كيفية وضع خطة الاستعانة بمصادر خارجية
المحتوى
الكثير من المناقشات حول الاستعانة بمصادر خارجية في وسائل الإعلام تجعلها تبدو معقدة ، لكنها بسيطة للغاية. حتى في منازلنا ، نقوم "بمصادر خارجية" للعديد من المهام: الطبخ ، والحفاظ على المروج ، ورعاية الأطفال ، على سبيل المثال لا الحصر. عندما لا يكون لدينا الوقت ، أو التركيز ، أو المهارات للقيام بالعمل بأنفسنا ، فإننا نبحث عن شخص قادر ، وشخص يقوم بالعمل مقابل ثمن يمكننا دفعه. تعمل الشركات بنفس الطريقة ، على الرغم من أن قراراتها قد تنطوي على المزيد من العوامل وصناع القرار.
عمليات التطوير
ولكن مثلما تتخذ العائلات قرارات مختلفة ، يمكن للشركات اتخاذ قرارات مختلفة بشكل مذهل حول الاستعانة بمصادر خارجية. لا يوجد نموذج يعمل لجميع الشركات ، ولكن هناك عملية تحتاج جميع الشركات إلى وضعها في الاعتبار:
ادراك
في الماضي ، ربما لم تكن العديد من الشركات تعرف حتى ما هو الاستعانة بمصادر خارجية. اليوم ، يعرفون عن الاستعانة بمصادر خارجية ، ولكن قد لا يدركون عدد برامج الاستعانة بمصادر خارجية (وما شابه ذلك) التي تعمل بها بالفعل: مراكز النسخ ، وغرف البريد ، وإدارة المرافق ، وتكنولوجيا المعلومات ، وحتى أجزاء من قسم قانوني للشركات. قد لا يحل الاستعانة بمصادر خارجية كل مشكلة ، ولكن التعرف على الجيل السابق من العقود سيحدد المشاريع الجديدة ويوفر رؤية قيّمة.
تحديد الأهداف
لتكون ناجحًا في إنشاء برنامج الاستعانة بمصادر خارجية ، تحتاج إلى تحديد أهداف محددة ، مثل تقليل التكاليف العامة للشركات بنسبة خمسة بالمائة ، أو التركيز على الكفاءة لموقع واحد ، أو إلقاء نظرة فقط على الوظائف التي يتم تنفيذها في وحدة أعمال واحدة. الأهداف لا تحتاج إلى تفاصيل هائلة. مع زيادة تجربة الاستعانة بمصادر خارجية ، ستتغير التعريفات.
مشاركة
أنت بحاجة إلى مشاركين من العديد من مجالات الخبرة لتقديم مدخلات للخطة ، للتحقق من الافتراضات ولتوفير حكم الخبراء. عندما تنتقل من خطة عامة إلى مشاريع محددة ، ستكرر هذه العملية وتنشئ مجموعات فرعية بمعرفة أكثر تحديدًا.
هوية
الآن بعد أن أصبح لديك أهداف وخبراء لتحديد المعلومات وتفسيرها ، فقد حان الوقت لتحديد مشاريع محددة لبرنامج الاستعانة بمصادر خارجية. تقوم كل شركة بتطوير معايير مختلفة وهي مدفوعة بالثقافة بقدر ما تقوم بالتحليل المالي أو التشغيلي ، ولكن هناك معايير مشتركة يجب عليك النظر إليها:
- القرارات السابقة: ربما اتخذت شركتك قرارات سابقة بشأن استخدام غير الموظفين ، مثل العمال المؤقتين أو عقود الخدمة. العمل مع المشتريات ومكتب إدارة المشاريع الخاص بك للحصول على التفاصيل. انظر كيف عالجوا القضايا في هذه القائمة ، وجمع الدروس المستفادة.
- الخبرة: هل تقوم بوظائف أو تنتج منتجات دون خبرة كافية ، أو هل تواجه مشاكل في الاحتفاظ بالمديرين؟ هل لدى الإدارة الحالية خطة لمعالجة هذه المشاكل؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يكون هذا مشروع الاستعانة بمصادر خارجية جيدة.
