تحيات البريد الإلكتروني التي تحصل على قراءة
المحتوى
وفقًا لـ BusinessInsider.com ، يخصص الموظف العادي حوالي 25٪ من يومه للتخلص من مئات الرسائل الإلكترونية. في حين أن بعض الأشخاص يحتاجون إلى تنظيف آداب البريد الإلكتروني الأساسية ، فإن آخرين يرتكبون الأخطاء ببساطة لأنهم غارقون في الحجم الهائل للاتصالات.
أثناء البحث عن وظيفة ، من المحتمل أن ترسل العديد والعديد من رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك رسائل الغلاف وملاحظات الشكر والرسائل إلى الاتصالات المتعلقة بالبحث عن وظيفة.
خصص بعض الوقت لتجنب ارتكاب أخطاء محرجة ، مثل التهجئة الخاطئة لاسم شخص ما ، وتأكد من كتابة الملاحظات التي تحصل على رد.
ابدأ بتحية احترافية
جاهد للوضوح في سطر الموضوع الخاص بك. اختر شيئًا مباشرًا يحدد الغرض من بريدك الإلكتروني ، مثل "تم تغيير وقت الاجتماع" أو "استعلام سريع حول اقتراحك".
تجنب تعلق الجزرة باستخدام جملة تشويقية مثل "أحتاج إلى إبلاغك ..." يحاول إغراء القراءة لفتح البريد الإلكتروني للوصول إلى نيتك. غالبًا ما يقرر الأشخاص ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا بناءً على سطر الموضوع ، لذا اختر بريدًا إلكترونيًا يوضح غرضك بوضوح.
استخدم تحية احترافية. تضمين تحية مناسبة للظروف والمتلقي. تعمل بعض رسائل الترحيب في بريد إلكتروني ولكن لا يتم استخدامها في رسالة عادية بينما تعمل بعض رسائل الترحيب لكليهما.
اختر تحية بناءً على مدى معرفتك بالشخص الذي تكتب له ونوع الرسالة التي ترسلها. على سبيل المثال ، إذا كتبت لشخص تعرفه ، فإن "Hi Jim" مناسب. سيكون "عزيزي السيد / السيدة. سميث" مناسبًا عند التقدم لوظيفة أو كتابة رسالة عمل.
تجنّب فتح رسالة بريد إلكتروني تحتوي على كلمة "مرحبًا" والتي تبدو غير رسمية للغاية ولا يتم استخدامها بشكل عام في مكان العمل. أيضًا ، خجل من "مرحبًا" أو "مرحبًا" ، حتى إذا كانت طبيعة بريدك الإلكتروني مريحة.
أمثلة الترحيب
- عزيزي الاسم الأول الاسم الأخير(يعمل هذا جيدًا إذا كنت لا تعرف جنس الشخص الذي تكتب إليه)
- عزيزي الاسم الأول(عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه)
- مرحبًا الاسم الأول(عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه)
- عزيزي السيد / السيدة. الكنية
- عزيزي السيد / السيدة. الاسم الاول الاسم الاخير
- عزيزي دكتور اسم العائلة
- إلي من يهمه الامر
- عزيزي مدير الموارد البشرية
- عزيزي مدير التوظيف
استخدم علامات الترقيم المناسبة بعد التحية. لمزيد من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، استخدم الفاصلة المنقوطة بعد الاسم. بالنسبة للأشخاص الذين تعرفهم أو أكثر من المراسلات غير الرسمية ، استخدم فاصلة بعد اسم الترحيب.
تجنب الأخطاء الشائعة
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تحدث الأخطاء التالية في بعض الأحيان عندما يندفع الأشخاص إلى إلغاء رسالة بسرعة. خذ الوقت الكافي لمراجعة رسالتك وتنفيذ الخطوات التالية.
- أضف عنوان البريد الإلكتروني الأخير.إذا لم يكن لديك خيار إلغاء إرسال بريد إلكتروني ، فأضف العنوان أخيرًا إذا كنت تميل إلى استخدام إصبع سريع. أدخل اسم المستلم فقط عندما تكون متأكدًا من أن بريدك الإلكتروني جاهز للعمل.
- تجنب خطأ "الرد على الكل" القديم.شاهد إصبعك عند الضغط على "رد على الكل". ضع في اعتبارك ما إذا كان كل شخص في القائمة يحتاج حقًا إلى قراءة ما تريد قوله. ضع في اعتبارك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني القديمة في السلسلة التي قد لا ترغب في رؤية شخص ما في قائمة "الرد على الكل".
- اذهب بسهولة على الفكاهة. قد يصعب تمييز الفكاهة في رسالة بريد إلكتروني نظرًا لأن نغمتك لن تتألق بالضرورة. بدون لغة الجسد أو تعبير الوجه أو الإيقاع ، يمكن أن تسقط الدعابة بشكل مسطح أو حتى تهين القارئ دون قصد. العبها بأمان واتركها.
- صحح بروفات الطباعة.لا ترتكب خطأ التفكير في أن الناس سوف يغفرون الأخطاء المطبعية في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية أو أنه سيتم التسامح مع الأخطاء إذا كنت تكتب على هاتفك. قد يتم الحكم عليك بقسوة بسبب أخطاء في بريدك الإلكتروني ، خاصة إذا كانت متفشية. لا تعتمد على المدقق الإملائي الذي يمكنه غالبًا اختيار الكلمة الخطأ لك. قم بتدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تمامًا كما تفعل مع أي مستند مهم. على وجه الخصوص ، تحقق دائمًا وتأكد جيدًا من كتابة أسماء الأشخاص بشكل صحيح.
- لا تستخدم الرموز التعبيرية أو الرموز التعبيرية. المزيد والمزيد ، بدأت رسائل البريد الإلكتروني تشبه الرسائل النصية. تتضمن رسائل مكان العمل الآن أحيانًا رموز تعبيرية "رائعة" أو وجوه مبتسمة. على الرغم من أنها أصبحت أكثر شيوعًا ، تجنب الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية في المراسلات الرسمية. إذا كانت رسالة الترحيب بالبريد الإلكتروني تتضمن اسم العائلة للشخص ، فهذه علامة أكيدة يجب عليك ترك الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية.
- تذكر أن البريد الإلكتروني يستمر إلى الأبد.فكر مرتين قبل إرسال بريد إلكتروني إلى شيء شخصي أو سري ، أو فصل أحد الأشخاص عبر البريد الإلكتروني ، أو الاستخفاف به ، أو الرد بغضب. يمكن إعادة إحياء الرسائل الإلكترونية المحذوفة من النسخ الاحتياطية للبيانات. قد يكون من الأفضل القيام بهذه الأنواع من التفاعلات شخصيًا. تطبيق قاعدة الـ 24 ساعة. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان يجب إرسال الرسالة ، فانتظر حتى اليوم التالي لاتخاذ القرار. قاعدة أساسية جيدة أخرى: لا تكتب أي شيء في بريد إلكتروني لن ترغب في مشاركته علنًا ، كما هو الحال في الترسب ، أو على وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال.
