تساعد ممارسات إدارة الاجتماعات على تحسين الإنتاجية
المحتوى
- مفتاح إدارة الاجتماع - حامل PAT
- ابدأ اجتماعاتك في الوقت المحدد
- حافظ على الاجتماع في موضوع
- حفظ وتوزيع ملاحظات / محضر الاجتماع
- الخط السفلي
ننفق الكثير من حياتنا العملية في الاجتماعات. في كثير من الحالات ، تؤدي ممارسات إدارة الاجتماعات الضعيفة إلى الاستخدام غير المنتج لوقت المشاركين. في مقالة ذات صلة ، نقدم إرشادات حول تحويل خمسة سيناريوهات مشتركة للاجتماعات إلى أحداث مثمرة. إليك بعض الأفكار الإضافية لدعم تعزيز فائدة وإنتاجية وتأثير الاجتماعات.
مفتاح إدارة الاجتماع - حامل PAT
يوظف بعض المديرين P.A.T. نهج الاجتماعات ، التي تتطلب أ صيحث ، أ أgenda ، و تimeframe. إن تسليح المشاركين بنقاط السياق الحرجة هذه قبل الجلسة يضمن ظهور الأشخاص على استعداد للمشاركة ودعم القصد العام للاجتماع. P.A.T. يساعد المخطط التفصيلي على ضمان جلسة مثمرة.
يجب أن تكون قادرًا على تحديد الغرض من الاجتماع في جملة أو جملتين على الأكثر. "يهدف هذا الاجتماع إلى التخطيط لحملة تسويقية جديدة" أو "هذا الاجتماع لمراجعة سياسة الشحن الجديدة للتعامل مع المرتجعات". يساعد الغرض على ضمان أن يعرف الجميع سبب وجودهم ، وما الذي يجب القيام به ، وكيفية توجيه التقدم والدفع نحو الاستنتاج.
ضع جدول أعمال. اذكر العناصر التي ستقوم بمراجعتها / مناقشتها / فحصها. نود تحديد حد زمني لكل بند من بنود جدول الأعمال (انظر أدناه) وتحديد الشخص المسؤول عن إدارة المناقشة. تعيين إطار زمني ؛ على الأقل تعيين وقت البدء والانتهاء. نوصي أيضًا بتحديد مدة لكل عنصر في جدول الأعمال. يجب أن يصل ذلك إلى الإطار الزمني العام للاجتماع.
ابدأ اجتماعاتك في الوقت المحدد
إذا كنت تعمل في واحدة من تلك الثقافات حيث يتدفق الناس إلى الاجتماعات طوال الطريق حتى خمس أو عشر دقائق بعد وقت البدء المجدول ، فقد حان الوقت لبدء اتجاه جديد. تشجع إحدى الشركات مدرائها على إغلاق الباب في وقت البدء المقرر ، وأولئك الذين يتأخرون غير مرحب بهم للحضور. في حين أن هذا قد يكون أكثر قسوة مما تهتم به للتصرف ، إلا أنه يجب ألا يكون لديك أي هواجس بشأن ترتيب الاجتماع ومراجعة الغرض وتأكيد التوقعات والتوقيت.
لا تنتظر ظهور المتطرفين. عندما يصل شخص في وقت متأخر ، لا تعود وتراجع ما تم تغطيته بالفعل. تواصل مع مواضيع اجتماعك. سيكون هذا أمرًا صعبًا بالنسبة للمتطرف وتحسين احتمالات وصوله في الوقت المحدد في الاجتماع التالي.
إذا لم يظهر منظم الاجتماع / الراعي في الوقت المحدد ، ففكر في إلغاء الاجتماع والعودة إلى العمل. فترة الانتظار من خمس إلى سبع دقائق معقولة. هناك احتمالات ، واجه منظم الاجتماع صعوبة غير متوقعة ويفضل ألا تضيع وقتك في انتظاره.
حافظ على الاجتماع في موضوع
من الممارسات الجيدة تكليف شخص بدور إبقاء الجميع على المسار الصحيح أثناء الاجتماع. في كثير من الأحيان ، تنجرف المناقشات ثم تتحلل إلى دوامة من الآراء والأفكار والحقائق والعواطف. بدلاً من ذلك ، قم بتعيين الدور وأخبر الجميع في الحضور أن هذا الشخص سوف يتدخل إذا وعندما تنحرف المناقشة عن جدول الأعمال وعنصر معين من المناقشة. يُشار إلى هذا الدور في بعض الشركات باسم "Traffic Cope" ، في شركات أخرى ، "Topic Keeper". بغض النظر عن الملصق ، فإن الدور مفيد للغاية في تعزيز فعالية وإنتاجية اجتماعاتك.
إذا ظهرت موضوعات إضافية خارج جدول الأعمال ولكنها مهمة للمناقشة ، فيجب التقاطها بوضوح ووضعها في "ساحة انتظار السيارات" للنظر فيها ومناقشتها في المستقبل أو لعقد اجتماع منفصل. يحتفظ مالك الاجتماع بالحق في السماح بمناقشة متباينة بسيطة إذا كان يدعم الغرض العام للاجتماع.
حفظ وتوزيع ملاحظات / محضر الاجتماع
يجب على شخص ما ، بخلاف منظم الاجتماع ، الاحتفاظ بمحاضر الاجتماع. يتضمن التسجيل الجيد للدقائق ما يلي:
- وقت الاجتماع والتاريخ والموقع
- وصف الغرض
- نسخة من جدول الأعمال
- قائمة الحضور وقائمة من لم يحضروا
- قائمة موجزة تفصيلية بالاستنتاجات وبنود العمل والمسؤوليات وتواريخ الانتهاء. يستخدم العديد من الملاحظين جدول الأعمال كدليل لإدراج الاستنتاجات والإجراءات.
- اجتماع المتابعة المخطط له إذا لزم الأمر حقا.
من الناحية المثالية ، قم بتوزيع ملاحظات الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد اختتام الاجتماع وبالتأكيد في غضون يوم عمل واحد. تعد المحاضر والملاحظات بمثابة تذكير هام للمشاركين وكذلك مصدر معلومات لأصحاب المصلحة الآخرين أو ، لأولئك الذين فاتهم الاجتماع. تعد الدقائق أداة رائعة للاستفادة لتذكير الناس والفرق بإجراءات المتابعة الملتزمة.
الخط السفلي
من الممكن أن يؤدي الاجتماع إلى نتائج إيجابية ، مما يساعد على دفع المشاريع والأشخاص إلى الأمام ، لا تعتمد فقط على ذلك. سيعمل بعض الاجتهاد والتعزيز المتعمد لتقنيات إدارة الاجتماعات على تحسين فرصك في تحقيق نتيجة رائعة.
