قائمة مهارات ومسؤوليات Office Assistant
المحتوى
يمكن العثور على وظائف مساعد المكتب (على غرار المساعدين الشخصيين) في جميع الصناعات ، ومشاركة مجموعة كبيرة من المهارات. يُعرف المساعدون في المكتب أحيانًا بالسكرتارية أو المساعدين الإداريين ، ولكن ما يفعلونه هو المساعدة في عمل المكتب. سواء كان المكتب ينتمي إلى شركة محاماة ، أو ممارسة طبية ، أو مؤسسة تعليمية ، أو شركة ، فإن الاحتياجات متشابهة ؛ يجب أن يقوم شخص ما بتسجيل الملفات ، والحفاظ على الجداول الزمنية ، والعناية بالاتصالات الروتينية نيابة عن الأشخاص الذين يستخدمون المكتب. يمكن أن يكون شخص ما أنت.
مسؤوليات الوظيفة مساعد Office
في حين أن وظائف مساعد المكتب متشابهة بشكل عام مع بعضها البعض ، فإن الوظيفة لا تزال متغيرة - فهي تختلف من يوم لآخر ، بدلاً من مكتب إلى آخر. اليوم قد تكون بمثابة موظف استقبال ، وغدًا قد يتطلب إصلاح الطابعة ، وفي اليوم التالي ، سيتعين عليك إحضار خزانة الملفات بالكامل إلى القرن الحادي والعشرين. ستحتاج إلى مجموعة واسعة جدًا من المهارات لتحقيق النجاح.
مساعدو المكتب هم من بين الأبطال المجهولين في عالم الأعمال ، لأنه عندما تقوم بعملك بشكل صحيح ، لا يلاحظ أحد - يبدو أن المكتب يدير نفسه. لكن بعض الناس يستمتعون بالعمل سريع الخطى والمرن ، والشعور بأنهم في صميم كل شيء. ولا يزال بإمكان السكرتير الجيد العثور على عمل في أي مكان تقريبًا وفي أي نوع من المنظمات.
كيفية استخدام قوائم المهارات
يمكنك استخدام قوائم المهارات هذه طوال عملية البحث عن وظيفة. أولاً ، تعمل أسماء هذه المهارات ككلمات رئيسية ، لذا استخدم أكبر عدد ممكن عند كتابة سيرتك الذاتية. لا تعتمد على الاستعانة بالمشرفين لتكتشف أن لديك ما يريدون ، أخبرهم مباشرة.
ثانيًا ، يمكنك استخدام هذه الكلمات الرئيسية نفسها في خطاب المقدمة الخاص بك. ركز بشكل خاص على تلك التي يهتم بها رب عملك المحتمل. سيتعين عليك إجراء البحث ، لأنه في حين أن وظائف مساعد المكاتب غالبًا ما تكون متشابهة ، يختلف مشرفو التوظيف في أولوياتهم. من المحتمل أن يتضمن الوصف الوظيفي قائمة بالمهارات المطلوبة. انتبه إليه.
أخيرًا ، يمكنك استخدام هذه المناقشة للتخطيط لمقابلتك. تأكد من استعدادك لمثال واحد على الأقل لفترة أظهرت فيها مهارات من كل فئة مدرجة هنا.
قد يساعدك أيضًا في مراجعة قوائم المهارات المدرجة لدينا حسب الوظيفة وأنواع المهارات.
أعلى مهارات مساعد Office
مهارات الاتصال اللفظي: التواصل مهارة ناعمة حاسمة لمساعد مكتب. سيتعين عليك التفاعل مع المشرف الخاص بك وزملائك من موظفي المكتب والمهنيين الذين تساعدهم وربما العملاء أو الأشخاص في المكاتب الأخرى في نفس المؤسسة. أنت تعمل جميعًا كفريق ، وأنت مركز الاتصال الرئيسي لها. ستحتاج إلى أن تكون مبتهجًا ومفيدًا ومستنيرًا وصريحًا ومستمعًا جيدًا كل يوم.
- الهواتف الجواب
- علاقات العملاء
- الاتصالات
- تحويل المكالمات الهاتفية
- أخذ الرسائل
- المكالمات الهاتفية التوجيه
- لوحة التبديل
- هاتف
- التواصل اللفظي
مهارات الاتصال الكتابي: معظم مساعدي المكتب يكتبون الكثير. قد يكتبون مذكرات ، أو يملؤون نماذج ، أو مسودات رسائل أو رسائل بريد إلكتروني. يقوم البعض بإنشاء محتوى لموقع الشركة على الويب أو تحرير النص للآخرين. التواصل الكتابي الواضح والمهني أمر حتمي.
- المراسلات
- البريد الإلكتروني
- بريد
- المراسلات
- الكتابة
- معالجة الكلمة
- التواصل الكتابي
الود: قد يكون مساعد المكتب هو أول شخص يراه العميل عند دخوله المكتب. إذا كان شاغل المكتب الرئيسي في الخارج في الوقت الحالي ، فقد يكون مساعد المكتب هو الشخص الوحيد الذي يتفاعل معه الزائر. يجب أن تكون مستعدًا لتحية كل زائر بابتسامة وكلمة طيبة ومساعدتهم في كل ما يحتاجونه بقدر ما تستطيع. لذا ، مهارات التعامل مع الآخرين الجيدة ضرورية.
- خدمة العملاء
- توجيه الزوار
- مرن
- ودود
- تحية الضيوف
- شخصي
- موقف ايجابي
- الموثوقية
- نرحب بالزوار
مهارات التكنولوجيا: في الأيام الخوالي ، قام الأمناء بالكثير من الكتابة. لقد تغير الزمن ، وكذلك التكنولوجيا ، ولكن لا يزال بإمكان المساعدين في المكتب توقع قضاء الكثير من الوقت أمام لوحة المفاتيح. بدلاً من الآلة الكاتبة ، سيكون عليك معرفة طريقك حول مجموعة متنوعة من تطبيقات البرامج. إن معرفة كيفية إجراء بعض الدعم الفني الخفيف وكيفية إصلاح طابعة معادية لا يضر أيضًا.
- الحاسوب
- التفوق
- الإنترنت
- مايكروسوفت أوفيس
- مايكروسوفت وورد
- كويك بوكس
- تقنية
منظمة: يجب أن يكون مساعدو المكاتب منظمين للغاية حتى يتمكنوا من التوفيق بفعالية بين مهامهم العديدة. ستحتاج إلى المساعدة في الحفاظ على تنظيم الأشخاص الآخرين أيضًا ، من الحفاظ على التقاويم إلى إبقاء المكتب منظمًا.
- الدعم الإداري
- تعيينات
- الفواتير
- التقاويم
- شغل مكتبي
- ادخال بيانات
- تسليم البريد
- الايداع الالكتروني
- تقارير النفقات
- الايداع
- عمليات المكتب الأمامي
- التعامل مع المال
- وظائف مكتبية
- معدات المكتب
- جرد مستلزمات المكاتب
- اللوازم المكتبية
- دعم المكاتب
- منظمة
- ورقة العمل
- الشحن
مهارات حل المشاكل: يعد حل المشكلات أو مهارات التفكير النقدي أمرًا مهمًا لأي مساعد مكتبي ، لأنك غالبًا ما تكون الشخص الذي يأتي إليه الآخرون بأسئلة أو مشكلات.
- تنسيق أنشطة المكتب
- الاجتماعات
- مهارات حل المشاكل
- الرد على الاستفسارات
- الجدولة
- فحص وتوجيه المكالمات
- جداول البيانات
- العمل بروح الفريق الواحد
- إدارة الوقت
- ترتيبات السفر
