل إجازة الأسرة بوقت طويل لتنسيق العمل أثناء رحيل الموظف. احصل على جميع التفاصيل المغطاة ، امسح إلى إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى زميل في العمل (إذا لزم الأمر).
سيؤدي ذلك إلى تقليل الضغط على زملاء العمل والقضاء على الاختناقات المحتملة. يمكن للمديرين العمل مع فريقهم للقيام بمسؤوليات مشتركة ، وهو أمر مفيد ليس فقط لوقت الإجازة العائلية ولكن أيضًا عند فقدان موظف لأسباب أخرى.
تذكر خصوصية الموظف حول إجازة الأسرة
لا يريد الجميع أن تعرف الشركة بأكملها أنهم يتوقعون أو أنجبوا طفلاً. وفي الواقع ، لا يُطلب من الموارد البشرية أن تخبر المديرين على وجه التحديد عن سبب خروج الموظف على FMLA (على الرغم من أنهم سيعرفون على الأرجح سبب اختفاء الموظف الحامل الواضح فجأة لبضعة أسابيع).
ضع في اعتبارك كيف ناقش الموظف صراحة الحمل مع زملاء العمل والتصرف باحترام. إذا كان الموظف يريد أن يوزع صور المولود الجديد على موقع الشركة الاجتماعي ، أو على الفيسبوك أو عبر البريد الإلكتروني ، فهذا رائع. لكن أنت لا يجب أن تفعل ذلك.
اجعل الفوائد سهلة المنال
الفوائد مهمة أثناء الحمل والولادة ، ونقصها أو الارتباك عنها يولد الضغط للموظفين. يرغب جميع الموظفين تقريبًا في الحصول على مزايا الاتصالات المخصصة لأحداث الحياة. في حين أنه من المستحيل التكهن بالاحتياجات الصحية ، فمن المؤكد أنه من الأسهل توقع متى يتوقع شخص ما وجود طفل.
إنه خط رفيع للمشي ، ولكن قدم أكبر قدر ممكن من المساعدة دون المساس بخصوصية الموظف. على سبيل المثال ، من غير المناسب إخبار الموظفة الحامل أن مقدم الرعاية الصحية لديه خط ساخن لدعم التمريض ما لم يطلب ذلك تحديدًا.
ليس لديك أي فكرة عن الخيارات التي سيختارونها لطفلهم ، ولكن لا يزال بإمكانك المساعدة بتذكيرهم بأن برنامج مساعدة الموظفين (EAP) لديه موارد دعم جيدة.
امتلاك نظام آمن عبر الإنترنت حيث يمكن للموظفين الوصول إلى تفاصيل حول المزايا أو منح الموظفين نسخًا من الأوراق المطبقة. كلما كان ذلك ممكنًا ، قم بتوجيه الموظفين إلى أماكن يمكنهم فيها البحث والعثور على إجابات. وينتج عن ذلك عمل أقل بالنسبة لك ويتيح لهم التنقل واستكشاف الفوائد بمفردهم ، كل ذلك مع احترام خصوصيتهم.
توفير المرونة
يريد الناس المرونة ولكن يرسمون الخطوط اللازمة. ال لا يجعل لقب الوالد الجديد من المقبول للموظفين بدوام كامل العمل 25 ساعة في الأسبوع فقط. ربما ليس من المعقول أن يحضر الموظفون طفلهم الجديد إلى العمل طوال الوقت. من المحتمل ألا تكون صفقة كبيرة إذا وصلت إيريكا الساعة 9:15 صباحًا أثناء معرفة جدول ترك الرعاية النهارية.
يمكن أن تساعد المرونة الموظفين على التكيف مع مسؤوليتهم الجديدة. يجب أن يكون لدى الموظفين فريق من الأشخاص الذين يدعمونهم في العمل ، كما أن تقديم ساعات مرنة توضح دعمك.
تجد بعض الشركات أنه من المفيد للطرفين السماح للموظفين بالعودة ببطء إلى العمل. إن السماح للموظفين بالعودة بدوام جزئي لبضعة أسابيع بعد إجازة الأسرة يمنحهم خيار جلب المال مع عدم الإرهاق. كما أنه يخفف من عبء وجود موظف خارج المكتب.
إذا كان الموظفون يستخدمون كل وقت FMLA الخاص بهم ولكن لا يزالون بحاجة إلى مزيد من الوقت للتعافي ، فحاول تمديده بوقت إجازة غير مدفوع. إذا لم يكن الموظفون مؤهلين للحصول على FMLA (ووفقًا لمناصري إجازة الوالدية المدفوعة ، فإن 40٪ من موظفي الولايات المتحدة غير مؤهلين) ، فحاول استيعابهم على أي حال.
إنشاء خطة طوارئ
قد تفيد المرونة أيضًا الشركة إذا تم طلب تغيير الوظيفة قبل أو بعد أخذ الموظف إجازة والدية. على سبيل المثال ، قد يرغب أحد الوالدين في تقليص ساعات العمل أو تبديل بعض (أو كل) وقت العمل إلى العمل عن بعد للبقاء في المنزل مع طفله الجديد.
لا يُطلب منك قانونًا سوى استعادة مركز الأجر والمزايا والمكانة المتساوية للموظف العائد من FMLA ، ولكن قد يعمل الموظفون بشكل أكثر فاعلية إذا تم إجراء تعديلات إضافية.
لا يمكن لجميع الشركات تحمل هذه التغييرات ، ولكن التسهيلات ممكنة في بعض الأحيان. يرغب بعض الآباء في تغيير خطة عملهم بعد الولادة وقد يقطعون العمل عن خطتهم تمامًا. ولا تفترض أن الوالدين فقط سيختارون ترك القوى العاملة وراءهم.
