5 طرق لجعل اجتماع مملة عادة أكثر إثارة
المحتوى
الاجتماعات هي جزء لا مفر منه من الأعمال. يمكنك مشاركة المعلومات ، وتبادل الأفكار ، وإنشاء الحلول ، وإنشاء العمليات والأنظمة. المشكلة هي أن العديد من هذه اللقاءات مملة بشكل مؤلم ، مما يعني أن الأشخاص الذين يحضرون يتم ضبط عقولهم.
إذا لم يكن الناس يركزون وينتبهون ، فإن الاجتماع يضيع وقت الجميع. اجعل الاجتماعات المملة أكثر إثارة (حتى ينجزوا شيئًا) باستخدام هذه النصائح الخمس العملية:
حظر الهواتف الذكية
سيصر الناس على أنه يجب أن يكون لديهم هواتفهم - بعد كل شيء ، يمكن أن تحدث حالة طوارئ. قد ينتهي العالم خلال اجتماع التخطيط الفصلي الخاص بك ، ولكن من غير المحتمل.
تتيح لك التكنولوجيا التركيز على ما ليس أمامك - الاجتماع. إذا كان الناس وجهاً لوجه مع من يرسلونه أثناء اجتماعك ، فسيكونون يرسلون رسائل نصية إلى شخص آخر. تبقى الهواتف في مكاتب.
بدون الهاتف ، يحدث شيئان أثناء الاجتماع. أنت مجبر على البقاء في الوقت الحاضر ، وقضاء فترات الراحة في التواصل مع المشاركين الآخرين. تكون الاجتماعات أكثر إثارة للاهتمام عندما تتحدث إلى زملائك وتتعرف عليهم. الهواتف هي عائق أمام ذلك.
استعد ، استعد ، استعد
اجتماعات مملة ومملة تحدث عندما يأتي الرئيس أو الوسيط في وقت متأخر ، وليس لديه جدول أعمال ، ويجنحه. يمكن أن يكون الاجتماع المُعد جيدًا رائعًا وجذابًا. عندما يكون لدى القائد خطة وهدف ، سيكون الاجتماع أكثر إثارة للاهتمام. عندما لا يكون هناك اتجاه أو هدف ، لن يكون الاجتماع مثيرًا للاهتمام.
الجزء الآخر من التحضير هو تحسين مهاراتك. لقد حضرت اجتماعات كانت مثمرة وتفاعلية وجعلتك تشعر أنه يمكنك المضي قدمًا وإنجاز أشياء رائعة. وقد حضرت اجتماعات حيث تكون متأكدًا تمامًا من أنك غفوت ، فلن يشتاق إليك أحد ، ولن تفوت أي شيء مهم. الفرق هو الشخص الذي يدير الاجتماع.
إذا كانت اجتماعاتك مملة ، فابحث في المرآة. جد طريقة للتحسين خذ صفًا (قد يساعدك قسم الموارد البشرية في الاقتراحات) ، واطلب الحصول على ملاحظات وتوجيه من زميلك في العمل الذي تحب مهاراته في الاجتماع. يتوفر الكثير من المساعدة إذا طلبت ، والكثير منها مجاني.
يشارك الجميع
إذا لم تكن المشاركة ضرورية ، يمكنك معالجة المشكلة بأكملها عبر البريد الإلكتروني. من النادر أن تحضر مجموعة لنقل المعلومات. مواضيع مثل عمليات التسريح الجماعي أو إعادة الهيكلة الكاملة للشركة هي استثناء ويتم التعامل معها بشكل أفضل من قبل مدير يتحدث إلى الجميع. خلاف ذلك ، ينبغي أن تكون الاجتماعات تفاعلية.
في جلسة العصف الذهني ، يجب على الجميع التحدث. إذا لم يتحدث شخص ما ، فاتصل بهذا الشخص للمساهمة. قد يكون الانطوائيون غير مرتاحين ، لذا اجعله خاليًا من الضغط قدر الإمكان. تحتاج ثقافة اجتماعك إلى التأكد من تضمين أفكار الجميع ، ويجب أن يعرف المشاركون مسبقًا حتى لا يفاجأوا.
سواء كان اجتماع تخطيط ، أو اجتماع لتحديد الأهداف ، أو حتى اجتماع تقرير ربع سنوي ، يتيح دائمًا الوقت للأسئلة والتعليقات.
لا تدع أي شخص يسيطر
إذا كنت تقود الاجتماع ، فقد تتحدث أكثر من الآخرين ، ولكن لا تدع أي شخص يسيطر على المحادثة. هذه هي صيغة لقاء ممل. أعد توجيه التعليقات وادعُ الأشخاص ذوي الخبرة في المنطقة لردع متحدث إلزامي.
الأشخاص الذين يأخذون الوقت الكافي لحضور اجتماع ، يجلبون معرفتهم وخبراتهم ، يستحقون فرصة للتحدث ومشاركة آرائهم. كقائد ، يمكنك تعلم التحكم في السلوك الذي يقوض الاجتماع.
إليك طريقة لإيقاف موظفة بأدب - دعنا نناديها جين - عندما تنهي تعليقها الرابع وتبدأ في الذهاب لخامس: "شكرًا يا جين ، نحن نعرف موقفك. أود أن أسمع ما تقوله كارين. وجيم وبوب لم تسنح لهما الفرصة بعد للتحدث ".
في بعض الأحيان ، سيكون عليك التحدث إلى جانز مكتبك قبل الاجتماع لتذكيرهم بأن الهدف من الاجتماع معًا هو مشاركة الأفكار مع الجميع ، وإذا سيطروا ، فلن يكون الاجتماع ناجحًا. تعمل مناقشة هذا السلوك بعد الاجتماع مباشرة بشكل جيد أيضًا ، حيث سيكون لديك أمثلة جديدة لتقديمها.
اصنع عناصر قابلة للتنفيذ
ينتهي الاجتماع المثير والمثير بالأشياء التي يمكن للناس القيام بها ويجب عليهم القيام بها ، إما لتعزيز أهدافهم الفردية ، أو أهداف الشركة ، أو بشكل مثالي ، كليهما. إذا لم يبتعد الناس وهم يعلمون ما هي خطواتهم التالية ، فإن الاجتماع فشل.
بناء متابعة للمساءلة. يمكن أن يتم في اجتماع ثان أو فردي ، لكن يجب أن يحدث. سيتابع الناس إذا كانوا يعرفون أن عناصر العمل كلها للعرض.
قم بإجراء هذه التغييرات الخمسة وستصبح الاجتماعات المملة أكثر إثارة وإنتاجية. عندما يجرب الناس اجتماعات مثيرة ومثمرة ، تستفيد المنظمة بشكل عام.