- جودة: حتى إذا كانت الوظيفة بها أشخاص لديهم المهارات المناسبة والمديرين ذوي الخبرة ، فقد لا تحصل على مستوى الخدمة الذي تحتاجه. هل يجري المدير استطلاعات للعملاء؟ ماذا يقول العملاء عن المنتجات أو الخدمات؟ فجوة في الجودة أو عدم الاهتمام بخدمة العملاء هي علامة أخرى للاستعانة بمصادر خارجية.
- كلفة: خدمة عالية الجودة بشكل استثنائي ليست بالضرورة قيمة جيدة. كيف تقارن تكاليفك بالمنافسين؟ هل تنتج الوظيفة تقارير شهرية: تكاليف الوحدة ، تكلفة التشغيل ، اتجاهات التكلفة لعدة سنوات؟ إذا لم تتمكن هذه الوظيفة من إنتاج هذه التقارير ، فقد توفر خدمة الاستعانة بمصادر خارجية شفافية أكبر في عملياتك.
- مقياس: عندما تفحص شركتك بالكامل ، ستقوم بالعديد من الاكتشافات غير المتوقعة. حافظ على تركيزك! أحد المشاريع الكبيرة هو مرشح أفضل للاستعانة بمصادر خارجية من عدد من المشاريع الصغيرة. سيتطلب هذا المشروع الكبير الوحيد موارد إدارية وتنظيمية أقل بكثير. احتفظ بقائمة شاملة ، ولكن حدد فقط المرشحين الذين يقدمون تأثيرًا كبيرًا على الموجة الأولى من المشاريع.
- الأمان: لديك الآن فكرة جيدة عن المشاريع المحتملة. حان الوقت لترشيحها وفقًا لمعايير الأمان. الأمن موضوع معقد ومثير للجدل. تنطبق معايير مختلفة على الصناعات المختلفة ، وبعض الشركات أكثر وعيًا بالأمن من منافسيها. فهم المعايير الداخلية والصناعية ، والحد من مشاريع الاستعانة بمصادر خارجية وفقًا لذلك. قم بتضمين الأقسام القانونية ، وتكنولوجيا المعلومات ، وأمن الشركات ، والامتثال (إن وجد) ، وأي أقسام "خطر" في مناقشاتك.
- تحديد الأولويات: يجب تسجيل كل عنصر أعلاه (وربما خصائص أخرى) ، ثم يجب تعيين كل مشروع "قيمة الاستعانة بمصادر خارجية". مما لا شك فيه أنه سيكون هناك الكثير من الجدل حول الخصائص الأكثر أهمية ، إذا كانت درجاتهم دقيقة ، وما إذا كان ينبغي مراعاة الخصائص الأخرى. لا تتفاجأ إذا استمرت هذه العملية لأشهر أو حتى سنوات.
- الاتصالات: عندما تحدد أولويات المشاريع المحتملة ، تكون قد عقدت الكثير من الاجتماعات وتحدثت إلى الكثير من الأشخاص. توقع أن تكون هذه المناقشات معلومات عامة في الأقسام التي استهدفتها في الاستعانة بمصادر خارجية. افترض دائمًا أن هذه المناقشات ستصل إلى موظفيك ، غالبًا في الوقت الفعلي. يجب أن تكون الاتصالات المؤسسية المدروسة بعناية وجاهزة. لا تدع الشائعات تصبح مصدرًا للمعلومات أفضل من الحقائق.
تنفيذ
في نهاية هذه العملية ، سيكون لديك خطة الاستعانة بمصادر خارجية الأولية الخاصة بك. هناك العديد من الخطوات أثناء تنفيذ هذه الخطة: تأكيد البيانات ، وإنشاء لجان فرعية لمشاريع محددة ، وتحديد البائعين ، وتشغيل الطيارين ، ومنح العقود ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن تطوير خطتك يوفر لك الخطوات الأولى والأكثر أهمية.
