كيفية توثيق أداء الموظف
المحتوى
- التوثيق أمر حاسم لاتخاذ القرار المناسب
- لماذا يجب عليك توثيق أداء الموظف
- ماذا توثق
- كيفية التوثيق
- ما يجب أن توفر الوثائق
- مكان توثيق المستندات وتخزينها
- الخط السفلي
التوثيق أمر حاسم لاتخاذ القرار المناسب
في عالم الموارد البشرية والتوظيف ، يمكن للتوثيق حول أداء الموظف أن يجعل أو يكسر قدرتك على تأديب الموظفين أو إنهائهم أو ترقيتهم إلى حد ما ومكافأتهم وتقديرهم.
يعد التوثيق ضروريًا للمديرين وموظفي الموارد البشرية لأنك تحتاج إلى بذل جهد جاد لتسجيل جميع الأحداث في تاريخ التوظيف لموظفيك - سواء كانت حوادث الأداء إيجابية أو سلبية.
ستجد هنا كل ما يحتاجه المديرون وموظفو الموارد البشرية لتوثيق أداء الموظفين بعناية.
لماذا يجب عليك توثيق أداء الموظف
- يوفر التوثيق دليلاً على أن مشكلات الأداء تمت مناقشتها مع الموظف بطريقة دقيقة ومختصرة.
- تقدم الوثائق سجلاً لتحسين الموظف أو فشله في تحسين الأداء بمرور الوقت. إنه ترتيب زمني ووصف دقيق لإجراءات الموظف وإجراءات المدير والأحداث عند حدوثها.
- يوفر التوثيق أدلة تدعم قرارات الإدارة في اتخاذ إجراءات غير مواتية مثل الانضباط أو الإنهاء مع الموظف.
- تقدم الوثائق دليلاً على أن الموظف يستحق ترقية أو فرصة متاحة على الموظفين الآخرين المؤهلين أيضًا.
- يوفر التوثيق دليلاً يبرر زيادة الراتب أو نقصانه أو سبب عدم حصول الموظف على أي زيادة.
- في حالة رفع دعوى قضائية ، يحمي التوثيق الكامل والدقيق مصالح صاحب العمل. يمكن للوثائق أن تدعم إجراءات الإدارة في إنهاء موظف فاشل. كما يمكن أن يثبت أنه تم إنهاء خدمة الموظف لأسباب قانونية على عكس أسباب أخرى مثل التمييز غير القانوني.
ماذا توثق
يحتاج المديرون إلى توثيق أداء الموظفين ، سواء المساهمات الإيجابية أو إخفاقات الأداء. يحتاجون إلى توثيق بالضبط ما فعله الموظف وما قاله وما فعله المدير وقاله رداً أثناء الاجتماع أو المحادثة.
تحتاج إلى توثيق أي اتفاقيات تم إجراؤها أثناء المحادثة ، وتحديد الأهداف ، والتحسينات المطلوبة والمتوقعة ، والجدول الزمني للتحسين. يجب أن تحتوي الوثائق أيضًا على التزامات يقوم بها المدير لمساعدة الموظف.
كيفية التوثيق
يجب كتابة الوثائق أثناء أو بعد الاجتماع أو المحادثة مع الموظف. يجب ألا تفوتك أبدًا كتابة المحادثة مع الموظف في اليوم الذي حدث فيه ذلك بالفعل. يؤثر الانتظار حتى وقت لاحق أو في اليوم التالي على جودة التوثيق لأنه يعتمد على ما تتذكره.
أحد أسوأ الأخطاء التي يرتكبها المديرون هو الاعتقاد أنه يمكنهم إعادة بناء تاريخ إرشاد الموظف حسب الحاجة. لا ينخدع أي شخص HR لديه أي خبرة في التوثيق اللائق في الوقت المناسب بسجل مُعاد بناؤه. المديرين الذين يعيدون البناء من الذاكرة يجلبون مخاطر غير ضرورية وغير مقبولة لشركتهم لأن التاريخ المختلق لن يصمد في دعوى قضائية محتملة.
