كيفية الرد على أسئلة المراجعة الداخلية
المحتوى
- سيصادف الموظفون التدقيق الداخلي
- الإجابة بصدق
- افترض أنهم لا يعرفون شيئًا عن مجال خبرتك
- قم بتوصيل النقاط لهم
يبحث المدققون الداخليون في أفعال وواجبات جميع الموظفين والأقسام داخل الشركة لاكتشاف طرق لتحسين أداء المنظمة ككل. على السطح ، يبدو هذا وكأنهم يدخلون أنفسهم حيث لا ينتمون ، ولكنهم في الواقع ، يؤدون دورًا حاسمًا في حماية وتحسين مؤسساتهم.
سيصادف الموظفون التدقيق الداخلي
تجري معظم الشركات الخاصة والعامة عمليات تدقيق داخلية منتظمة للتأكد من أنها تسير على الطريق الصحيح في تحقيق أهداف الشركة ومهامها. ستقوم الحكومة أيضا بإكمال التدقيق الداخلي المنتظم. ومع تقدمك في مهنتك في الخدمة العامة ، هناك فرصة جيدة سيكون عليك الرد على الأسئلة التي يطرحها المدققون الداخليون.
في الغالبية العظمى من الظروف ، يقوم المدققون بجمع المعلومات فقط. على سبيل المثال ، قد يحاولون فهم كيفية عمل الجزء الخاص بك من المؤسسة.
ليست هناك حاجة للتوتر عندما يتحدث معك مدقق داخلي. المدققون الداخليون هم محترفون يحاولون فقط أداء عملهم اليومي. من المؤكد أن عملهم يمكن أن يجعلك أنت والآخرين غير مرتاحين. إنها تحدد نقاط الضعف في الأنظمة وتوصي بالإجراءات التصحيحية.
لكن في النهاية ، يجعلون منظماتهم تعمل بشكل أفضل ، وتكون إجاباتك على أسئلتهم حاسمة لتحقيق ذلك. إذن إليك ثلاث نصائح للرد على المدققين الداخليين عندما يطرقون بابك.
الإجابة بصدق
يعرف المدققون الداخليون متى لا يضيف شيء ما. لا تعطيهم سببًا للشك في مصداقيتك من خلال كونك أي شيء أقل من الصدق التام.
إذا كنت لا تعرف إجابة السؤال ، فلا تحاول خداع طريقك من خلاله. سوف ينتهي بك الأمر لجعل نفسك تبدو سخيفًا عندما يجدون الجواب الحقيقي. الخيار الأفضل هو ببساطة القول بأنك لا تعرف الإجابة. إذا كان هناك شيء يمكنك البحث عنه ، فاعرض ذلك. قد يأخذونك على العرض ، أو قد يكون لديهم بالفعل بعض الأفكار حول كيفية الحصول على الإجابة.
عندما تعتقد أن المراجعين الداخليين قد لا يحبون إجابتك ، لا تخجل من إعطاء ردك. إنهم يريدون فهم الأشياء كما هي في الواقع ، لذلك حتى عندما تكون إجابتك ليست ما سيجعل وظيفتهم أسهل أو ما يتوقعون سماعه ، فإنهم بحاجة إلى معرفة الحقيقة.
افترض أنهم لا يعرفون شيئًا عن مجال خبرتك
عادةً ما يكون المدققون الداخليون أشخاصًا حادين ، لكن لا يمكنهم أن يكونوا خبراء في كل شيء. يركز البعض تدريبهم المهني ويعملون على جوانب معينة من التدقيق الداخلي مثل أنظمة المعلومات أو المالية ، ولكن لا يفترض أنهم يعرفون مجال خبرتك.
يبدو وكأنه أمر معين ، ولكن من السهل الانزلاق إلى استخدام المصطلحات أو تخطي الخطوات عند وصف العمليات. ما هو عمل طائش بالنسبة لك هو على الأرجح ليس للمراجع الداخلي الذي يسعى لفهم عمليات عملك. فكر في كل عمل تقوم به. شيء قد يبدو كخطوة واحدة بالنسبة لك يمكن أن يكون عدة خطوات قمت بخلطها معًا في عقلك عبر سنوات من التكرار.
حتى عندما تبدو المحادثة مملة وبسيطة للغاية ، تذكر أن المدققين الداخليين يحاولون تقسيم العمليات إلى أصغر أنشطتهم. عندها فقط يمكنهم العثور على المكان الذي يمكن أن تسير فيه العمليات.
قم بتوصيل النقاط لهم
لا يقوم المدققون الداخليون بتفكيك العمليات إلى أصغر أجزاءهم فحسب ، بل يبحثون أيضًا عن الترابط بين الأشخاص والعمليات. إنهم يبحثون عن جميع الأشخاص المشاركين في عملية لمعرفة من يحتاج إلى المشاركة ، ومن لا يشارك ولكن يجب أن يكون كذلك ، وكيف يتفاعل هؤلاء الأشخاص وما إذا كانت هناك ضوابط كافية لمنع أو الاحتيال أو التبذير أو سوء الاستخدام .
عند الرد على المراجعين الداخليين ، أشر إلى المكان الذي تتفاعل فيه أنت وعملياتك مع الآخرين وعملياتهم. إن ربط النقاط مثل هذه يمنحها صورة أوضح لكيفية عمل المنظمة ككل. كما توفر هذه المعلومات للمراجعين الداخليين معلومات تفصيلية حول من يتحدثون وأين يمكن العثور على معلومات إضافية.
