هياكل حوكمة المشروع
المحتوى
- تحديد حوكمة المشروع
- لماذا يهم حوكمة المشروع
- كيف تبدو حوكمة المشروع
- 5 مجالات التركيز لإدارة المشروع
- ماذا تفعل إذا لم يكن هناك معيار مؤسسي
قد تكون الحوكمة واحدة من أكثر المواد جفافًا في إدارة المشاريع ولكنها أيضًا واحدة من أهم الموضوعات. إنها الطريقة التي تعرف بها الإدارة العليا أن فرقهم تؤدي عملًا جيدًا ، وتطمئنهم أن المشروع يتكشف كما ينبغي. كما أنه يوفر الضوابط والأرصدة اللازمة للمديرين لمعرفة أن الأموال تنفق بطرق مناسبة ومتوافقة مع حالة العمل.
في النهاية ، تقع على عاتق راعي المشروع مسؤولية ضمان وجود حوكمة مناسبة ، ولكن يمكن لمديري المشروع أيضًا القيام بدور نشط في ذلك. مهما كان دورك ، فإنه يساعد على فهم إدارة المشروع وكيف يساعد الفرق على تحقيق أهدافها.
تحديد حوكمة المشروع
يشير مصطلح "الحوكمة" ، من حيث إدارة المشروع ، إلى السياسات والعمليات والمعايير والإجراءات والمبادئ التوجيهية التي تحدد كيفية إدارة المشاريع وإدارتها والتحكم فيها من قبل مؤسستك. هذا هو الإطار الذي يتقدم فيه المشروع. ويشمل الجوانب المالية للمشروع ، بالإضافة إلى الخدمات اللوجستية والموظفين والمواد المتعلقة بالمشروع.
يمكن أن تكون الحوكمة واسعة و "ثقيلة" ، مع الكثير من البيروقراطية ، أو "خفيفة" مع الحد الأدنى من الإشراف. ينبغي أن يهدف المديرون إلى المستوى المناسب من الحوكمة لبيئتهم وثقافتهم. إن التأكد من أن سياسات الحوكمة الخاصة بك تتناسب مع الغرض من المشروع هو عامل رئيسي في ضمان أنها فعالة.
تبدأ الحوكمة من القمة. في الشركات الكبيرة ، يجب أن يشمل هذا الالتزام بإرشادات حوكمة المشروع من مجلس إدارة الشركة. سيتم تصفية المواقف والمعايير التي يتوقعها أعضاء المجلس إلى مجالس المشاريع وقادة المشروع والفرق.
لماذا يهم حوكمة المشروع
يرغب راعي المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيون الآخرون في معرفة أنك تنفق ميزانية المشروع بالطريقة الصحيحة. إنهم يريدون أن يروا أنك تتبع تقدم مشروعك بشكل فعال وتتدخل لإدارة مخاطر المشروع حسب الضرورة - ولكن الأساس المنطقي للإدارة الجيدة للمشروع يتجاوز ذلك.
الحوكمة ليست مجرد مسألة داخلية. يطلب الحوكمة من قبل العملاء ، وخاصة أولئك في القطاع العام. تسأل الحكومات والهيئات التنظيمية (وفي بعض الحالات ، تفرض) معايير معينة لمشاريع معينة. يجب أن تلتزم العديد من الشركات بالإرشادات من التشريعات الخارجية ، مثل قانون Sarbanes-Oxley ، الذي تم تمريره في عام 2002 لمطالبة الشركات باتخاذ خطوات معينة لضمان عمليات تدقيق ومساءلة وشفافية دقيقة. إن إدارة المشاريع القوية هي مجرد طريقة واحدة صغيرة لإثبات أن شركتك تعمل بشكل فعال وضمن الإرشادات واللوائح المحددة لمجالك.
تساعدك إدارة المشروع أيضًا على:
- تحسين عائد الاستثمار وتتبع تلك الاستثمارات بشكل فعال
- احصل على الموافقة على المشاريع
- تجنب الأسباب الشائعة لفشل المشروع من خلال خلق المزيد من الفرص للتعرف عليها في وقت مبكر من العملية
- التواصل بشكل أكثر فعالية
- أدخل التوحيد عبر المشاريع ، مما يسهل مقارنة الأداء
- قلل المخاطر
- تطوير وتحفيز الموظفين في بيئة منظمة
كيف تبدو حوكمة المشروع
إذن كيف تبدو الحوكمة الجيدة للمشروع في المشروع؟ سوف تتعرف على بعض الأنشطة والصفات عندما يكون للمشروع حوكمة مناسبة.
هناك دورة حياة منضبطة لإدارة المشاريع يتضمن نقاط محددة للموافقة عليها. هذه هي النقاط التي يتم فيها مناقشة جدوى المشروع ويتم اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان سيستمر في العمل أم لا.
