إدارة المشاريع الأساسية 101
المحتوى
إدارة المشروع هي واحدة من أهم المكونات في الأعمال الناجحة. إنه يؤثر على الإيرادات والمطلوبات ، ويتفاعل في النهاية مع رضا العملاء أو العملاء والاحتفاظ بهم. قد يكون لشركتك مشروع واحد فقط في الأعمال في وقت واحد ، بينما قد تقوم شركات وكيانات أكبر أخرى بمزج العديد من المشاريع في وقت واحد. بطبيعتها ، المشاريع مؤقتة.
المشاريع هي وسيلة نحو الهدف ، وسيتم تحقيق الهدف في نهاية المطاف. قد ينتقل عملك إلى مشروع آخر ... أم لا. ربما كان الهدف لمرة واحدة.
المشاريع تثير حاجة مزدهرة في القوى العاملة. قدر معهد إدارة المشاريع أنه خلال الفترة 2010-2020 ، سيتم إضافة أكثر من 15 مليون وظيفة جديدة لإدارة المشاريع في جميع أنحاء العالم.
ما هي إدارة المشروع؟
إدارة المشاريع ليست العملية الكاملة لشركتك. إنه جزء واحد فقط ، وهو مشروع محدد بخطة تفصيلية لكيفية تحقيقك أنت وأعمالك لهذا الهدف. إنها خطة مفصلة في سلسلة من الخطوات ، كل منها بنفس أهمية الخطوات الأخرى. يجب عليك تحقيق واحد للانتقال بشكل صحيح إلى التالي.
فكر في إدارة المشروع على أنه سلم يجب أن تتسلقه. لا يمكنك القفز إلى القمة. يجب أن تأخذه من الدرجة لأقصى قدر من الكفاءة. يجب على فريقك تطبيق الأدوات المتاحة لهم وكذلك خبرتهم ومعرفتهم لتنفيذ كل خطوة والانتقال إلى الخطوة التالية.
من السهل أن نقول أنك تريد الوصول إلى Box A ، لذلك ستقوم باتخاذ 25 خطوة في هذا الاتجاه. ولكن يجب عليك أيضًا مراعاة اعتبارات الوقت في خطة مشروعك ، ومن المرجح أن تعمل في حدود الميزانية. يمكنك الزحف إلى هذه الخطوات الـ 25 أو يمكنك الركض. يعتمد ذلك على مدى السرعة التي يجب أن تصل بها لإكمال المشروع بنجاح. يمكنك توفير المال عن طريق السفر سيرا على الأقدام ، أو يمكنك استئجار سائق. يعتمد ذلك على الميزانية التي خصصتها للمشروع.
لا يوجد نهج أو نظام أو خطة واحدة تناسب الجميع. من المرجح أن يكون لكل مشروع تقوم به أنت وشركتك جدوله الزمني وهدفه وميزانيته. لهذا السبب من الأهمية بمكان أن يكون لديك مدير مشروع ذكي وموهوب لإدارة العرض.
عناصر المشروع
يجب على مدير المشروع الناجح إدارة أربعة عناصر أساسية للمشروع في وقت واحد. هذه العناصر مترابطة.
- نطاق: يتضمن هذا حجم المشروع وأهدافه ومتطلباته.
- مصادر:ستحتاج إلى أشخاص ومعدات ومواد في مكانها.
- زمن: هذا لا يعالج فقط مقدار الوقت الذي سيستغرقه المشروع بشكل عام. يجب أن يتم تقسيمها إلى فترات المهام والتبعيات والمسار الحرج.
- مال:احصل على فهم قوي للتكاليف والطوارئ والأرباح.
أهم عنصر: النطاق
نطاق المشروع هو تعريف ما يفترض أن يحققه المشروع وميزانيات الوقت والمال التي تم إنشاؤها لتحقيق هذه الأهداف. يجب أن يكون لأي تغيير في نطاق المشروع تغيير مطابق في الميزانية أو الوقت أو الموارد أو الثلاثة.
إذا كان نطاق المشروع هو تشييد مبنى لإيواء ثلاث عناصر واجهة مستخدم بميزانية قدرها 100،000 دولار أمريكي ، فمن المتوقع أن يقوم مدير المشروع بذلك. إذا تم تغيير النطاق إلى مبنى لأربع أدوات ، فيجب على مدير المشروع الحصول على تغيير مناسب في الوقت والمال والموارد.
مصادر
هناك ثلاثة جوانب لفهم الموارد وإدارتها: الأشخاص والمعدات والمواد.