أنت بحاجة إلى وثائقك لتظهر بشكل احترافي وأنيق ومنظم. اكتب الوثائق كما لو كنت تتحدث عن تاريخ الأحداث لطرف ثالث. لا تعرف أبدًا من قد يقرأ وثائقك يومًا ما ، لذا تأكد من أنها تعكس احترافيتك. (الجزء الخلفي من منديل الكوكتيل أو المغلف أو الملاحظة اللاصقة غير مؤهل كمستندات احترافية.)
يجب أن تذهب وثائقك إلى المدير الجديد للموظف إذا حصل الموظف على وظيفة جديدة - أو قمت بها - في مؤسستك. من أجل ذاكرتك وإبلاغ المدير الجديد للموظف ، تحتاج إلى وضع اسم الموظف ولقبه واسمك ولقبك والتاريخ الكامل في كل مستند.
اكتب وثائق واقعية وعادلة وقانونية وموضوعية وكاملة ومتسقة. تجنب الآراء (مايك هو قذر. أليس كسول. توم كان يكذب علي). لاعب.).
تجنب أيضًا محاولة تفسير سلوك الموظف. (يجب ألا تحب مارشا هذه المهمة. يبدو أن بولا فوق رأسها.) قلل من استخدامك للكلمات الوصفية مثل الصفات والظروف (ببطء ، قذرة ، غير سعيدة ، مزاجية ، وقحة). اذكر السلوك والتصرفات الخاصة بالموظف ، وليس رأيك أو تفسيره.
ما يجب أن توفر الوثائق
في المراجعة اللاحقة للوثائق ، ما هو مطلوب هو تسجيل دقيق للمحادثة. التزم بالحقائق واكتب ما قلته وما قاله الموظف. تأكد من أن الوثائق الخاصة بك لا لبس فيها وأنها تحصل على الحقائق مباشرة. (في أي حالة قانونية محتملة ، فإن الأخطاء في أي من الأحداث الموثقة تجعل كل ما تبقى من الوثائق مشبوهة.)
أخيرًا ، قم بتوثيق أي اتفاقيات ، والتزامات ، وجداول زمنية ، وتحسينات مطلوبة ، ونقاط وصول ، وتفاصيل أخرى قد تنزلق من الذاكرة. تأكد من تعيين تاريخ ووقت للمواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق حتى لا يحدث سوء الفهم.
تعرف على سياسة التوثيق الخاصة بقسم الموارد البشرية ، والتي ستخبرك بالوثائق التي تحتاج إلى وضع في ملف الموظفين الخاص بالموظف.
مكان توثيق المستندات وتخزينها
نظرًا لأن الوثائق المتعلقة بالموظفين سرية وخاصة للموظف ، يجب أن تتأكد من أن أي وثائق تظل سرية للمدير والموارد البشرية والمدير التالي للموظف المحتمل. وبالتالي ، لا يوصى بوضع وثائق على محرك أقراص كمبيوتر مشترك. من الأفضل الاحتفاظ بالوثائق المكتوبة بخط اليد ووثائق المدير المطبوعة في التخزين المقفل.
الخط السفلي
إذا اتبعت هذه الإرشادات ، عندما تذهب إلى الموارد البشرية لطلب المساعدة في تأديب الموظف أو إنهائه أو نقله إلى وظيفة تناسبها بشكل أفضل ، ستساعدك الموارد البشرية على حل المشكلة أو تحسين الوضع. عندما يخبرك HR بتوثيق أو وثيقة أو وثيقة أو أنهم لا يستطيعون مساعدتك ؛ سيتعين عليك تغطية جميع قواعدك.
يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، رغم أنها موثوقة ، ليست مضمونة من أجل الدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من دولة إلى أخرى ومن دولة لأخرى. يُرجى طلب المساعدة القانونية أو المساعدة من موارد حكومية حكومية أو اتحادية أو دولية للتأكد من صحة تفسيرك وقراراتك القانونية لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.
