نصائح لكتابة خطابات التوصية
المحتوى
- عندما لا يكون لديك شيء إيجابي لتقوله
- طلب معلومات
- ابدأ بالأساسيات
- تضمين التفاصيل
- عرض للمتابعة
- كن محترفًا
- اتبع التعليمات
- مراجعة مثال
يُطلب من الجميع تقريبًا كتابة رسالة مرجعية في وقت ما خلال حياته المهنية. سواء كان ذلك لموظف أو صديق أو شخص عملت معه ، من المهم أن تكون مستعدًا لكتابة خطاب توصية فعال. من المهم أيضًا أن تكون مستعدًا لقول "لا" إذا لم تكن مرتاحًا لتوصية شخص ما للعمل. اقرأ أدناه للحصول على نصائح حول كيفية الرد على طلب التوصية ، وكيفية كتابة خطاب توصية قوي.
عندما لا يكون لديك شيء إيجابي لتقوله
إنه في مصلحة الشخص بالنسبة لك أن ترفض بأدب كتابة رسالة مرجعية إذا لم تتمكن من تقديم أكثر من مجرد إقرار ضعيف.
يمكن أن يسبب المرجع الأقل إيجابية الكثير من الضرر مثل المرجع السلبي. عادة ما يجيد أرباب العمل القراءة بين السطور وسوف يلتقطون ما لا تقوله.
إذا رفضت ، يمكن للشخص الانتقال إلى مرجع آخر قد يكون قادرًا على تقديم توصية متوهجة. طريقة بسيطة للخروج هي أن تقول أنك لست على دراية كافية بعملهم أو خلفيتهم لتقديم مرجع. بهذه الطريقة يمكنك تقليل أي مشاعر مؤلمة محتملة. إليك كيفية رفض طلب للحصول على مرجع.
طلب معلومات
إذا كنت سعيدًا بالسؤال ، ولكنك لست متأكدًا مما يجب أن تقوله ، فاطلب من الشخص نسخة من سيرته الذاتية وقائمة بالإنجازات. سيعطيك هذا إرشادات لاستخدامها عند كتابة رسالة.
إذا كنت تكتب خطاب توصية لطالب يتقدم لوظيفة أو تدريب ، فقد تطلب أيضًا قائمة من الدورات الدراسية ذات الصلة.
اطلب معلومات عن الغرض من التوصية. إذا كانت وظيفة معينة ، فاطلب قائمة الوظائف. إذا كانت لمدرسة ، اسأل عن نوع البرنامج الذي يتقدمون إليه. سيساعدك ذلك على تركيز رسالتك على المهارات والصفات المتعلقة بالمنصب أو المدرسة.
تأكد أيضًا من أن تسأل الشخص الذي يجب أن ترسل الرسالة إليه وكيفية إرساله. يجب إرسال بعض الرسائل في نسخة مطبوعة ، ويتم إرسال البعض الآخر عبر البريد الإلكتروني ، لذلك من المهم اتباع التوجيهات بعناية.
ابدأ بالأساسيات
ابدأ بقول المدة التي عرفتها فيها. قدم بإيجاز تفاصيل عن كيفية معرفتك بالشخص (على سبيل المثال ، إذا كان الشخص يعمل معك ، إذا كنت جيرانًا إذا كان الشخص طالبًا ، وما إلى ذلك). قم أيضًا بتضمين أي تواريخ ذات صلة - إذا كان موظفًا ، فقم بتضمين تواريخ العمل. إذا كان طالبًا ، فاذكر متى.
تضمين التفاصيل
استمر في وصف مهارات وأداء الشخص ، وما يجعله مرشحًا مثاليًا لصاحب عمل جديد محتمل. قم بتضمين سمتين أو ثلاث سمات بارزة ، وحاول تقديم مثال على الوقت الذي قام فيه الشخص بعرض هذه السمات.
حاول تحديد السمات التي تتصل بالمنصب الذي يتقدم إليه. إن أمكن ، انظر إلى قائمة الوظائف مسبقًا أو اسأل الشخص عن أنواع الوظائف التي يتقدم لها. انظر إلى وصف الوظيفة (أو ابحث عبر الإنترنت عن قوائم الوظائف لنوع الوظيفة التي يتقدم لها الشخص). ابحث عن الصفات المضمنة في الوصف الوظيفي التي تذكرك بالشخص الذي تكتب التوصية له. اختتم بتلخيص سبب التوصية بهذا الشخص للعمل.
عرض للمتابعة
في نهاية الرسالة ، قد تحتاج أيضًا إلى تقديم رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكن لأصحاب العمل المتابعة إذا كانت لديهم أسئلة أو يريدون المزيد من المعلومات.
فيما يلي قائمة بالمعلومات التي يجب تضمينها في خطاب توصية ، ونموذج خطاب توصية لاستخدامه لبدء خطابك الخاص.
كن محترفًا
تأكد من قراءة رسالتك ومراجعتها جيدًا قبل إرسالها ، والبحث عن أي أخطاء نحوية أو إملائية. فكر في أن تطلب من صديق أو فرد من العائلة تعديل رسالتك نيابة عنك. اكتب رسالتك بتنسيق خطاب عمل مناسب. حدد خطًا واضحًا وسهل القراءة مثل Times New Roman أو Arial.
اتبع التعليمات
أرسل رسالتك تمامًا كما يطلب منك ذلك الشخص. إذا لم يخبركم بكيفية إرسال الرسالة (أو لمن ترسل الرسالة) ، اسأل. إذا كنت ترسل مرجع بريد إلكتروني ، فقم بإدراج معلومات الاتصال الخاصة بك بعد توقيعك المكتوب بدلاً من أعلى الصفحة.
مراجعة مثال
اسمك
لقبك (كمرجع مهني)
عنوانك
مدينتك ، الولاية
الرمز البريدي
رقم تليفونك
بريدك الالكتروني
تاريخ
اسم جهة الاتصال
عنوان
شركة
اسم
عنوان
المدينة ، الرمز البريدي للولاية
عزيزي السيد / السيدة. الكنية:
كانت جانيس دي أنجيليس واحدة من أكثر الطلاب نجاحًا في قسم علم الأحياء في كلية هنتنغتون. لقد حصلت على جميع درجات A في دوراتي. خلال سنتها الأخيرة ، عملت معي كمساعدة في مختبرات علم الأحياء على مستوى الطلاب الجدد. جانيس ناضجة ومدروسة وجيدة الكلام.
لقد تأثرت كثيرًا بكيفية تعامل جانيس مع المواقف التي ظهرت في الجلسات المتأخرة. غالبًا ما يواجه الطلاب صعوبة في الانتباه والاستمرار في التركيز ، لكنها دائمًا ما وجدت طرقًا للانخراط معهم وجعلهم مهتمين بالمهام المطروحة.
سوف تتفوق جانيس في أي مهنة تختارها ، ويشرفني أن أوصي بها لمنصب التدريب. إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في معرفة المزيد ، فلا تتردد في الاتصال بي. رقم هاتفي الخلوي 555-555-5555 ، وبريدي الإلكتروني [email protected].
بإخلاص،
التوقيع بخط اليد (لخطاب مطبوع)
التوقيع المطبوع
