10 خطوات حاسمة لتضمينها في خطة المشروع

المحتوى

• أهداف المشروع
• نطاق المشروع
• المعالم والنواتج الرئيسية
• انهيار الهيكل العمل
• ميزانية
• خطة الموارد البشرية
• خطة إدارة المخاطر
• خطة الاتصالات
• خطة إدارة أصحاب المصلحة
• خطة إدارة التغيير

خطة المشروع هي تتويج للتخطيط الدقيق من قبل مدير المشروع. هو المستند الرئيسي الذي يوجه كيفية تشغيل المشروع ، وفقًا لنوايا المدير لكل جانب رئيسي من جوانب المشروع. على الرغم من أن خطط المشروع تختلف من شركة إلى أخرى ، إلا أن هناك عشرة عناصر أو خطوات حاسمة يجب تضمينها في خطة المشروع الفعالة لتجنب الارتباك والارتجال القسري خلال مرحلة تنفيذ المشروع.

أهداف المشروع

يتم تعريف أهداف المشروع في ميثاق المشروع ، ولكن يجب تضمينها في خطة المشروع أيضًا لتوضيح أهداف المشروع أو تضمين الميثاق كملحق. بغض النظر عن كيفية اختيار مدير المشروع لدمج الأهداف في خطة المشروع ، فإن الشيء المهم هو الحفاظ على ارتباط واضح بين ميثاق المشروع - المستند الرئيسي الأول للمشروع - والمستند الرئيسي الثاني للمشروع ، خطة المشروع.

نطاق المشروع

مثل أهداف المشروع ، يتم تحديد النطاق في الميثاق ويجب أن يتم تحسينه في خطة المشروع من قبل مدير المشروع. من خلال تحديد النطاق ، يمكن أن يبدأ مدير المشروع في إظهار كيف سيبدو هدف المشروع أو المنتج النهائي في النهاية. إذا لم يتم تحديد النطاق ، يمكن توسيعه طوال المشروع ويؤدي إلى تجاوزات التكلفة والمواعيد النهائية الفائتة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تقود فريقًا تسويقيًا لإنشاء كتيب لخط إنتاج الشركة ، فيجب أن تشير إلى عدد الصفحات وأن تقدم أمثلة لكيفية ظهور المنتج النهائي.

بالنسبة لبعض أعضاء الفريق ، قد يعني الكتيب صفحتين ، بينما قد يعتبر الآخرون عشر صفحات كافية. يمكن أن يؤدي تحديد النطاق إلى جعل الفريق بأكمله في نفس الصفحة في البداية.

المعالم والنواتج الرئيسية

تسمى الإنجازات الرئيسية للمشروع بالمراحل الهامة وتُسمى منتجات العمل الرئيسية بالإنجازات الرئيسية. كلاهما يمثلان المكونات الكبيرة للعمل في المشروع. يجب أن تحدد خطة المشروع هذه العناصر ، وتحديدها ، وتحديد المواعيد النهائية لإكمالها.

إذا قامت منظمة بمشروع لتطوير برمجيات جديدة ، يمكن أن تكون المخرجات الرئيسية هي القائمة النهائية لمتطلبات العمل وكيفية تنفيذها.

بعد ذلك ، يمكن أن يكون للمشروع معالم لإنجاز التصميم ، واختبار النظام ، واختبار قبول المستخدم ، وتاريخ طرح البرنامج. هذه المعالم لها منتجات عمل مرتبطة بها ، لكنها تتعلق بالعمليات أكثر من المنتجات نفسها.

لا يجب أن تكون المواعيد النهائية والمواعيد النهائية الرئيسية للتسليم تواريخ دقيقة ، ولكن كلما كانت أكثر دقة ، كان ذلك أفضل. تساعد التواريخ الدقيقة مديري المشاريع على كسر هياكل العمل بشكل أكثر دقة.

في هذه المرحلة من الخطة ، ستقوم بإنشاء معالم حتى تتمكن من أخذ مخرجات كبيرة أو عالية المستوى وتقسيمها إلى مخرجات صغيرة ، والتي يمكن تحديدها في الخطوة التالية.

انهيار الهيكل العمل

يعمل هيكل تفصيل العمل (WBS) على تفكيك المعالم البارزة والتسليمات الرئيسية في المشروع إلى قطع أصغر بحيث يمكن تكليف شخص واحد بالمسؤولية عن كل وجه. عند تطوير هيكل تقسيم العمل ، يأخذ مدير المشروع في الاعتبار العديد من العوامل مثل نقاط القوة والضعف لأعضاء فريق المشروع ، والترابط بين المهام ، والموارد المتاحة ، والموعد النهائي العام للمشروع.

