سياسة الوصول إلى ملف الموظفين
المحتوى
تحتفظ جميع أقسام الموارد البشرية بسجلات واسعة النطاق. يتطلب القانون من الموارد البشرية الاحتفاظ بالعديد منها لفترات زمنية معينة. يدرك الموظفون جيدًا أن هذه السجلات موجودة (والبعض لديهم انطباع بأن الملف يتبعهم من شركة إلى أخرى ، وهذا غير صحيح).
لأن الموظفين يعرفون أن هذه السجلات موجودة ، فسوف يرغبون في عرضها من وقت لآخر لمعرفة ما يحتوي عليه الملف.
عند تحديد كيفية توفير وصول الموظف (والوصول إلى الموظف السابق) ، ضع في اعتبارك أي قوانين تنطبق على عملك. لدى العديد من الولايات قوانين تتطلب من الشركة إتاحة أجزاء معينة من الملف للموظفين الحاليين والسابقين. تحقق مع محامي العمل الخاص بك للتأكد من أن سياستك تمتثل لجميع القوانين.
يتطلب القانون الفيدرالي ، على سبيل المثال ، الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة منفصلة عن سجلات الموظفين. إذا كانت شركتك خاضعة لقانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمحاسبة (HIPAA) ، فتأكد من أن حفظ سجلك الطبي يتوافق مع ذلك أيضًا.
قد يكون لديك قدر كبير من المساحة في ما تسمح للموظفين برؤيته في ملفهم. ولكن ، ضع في اعتبارك أنه حتى إذا قررت أن الموظف لا يمكنه الوصول إلى معلومات معينة ، مثل الفحوص المرجعية ، فإنه في حالة دعوى قضائية ، يمكن اكتشاف هذه المعلومات.
لذلك ، اطلب من موظفيك تسجيل الأشياء بدقة واتباع القانون في جميع الأوقات. سجلات الموظفين ليست المكان المناسب للنكات أو التعليقات الدنيئة. هذه لا تسير على ما يرام في محكمة قانونية.
كقاعدة عامة ، فإن وجود حارس بوابة واحد للسجلات يضمن اتباع الإجراءات واتساقها. لا تريد مديرًا واحدًا للموارد البشرية يسمح للأشخاص بأخذ سجلاتهم إلى مكاتبهم بينما يرفض آخر الوصول على الإطلاق.
إن مطالبة كل شخص بالمرور بمصدر واحد يساعد في الحفاظ على اتساق الأمور وقانونية. القوانين المتعلقة بالسجلات والاحتفاظ بالسجلات والوصول إليها خادعة. تأكد من أن تبقى على اطلاع.
تمثل السياسة الواردة أدناه بداية جيدة لعملك ، ولكن ضع في اعتبارك أن قوانين الولاية والقوانين المحلية الخاصة بك قد تختلف.
نموذج سياسة الوصول إلى سجلات الموظفين
يمكن لجميع الموظفين والموظفين السابقين وممثلي الموظفين عرض محتويات معينة لملف الموظفين الخاص بهم مع إشعار مسبق لموظفي الموارد البشرية. يمكن الاطلاع على المستندات التي تتعلق بمؤهلات الموظف للتوظيف مثل التطبيق والترقية والإجراءات التأديبية والتحويل. بالإضافة إلى ذلك ، يجوز للموظف مراجعة نماذج توقيع السياسة وسجلات التدريب.
تتضمن المستندات التي لا يجوز للموظف مراجعتها المراجع أو الفحوص المرجعية ، وسجلات أي تحقيق تجريه الإدارة ، والسجلات الطبية ، والمستندات المتعلقة بإجراء قضائي ، وأي مستند ينتهك سرية موظف آخر ، والمستندات المستخدمة لتخطيط الموظف.
إجراء
يجب على الموظف الذي يريد مراجعة المحتويات المسموح بها لملف الموظفين الاتصال بالموارد البشرية مع إشعار 24 ساعة (استبعاد عطلات نهاية الأسبوع). يجب على الموظفين السابقين ، أو الأشخاص غير المعروفين لموظفي الموارد البشرية ، تقديم إثبات الهوية و / أو إثبات الإذن للوصول إلى ملف الموظفين.
يجب على الموظفين مراجعة ملفات الموظفين الخاصة بهم بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.
لا يجوز للموظفين إزالة أي جزء من ملف الموظفين من المكتب.
يجوز للموظف طلب نسخ من الملف أو أجزاء منه. في حدود المعقول ، سيقدم موظف الموارد البشرية نسخًا ضوئية. بالنسبة للنسخ الشامل ، سيحتاج الموظف إلى دفع ثمن النسخ المصورة.
إذا كان الموظف غير راضٍ عن مستند في ملفه الخاص بالعاملين ، بحضور موظف الموارد البشرية ، يجوز للموظف كتابة تفسير أو توضيح وإرفاقه بالمستند المتنازع عليه. لن يقوم موظفو الموارد البشرية أو الموظف تحت أي ظرف من الظروف بتغيير الوثيقة الفعلية.
قد يطلب الموظف أيضًا إزالة مستند من ملف الموظفين. إذا وافق موظف الموارد البشرية ، يجوز إزالة المستند. إذا اختلف موظف الموارد البشرية ، يمكن الطعن في الأمر بالطريقة المنصوص عليها في سياسة Open Door الخاصة بالشركة.
نأمل أن تكون قد وجدت هذه السياسة مفيدة أثناء تطوير سياسة الوصول إلى ملف الموظفين الخاص بك لمؤسستك. يرجى تخصيص السياسة لتناسب احتياجات وثقافة مؤسستك.
