دور وهدف ميثاق المشروع
المحتوى
- خلفية المشروع
- أصحاب المصلحة
- الأهداف
- ميزانية
- المخاطر
- معالم
- مستويات سلطة مدير المشروع
- إقرار ميثاق المشروع
يحدد ميثاق المشروع رسمياً مشروعاً في منظمة. ويغطي نطاق ما سيحققه المشروع ، وكذلك الأشخاص المعنيين ، والمعالم ، والميزانية ، والمخاطر المحتملة. تعتبر العديد من المؤسسات أن هذه الوثيقة جزء أساسي من تخطيط المشروع - على الرغم من أنها ليست نفس الشيء مثل خطة المشروع لأنها لا تدخل في تفاصيل المهام الفردية داخل المشروع.
يجوز لميثاق المشروع الفعال القيام بما يلي:
- حدد نطاق المشروع وأهدافه
- ضمان رعاة المشروع وجميع أصحاب المصلحة في التوافق على المشروع
- كن مرجعًا واضحًا ووحيدًا لجميع المشاركين في المشروع
- مساعدة الجهات الراعية للمشروع في الحصول على موافقة أصحاب المصلحة عندما لا تزال هناك حاجة إلى الاشتراك
يمكن أن تختلف مواثيق المشروع اعتمادًا على نوع المشروع والتنظيم ، ولكن العناصر الأساسية عادة ما تشمل خلفية المشروع ، وأصحاب المصلحة ، والميزانية ، والمخاطر ، والمعالم ،
خلفية المشروع
سيعرض القسم الأول من ميثاق المشروع تفاصيل أساسية مثل اسم المشروع والجهات الراعية والمدير للمشروع وتاريخ إعداد الوثيقة.
سيشرح هذا القسم أيضًا الغرض من المشروع. يمكنك الرجوع إلى حالة عمل أو العقد الذي يقود المشروع أو توضيح سبب أهميته للمؤسسة. يجب أن يتطرق إلى سبب بدء هذا المشروع: هل يحل مشكلة العمل؟ هل يعالج اتجاها جديدا؟ هل يدعم الاتجاه الاستراتيجي العام للشركة؟
أصحاب المصلحة
هذا سيحدد الأشخاص والأقسام المشاركة في المشروع. لن يدخل في التفاصيل الدقيقة لكل مهمة في المشروع ، ولكن بدلاً من ذلك سوف يعترف بالأدوار العامة والمشاركة. على سبيل المثال ، يمكنك إدراج الجهات الراعية الرئيسية للمشروع ، ومديري المشاريع الرئيسيين ، وأعضاء الفريق ، وأي عمال أو شركاء خارجيين ، وعملاء ، إن أمكن. قد لا تسرد المشاريع الأكبر حجمًا كل شخص معني ، ولكن بدلاً من ذلك قد تشير إلى قيادة القسم لجانب معين من المشروع.
الأهداف
هنا ، أنت تجيب على السؤال ، "كيف سنعرف عندما ننتهي؟" يتضمن ما تتوقع أن يقدمه المشروع وكيف ستعرف ما إذا كنت قد وصلت إلى هناك. على سبيل المثال ، في مشروع لإطلاق نظام تسجيل الوقت لجميع الأقسام ، قد يكون الهدف: "ستستخدم جميع الفرق نظام الجدول الزمني بحلول نهاية العام".
دوّن أيضًا من المسؤول عن الموافقة على أنك قد وصلت إلى هذا الهدف. يتجنب أي مشاكل في نهاية المشروع حيث فجأة لا أحد مستعد لتوقيع العمل على أنه مكتمل.
ميزانية
في هذه المرحلة ، قد لا يكون لديك كل التفاصيل حول مهام المشروع ، لذلك لا يمكنك وضع ميزانية مشروع كاملة ومفصلة معًا. ومع ذلك ، يمكنك تدوين أي قيود على الميزانية أو تقدير عالي المستوى للتكاليف المتوقعة.
المخاطر
جميع المشاريع لديها مخاطر. يشكل هذا القسم من ميثاق المشروع النسخة الأولى من سجل مخاطر المشروع. قم بتوثيق أي مخاطر تعرفها في هذه المرحلة حتى يتمكن فريق الإدارة من معرفة ما قد يؤثر على المشروع في المستقبل.
معالم
إذا كنت تعلم أن المعالم رفيعة المستوى تدرجها في ميثاق المشروع في هذا القسم. على الأقل ، يجب عليك تضمين تواريخ البدء والانتهاء المقدرة للمشروع. يجب عليك أيضًا سرد تواريخ التوقف أو أي شيء محدد في العقود التي تعمل معها. يمكنك نقل هذه المعالم إلى مخطط جانت الخاص بك لاحقًا عندما تأتي لوضع خطة مشروع أكثر تفصيلاً.
مستويات سلطة مدير المشروع
ما لم يكن واضحًا وموثقًا في مكان آخر ، يجدر تضمين قسم في الميثاق حول ما يمكن أن يفعله مدير المشروع دون الحصول على مزيد من تسجيل الخروج من شخص أكبر. وهي تتعلق بشكل عام بمستويات التسامح التي تم تحديدها في الميزانية والجداول الزمنية وسيتم التعبير عنها على النحو التالي: "يتحمل مدير المشروع 10٪ على الميزانية و 5٪ على الجدول الزمني. يجب أن يوقع راعي المشروع على أي انحراف فوق هذه الحدود المعتمدة. "
يمكنك توسيع هذا القسم لتحديد الصلاحيات ، إن وجدت ، التي يمتلكها مدير المشروع بشأن تعيين الموظفين وفصلهم من فريق المشروع.
إقرار ميثاق المشروع
القسم الأخير من ميثاق المشروع هو قسم الموافقات. يجب على مدير المشروع وراعي المشروع (أو الشخص الذي بدأ العمل ، إذا لم يتم تعيين كفيل طويل الأمد) التوقيع على الوثيقة وتاريخها. اليوم ، من المحتمل أن يكون ذلك عبر البريد الإلكتروني ، لذا احتفظ بنسخة من تفويض البريد الإلكتروني في ملفات مشروعك إذا احتجت إلى الرجوع إليه.