ضع في اعتبارك تغييرات مزايا الموظفين
مع كل حماسة مولود جديد ، قد ينسى الموظفون أن حزمة الفرح الجديدة هي أيضًا مُعال جديد يحتاجون إلى إضافته إلى خطط التأمين الصحي الخاصة بهم. قم بتذكير الموظفين بالتواريخ والنوافذ التي يمكنهم فيها تغيير استحقاقاتهم ويحتاجون إليها.
التغييرات في المزايا الأخرى التي يجب مراعاتها تتعلق بالموظفين الذين يأخذون إجازة. خلال إجازة FMLA غير مدفوعة الأجر ، لن يقوم الموظفون بتحصيل شيك راتب. كيف سيدفعون لأقساط استحقاقاتهم؟
تحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن العديد من المسائل الأخرى المتعلقة بالسياسة لكتيب الموظف والتنفيذ.
- قرر ما إذا كان الموظفون سيستمرون في الحصول على إجازة خلال إجازتهم. إذا لم يتراكموا ، فخذ هذا في الاعتبار عند حساب الإجازة أو ضبطها لهذه الإجازة في برنامج إجازة الشركة.
- إذا لم يعد الموظفون بعد الولادة ، فقم بصرف وقت الإجازة على الراتب النهائي إذا كان ذلك منصوصًا عليه في سياسة الإجازة الخاصة بالشركة.
- تحقق من سياسة الإجازة لتحديد ما إذا كان يمكن للموظفين إلحاق أي وقت إجازة متراكمة بإجازة الوالدين أو وقت FMLA الذي يقضونه بالفعل.
يجب تضمين كل هذه التفاصيل في سياسات إجازاتك. إذا لم تكن كذلك ، فأضفها حتى تتم معاملة كل موظف على قدم المساواة.
تكون حساسة
في بعض الأحيان ، لا تكون ولادة الطفل حدثًا احتفاليًا في حياة الناس. يحدث الحمل غير المخطط له. إن حالات الإجهاض المتأخر ووفيات الأطفال مدمرة. يجوز للموظف اختيار وضع طفله للتبني أو إنهاء الحمل. تعامل مع أي من هذه المواقف بحساسية واحترام.
اعمل مع الموظف ومدير الموظف للتعامل بحذر مع العودة إلى العمل. ضع في اعتبارك أيضًا بعض المواقف (مثل حالات الإجهاض) في سياسة الفجيعة للشركة.
الأحداث الحياتية المؤلمة صعبة للموظفين ولكنها صعبة أيضًا للأشخاص في العمل الذين يهتمون بهم. فكر في كيفية تعامل الشركة مع هذه المواقف بحساسية (وسرية) مسبقًا.
احتفل
سوف تُذكِّر إيماءة صغيرة لطيفة من المنظمة الموظفين بأن لديهم فريقًا من زملاء العمل يشجعونهم على العودة إلى المكتب. انتظر بضعة أيام بعد الولادة للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام ، ثم أرسل بعض الزهور أو البطاقة أو قطعة واحدة. فكر في ما سيقدره هذا الموظف ، وحاول تخصيص الإيماءة.
فكر في أماكن ما بعد الولادة
بالنسبة للعديد من الشركات ، لا تنتهي الإعانات الأبوية عندما تنتهي إجازة الأسرة. ضع في اعتبارك أماكن الإقامة التي سيحتاجها الموظفون أو يقدرونها. يتطلب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) من الشركات تزويد الأمهات المرضعات بوقت راحة وفي مكان خاص للتعبير عن حليب الثدي.
من المحتمل أيضًا أن يحتاج الآباء العاملون الذين ليس لديهم شريك في المنزل إلى رعاية الأطفال - والتي تصنف على أنها أكبر بند في الميزانية للعائلات الأمريكية. في المتوسط ، تنفق العائلات الأمريكية 9589 دولارًا سنويًا على رعاية الأطفال حتى 28353 دولارًا لمقدم الرعاية في المنزل.
ضع في اعتبارك المزايا الإضافية للموظفين
ضع في اعتبارك إنشاء نوع من مزايا رعاية الأطفال للموظفين مثل دعم التكاليف أو حتى توفير خيارات رعاية الأطفال في الموقع أو بالقرب من العمل. يقول 83 في المائة من الموظفين الذين لديهم مزايا رعاية الأطفال أن هذا يساعدهم على تقليل التوتر وزيادة التوازن بين العمل والحياة.
عندما يتعلق الأمر بمزايا رعاية الأطفال ، سيقدر الموظفون المساعدة ، ويتمثل الحد الوحيد في كيفية إبداعك في الاستفادة من المزايا (وما يمكن للشركة تحمله واستيعابه).
ساعد الموظفين في الحصول على إجازة عائلية مريحة - غير مرهقة - مع ضمان العناية بالشركات بشكل ملائم أثناء رحيلهم وعند عودتهم.
اتبع القواعد ووضع المبادئ التوجيهية لضمان الامتثال والمعاملة العادلة لجميع الموظفين الذين يأخذون إجازة عائلية.
التغييرات الكبيرة في حياة الموظفين مثيرة وانتقال للجميع. مع القليل من التخطيط ، يمكنك التنقل في إجازات العائلة بسهولة.
--------------------------------------------------
كيلسي ديفيس صحافية علامة تجارية ومدافعة عن خبراء الموارد البشرية ذوي التأثير الكبير. تقوم بالبحث والتحليل والكتابة لتشجيع الموارد البشرية على تحقيق أقصى استفادة من مبادراتهم.