مديرو المشروع مسؤولون في النهاية عن نجاح المشروع ، لكنهم لا يستطيعون القيام بالعمل بمفردهم. WBS هي أداة يستخدمها مدير المشروع لضمان المساءلة على المشروع لأنه يخبر راعي المشروع وأعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المسؤولين عن ماذا. إذا كان مدير المشروع معنيًا بمهمة ، فإنهم يعرفون بالضبط من يجتمعون بشأن هذا القلق.

ميزانية

توضح ميزانية المشروع مقدار الأموال المخصصة لإكمال المشروع. مدير المشروع مسؤول عن توزيع هذه الموارد بشكل مناسب. بالنسبة للمشروع الذي يحتوي على البائعين ، يضمن مدير المشروع اكتمال التسليمات وفقًا لشروط العقد ، مع إيلاء اهتمام خاص للجودة. ترتبط بعض ميزانيات المشروع بخطة الموارد البشرية.

من المهم تحديد تكلفة كل معلم وقابلة للتسليم من خلال النظر في مقدار الوقت المطلوب ، وتكلفة العمالة اللازمة لإكمال المهام. ترتبط تكلفة المشروع بالوقت الذي يستغرقه المشروع ، والذي يعود إلى نطاق المشروع. يجب أن يكون النطاق والمعالم والمهام والميزانية متسقة وواقعية.

خطة الموارد البشرية

توضح خطة الموارد البشرية كيف سيتم تشغيل المشروع. تُعرف خطة الموارد البشرية أحيانًا باسم خطة التوظيف ، وهي تحدد من سيكون في فريق المشروع ومقدار الوقت المتوقع من كل شخص القيام به. في تطوير هذه الخطة ، يتفاوض مدير المشروع مع أعضاء الفريق والمشرفين عليهم حول مقدار الوقت الذي يمكن لكل عضو في الفريق تخصيصه للمشروع. إذا كانت هناك حاجة إلى موظفين إضافيين للتشاور بشأن المشروع ولكنهم جزء من فريق المشروع ، فإن هذا أيضًا موثق في خطة التوظيف. مرة أخرى ، يتم استشارة المشرفين المناسبين.

خطة إدارة المخاطر

يمكن أن تسوء أشياء كثيرة في المشروع. في حين أن توقع كل كارثة محتملة أو زوبعة بسيطة أمر صعب ، يمكن توقع العديد من المزالق. في خطة إدارة المخاطر ، يحدد مدير المشروع المخاطر التي يتعرض لها المشروع ، واحتمال حدوث تلك السيناريوهات ، واستراتيجيات التخفيف منها. لصياغة هذه الخطة ، يسعى مدير المشروع إلى الحصول على مدخلات من راعي المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة والخبراء الداخليين.

يتم وضع استراتيجيات التخفيف للمخاطر التي من المحتمل أن تحدث أو لها تكاليف عالية مرتبطة بها. يتم الإشارة إلى المخاطر التي من غير المحتمل أن تحدث وتلك ذات التكاليف المنخفضة في الخطة ، على الرغم من عدم وجود استراتيجيات للتخفيف.

خطة الاتصالات

توضح خطة الاتصالات كيفية توصيل المشروع إلى مختلف الجماهير. تشبه خطة تفصيل العمل إلى حد كبير ، تحدد خطة الاتصالات مسؤولية إكمال كل عنصر لعضو فريق المشروع.

في هذه الخطوة ، من المهم تحديد كيفية توصيل المشكلات وحلها داخل الفريق وعدد مرات الاتصال بالفريق وأصحاب المصلحة أو المدير. لكل رسالة جمهور مقصود. تساعد خطة الاتصالات مديري المشاريع على ضمان وصول المعلومات المناسبة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

خطة إدارة أصحاب المصلحة

تحدد خطة إدارة أصحاب المصلحة كيفية استخدام أصحاب المصلحة في المشروع. في بعض الأحيان يحتاج أصحاب المصلحة فقط لتلقي المعلومات. يمكن الاهتمام بذلك في خطة الاتصالات. إذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من أصحاب المصلحة ، فإن خطة إدارة أصحاب المصلحة تحدد كيفية الحصول عليها.

خطة إدارة التغيير

تضع خطة إدارة التغيير إطار عمل لإجراء تغييرات على المشروع. على الرغم من أن مديري المشاريع يميلون إلى تجنب التغييرات في المشروع ، إلا أنه في بعض الأحيان لا يمكن تجنبهم. توفر خطة إدارة التغيير البروتوكولات والعمليات لإجراء التغييرات. من المهم للمساءلة والشفافية أن يتبع رعاة المشروع ومديرو المشروع وأعضاء فريق المشروع خطة إدارة التغيير.