كيفية تقديم ملاحظات للموظفين الدفاعيين
المحتوى
تعتبر التغذية المرتدة واحدة من أقوى الأدوات في مجموعة أدوات المدير لتعزيز الأداء في مكان العمل.
- تركز ردود الفعل الإيجابية على تحديد وتعزيز السلوكيات التي تعزز الأداء العالي.
- التغذية الراجعة البناءة - غالبًا ما يشار إليها على أنها ردود فعل سلبية - تركز على تحديد وتعزيز التغيير في السلوكيات التي تنقص من الأداء العالي.
التغذية الراجعة الفعالة خاصة بالسلوك (سواء كانت سلبية أو إيجابية) ويتم تسليمها في أقرب وقت ممكن من حدوثها. في حين أن المهنيين المتحمسين يقدرون ردود الفعل الإيجابية والبناءة على حد سواء ، إلا أن المديرين غالبًا ما يكونون غير مرتاحين في تقديمها ، ولا سيما أي شيء يعتبر سلبًا. في الدراسات الاستقصائية والدراسات البحثية ، يشعر المديرون الذين يكافحون من أجل تقديم تعليقات بناءة بالقلق من أنهم لن يكونوا محبوبين أو يخشون خلق حادثة من خلال تقديم النقد.
من خلال اتباع وممارسة الاقتراحات الموضحة في هذه المقالة ، يمكن للمدير التخلص من الخوف من تقديم تعليقات سلبية وتحويل المحادثة إلى حدث بناء.
10 نصائح لمساعدتك على تقديم ملاحظات سلبية
- اجعل مشاعرك تحت السيطرة. لا تريد انتقاد تصرفات شخص آخر عندما تكون غاضبًا أو مستاءً. إذا كانت الحرارة شديدة ، خذ الوقت الكافي لتهدئة الأمور. على الرغم من أنه يتم تقديم تعليقات بناءة وفعالة في أقرب وقت ممكن من الحادث المرصود ، إذا تم تسخين الموقف ، فلا بأس من تحديد موعد اجتماع لليوم التالي.
- لا تقدم أبدًا تعليقات سلبية أمام عضو الفريقس. ابحث عن مكان خاص. قم بعقد الاجتماع في مكتبك أو قم بجدولة غرفة اجتماعات لمناقشة ملاحظاتك.
- ركز على السلوك الملاحظ وليس الشخص. تذكر أن الغرض من الملاحظات البناءة هو القضاء على السلوكيات التي تنقص من الأداء العالي. إذا رأى الفرد أنه يتعرض للهجوم شخصيًا ، فسوف يتحول إلى دفاعي سريعًا ، وستضيع فرصة إجراء مناقشة ذات مغزى.
- كن دقيقا. ردود الفعل الفعالة محددة. اقتراح ، "جون ، أنت متأكد من غبي ذلك ،" قد يكون صحيحًا ، لكنه لا يخبر جون بما أخطأ. وينطبق نفس الشيء على إخبار ماري أنها تأخرت كثيرًا عن العمل. بدلاً من ذلك ، صف السلوك المحدد للغاية وحدد الآثار التجارية للسلوك. فمثلا: "ماري ، عندما تتأخر على نوبتك ، يتطلب منا الاحتفاظ بشخص ما من نوبة العمل السابقة. وهذا يتطلب منا أن ندفع وقتًا إضافيًا ؛ وهو ما يزعج زميلك ، وقد يقلل من الجودة إذا لم يفهم وظيفتك المحددة. أنت تفهم؟"
- كن في الوقت المناسب. إذا كنت قد تلقيت قائمة طويلة من التعليقات السلبية على مراجعة الأداء السنوي ، فأنت تفهم مدى أهمية هذا الإدخال بعد فترة طويلة من الحقيقة. يجب تقديم التعليقات من جميع الأنواع في أقرب وقت ممكن بعد الحدث.
- ابق هادئا. بغض النظر عن مدى انزعاجك ، فإنه لا يدفع أبدًا لفقد السيطرة على مشاعرك. كما هو مذكور أعلاه ، إذا كنت بحاجة إلى وقت لجمع مشاعرك ، قم بتأجيل المناقشة بضع ساعات أو على الأكثر يوميًا. ذكّر نفسك أن الغرض من التعليقات هو تعزيز التحسين والتعامل مع هذا الموقف الإيجابي.
- أعِد تأكيد إيمانك بالشخص. إنها تعزز الخطوة الثالثة ، ولكن هنا تخبرهم أنك ما زلت تثق بهم كشخص وبقدراتهم ؛ انها مجرد أدائهم تريد تغييرهم. قل شيئًا مثل "أنت ممثل خدمة عملاء جيد ، لذلك أنا متأكد من أنك ترى ضرورة التحلي بالصبر مع العملاء".
- توقف عن الحديث وادع الطرف الآخر للمشاركة. بعد أن تخبر الشخص عن الإجراءات المحددة ، كانت الإجراءات الأخيرة غير مناسبة ، ولماذا توقف عن الكلام. امنح الشخص الآخر فرصة للرد على بياناتك وطرح أسئلة توضيحية.
- تحديد والاتفاق على خطة عمل مقبولة للطرفين. وافق على الأداء المستقبلي المناسب للموظف. إذا كانت هناك أشياء محددة يحتاج الموظف إلى البدء في القيام بها أو يحتاج إلى التوقف عن العمل ، فتأكد من تحديدها بوضوح. إذا كان هناك شيء تحتاج إلى القيام به ، ربما تدريب إضافي للموظف ، اتفق على ذلك أيضًا.
- حدد وقتًا للمتابعة.يعد تحديد تاريخ ووقت واضحين لمراجعة الإجراءات والتحسين جزءًا مهمًا من عملية التعليقات. يؤسس للمساءلة ويحسن احتمال تحسين الأداء.
وتذكر أنه بعد تسليم الملاحظات البناءة والموافقة على قرار وخطة متابعة ، انتقل إلى العمل. لا تحمل نية سيئة تجاه الموظف لأنهم ارتكبوا خطأ. لا تحوم فوقهم خوفًا من ارتكابهم لخطأ آخر. راقب أداءهم كما تفعل مع جميع الموظفين ، ولكن لا تستحوذ عليهم.