يجب على مدير المشروع الناجح أن يدير بشكل فعال الموارد المخصصة للمشروع ، بما في ذلك أعضاء فريق المشروع ، وموظفي البائعين ، والمقاولين من الباطن. يجب عليه التأكد من أن موظفيه يمتلكون المهارات والأدوات التي يحتاجون إليها لإكمال المهمة ، ويجب عليه مراقبة ما إذا كان لديه عدد كافٍ من الأشخاص لإكمال المشروع في الموعد النهائي. وظيفته هي التأكد من أن كل شخص يفهم المهمة والمواعيد النهائية للمشروع.
يقدم العضو الأقدم في كل مجموعة من الموظفين تقارير إلى مدير المشروع عندما يدير الموظفين المباشرين ، ولكن قد يكون لدى الموظفين أيضًا مدير مباشر يقدم التوجيه الفني. في حالة إدارة المصفوفة مثل فريق المشروع ، تتمثل مهمة مدير المشروع في توفير توجيه المشروع للمديرين التنفيذيين. عادة ما تعني إدارة عقود العمل من الباطن إدارة فريق العمل للعمال الذين يتم التعاقد معهم من الباطن ، والذين بدورهم يديرون هؤلاء العمال.
يجب على مدير المشروع غالبًا شراء المعدات والمواد وإدارة استخدامها أيضًا حتى يتمكن الفريق من العمل بكفاءة. وهو مسؤول عن وجود المعدات والمواد المناسبة في الموقع الصحيح في الوقت المناسب.
زمن
العناصر الثلاثة لإدارة الوقت الناجح هي المهام والجدول الزمني والمسار الحرج.
قم ببناء الجدول الزمني للمشروع من خلال سرد جميع المهام التي يجب إكمالها بالترتيب. يجب أن يتم بعضها بالتتابع بينما يمكن أن يتداخل البعض الآخر أو يتم في نفس الوقت. حدد مدة لكل مهمة. تخصيص الموارد المطلوبة. حدد المهام السابقة - المهام التي يجب إكمالها قبل الآخرين - والخلفاء ، المهام التي لا يمكن أن تبدأ إلا بعد اكتمال كل مهمة أخرى. يشار إلى هذا الجانب من إدارة المشروع في بعض الأحيان باسم إدارة الشلال لأن إحدى المهام تتبع أخرى بترتيب تسلسلي أكثر أو أقل.
يمكن لبرنامج إدارة المشروع تبسيط مهمة إنشاء وإدارة الجدول الزمني للمشروع.
تتمتع بعض المهام ببعض المرونة في تواريخ البدء والانتهاء المطلوبة. هذا يسمى "تعويم". المهام الأخرى ليس لها مرونة. لديهم صفر تطفو. ويسمى الخط من خلال جميع المهام التي بدون تعويم المسار الحرج. يجب إكمال جميع المهام في هذا المسار - ويمكن أن تكون هناك مسارات متعددة ومتوازية - في الوقت المحدد إذا كان المشروع سيأتي بحلول الموعد النهائي. إن مهمة إدارة الوقت الرئيسية لمدير المشروع هي مراقبة المسار الحرج.
مال
الاعتبارات الثلاثة في إدارة الأموال هي التكاليف ، والطوارئ ، والأرباح.
كل مهمة لها تكلفة ، سواء كانت ساعات العمل لمبرمج كمبيوتر أو سعر شراء ساحة مكعبة من الخرسانة. يتم تقدير كل من هذه التكاليف وإجماليها عند إعداد ميزانية المشروع.
ستكون بعض التقديرات أكثر دقة من غيرها. وبالتالي ، يجب أن تتضمن ميزانية المشروع بدلًا للطوارئ - الأموال التي تم تخصيصها في الميزانية "فقط في حالة" تختلف التكلفة الفعلية لأحد العناصر بشكل كبير عن التقدير.
الربح هو المال الذي تريد الشركة جنيه من المهمة. يتم وضعه على رأس التكلفة.
لذلك تتكون ميزانية المشروع من التكلفة المقدرة ، بالإضافة إلى الطوارئ ، بالإضافة إلى أي ربح. تتمثل وظيفة مدير المشروع في الحفاظ على التكلفة الفعلية عند أو أقل من التكلفة المقدرة وتعظيم الربح الذي تجنيه الشركة من المشروع.
إدارة المشاريع هي فن وعلم
إدارة المشروع الناجحة تأخذ الممارسة. يمكن أن تمنحك هذه الأفكار فهمًا أساسيًا لإدارة المشروع ولكنها تعتبرها مجرد بداية. إذا كانت وظيفتك أو مسارك الوظيفي يتضمن إدارة المشروع ، وإذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك ، فتحدث إلى مديري المشاريع الناجحين ، واقرأ ، وممارسة. يمكن أن تكون إدارة المشاريع مهنة مجزية للغاية.