المشاريع لديها حالة عمل واضحة، ولدى حالات العمل معلومات كافية لتمكين فرق الإدارة من اتخاذ القرارات الصحيحة. يتم توثيق هذه القرارات وإبلاغها بشكل كاف.
الأشخاص الذين يعملون في المشاريع لديهم أدوار ومسؤوليات محددة. الأفراد الذين يشكلون فريق المشروع من ذوي الخبرة والمؤهلين في أدوارهم ذات الصلة. يجب أن تمكن العمليات والإجراءات فرق المشروع من مراجعة مشروعهم وطلب الدعم المستقل إذا لزم الأمر.
هناك ثقافة التعلم المستمر يسمح لفرق المشروع بالتحسين المستمر ومناقشة الدروس المستفادة في بيئة خالية من اللوم.
يشارك أصحاب المصلحة ويثقون في العملية. ترتبط حوكمة المشروع بهياكل الحوكمة في المؤسسة بشكل عام. الهدف الرئيسي من حوكمة المشروع هو ضمان تنفيذ المشاريع بالطريقة الصحيحة ، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالحوكمة المالية على مستوى الشركات ، وإدارة مخاطر الشركات ، والمزيد.
يجب إدارة المشروع تتناسب بسلاسة مع عملياتك التنظيمية الحالية. بعبارة أخرى ، لا تنشئ عملية إدارة مالية جديدة تمامًا عندما يكون لديك بالفعل عملية تعمل في مجالات أخرى! استخدم ما هو موجود حاليًا وقم بتعديل عمليات الشركة لجعلها مناسبة للاستخدام في بيئة المشروع.
5 مجالات التركيز لإدارة المشروع
عندما تبدأ في النظر في الأمر ، ستدرك أن إدارة المشروع منتشرة عبر جميع عناصر إدارة المشروع. ومع ذلك ، هناك بعض مجالات التركيز الرئيسية حيث تكون الحوكمة ذات صلة خاصة.
- المنهجيات والعمليات: تساعدك على إنجاز العمل بشكل موثوق ومستدام.
- إدارة المعرفة: هذا أمر حاسم لضمان أن تتعلم المنظمة من تجربة المشروع. إدارة المعرفة ضرورية إذا كنت تريد التوقف عن ارتكاب نفس الأخطاء عدة مرات.
- نضج إدارة المشروع: مع نضوج إدارة مشروعك التنظيمي من خلال الخبرة ، كذلك ستتمكن من تقديمه بنجاح.
- المشاركة على مستوى رفيع: يبدأ الالتزام بإدارة المشروع من القمة. إذا كان لديك دعم إداري ، فسوف يتسلل هذا عبر جميع مستويات العمل وسيكون نهج الحوكمة أكثر استدامة.
- الثقافة الداعمة: ثقافة الدعم ، وليس اللوم ، ستضمن لمديري المشاريع البيئة المناسبة التي يمكنهم من خلالها الازدهار. إن الثقافة الداعمة ، التي يقودها مكتب إدارة المشروع أو مدير المشروع ، ستساعد مديري المشروع على تحقيق أهدافهم وأهداف المشروع.
ماذا تفعل إذا لم يكن هناك معيار مؤسسي
يجد العديد من مديري المشاريع في المنظمات الأصغر أنفسهم يديرون المشاريع في بيئة داعمة ، وحيث يوجد قبول لمفهوم إدارة المشاريع ، ولكن هناك نقص في الهياكل التنظيمية الرسمية التي يمكن أن تتغذى منها.
في هذه الحالة - التي لا تقتصر على المؤسسات الصغيرة - ستقوم بتصميم نموذج إدارة المشروع الخاص بك من البداية. إذا لم يكن هناك نهج لإدارة المشروع يمكنك خلعه من الرفوف وتناسب مشروعك ، فسيتعين عليك بناء مشروعك الخاص.
هذا ليس صعبًا كما قد يبدو. ابدأ بإعداد الأساسيات:
- إنشاء مستند "الأدوار والمسؤوليات".
- تأكد من أن لديك راعي المشروع.
- تأكد من أن لديك لوحة مشروع أو مجموعة توجيه وترتيب اجتماعات منتظمة تأخذ فيها دقائق وتوزعها.
- قم بإعداد عملية إدارة المخاطر.
- قم بإعداد عملية إدارة التغيير.
- قم ببناء نقاط في الجدول الزمني لمشروعك حيث تتحقق من جدوى المشروع مقابل الأهداف الأصلية لحالة العمل (نهاية كل مرحلة من المرحلة هي النقطة الطبيعية لوضع هذه الفحوصات).
