كيفية إدارة التغييرات في المشاريع
المحتوى
- قبول حدوث التغيير
- عملية إدارة التغيير
- تلقي الطلب / الطلب للتغيير في العملية على المشروع
- إجراء تقييم التغيير
- إعداد وتقديم التوصيات
- القرار
- أدوات إدارة التغيير
- تطوير نموذج طلب تغيير المشروع
- التغييرات وإدارة نطاق المشروع
- قيادة فريقك خلال عملية التغيير
يقضي مديرو المشاريع الكثير من الوقت في إنتاج الخطط وتحديد أهداف الفريق. ثم يقضي الرعاة وأصحاب المصلحة والفرق الكثير من الوقت في إجراء تغييرات على نطاق العمل وعملية الطرح. وجود عملية واضحة وسهلة لإدارة التغيير في مكانها وعين ثابتة على الصورة الأكبر ، حتى مع تحول بعض التفاصيل ، يقطع شوطًا كبيرًا نحو الحفاظ على تقدم المشروع إلى الأمام والسماح لك بالحفاظ على هدوئك.
قبول حدوث التغيير
تحدث التغييرات تقريبًا في كل نقطة من دورة حياة إدارة المشروع. إن إدراك أن التغييرات أمر لا مفر منه - والواقع أنه غالبًا ما يكون مفيدًا - تتيح أجزاء من العملية لأفضل مديري المشاريع اعتماد أساليب أكثر مرونة في التخطيط والتنفيذ. إن وجود استراتيجيات للتعامل بفعالية مع التغييرات عند حدوثها هو أسرع طريقة لإبقاء العين على الجائزة ، حتى في مواجهة ما قد يبدو أحيانًا تحولات مستمرة في الاتجاه.
عملية إدارة التغيير المحددة والمنظمة هي دليل التنفيذ الخاص بك ؛ استراتيجيتك "الكتاب المقدس". سيحدد لك أفضل طريقة للاستجابة كقائد للاقتراحات - حتى المطالب - للتغيير في عملية التطوير. سيساعدك على التنقل بأمان وبتأكيد ، مناظر طبيعية تعاونية مثيرة للجدل في بعض الأحيان نحو تحقيق الأهداف النهائية لجميع الأطراف.
عملية إدارة التغيير
تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:
- تلقي طلب / طلب للتغيير في العملية على المشروع
- تقييم طلب / طلب التغيير مع التركيز على ميزانية المشروع فيما يتعلق بما يلي:
- المواد
- أي متطلبات تصريح ذات صلة
- ساعات الرجل
- الوقت الضائع / المكتسب
- قم بإعداد وتقديم توصيات للمساهمين / الاتصال بمشروعك حول كيفية المضي قدمًا فيما يتعلق بالطلب (الطلبات)
- تلقي الموافقة على قرار المساهم أو رفض المضي قدما
دعنا نلقي نظرة على كل خطوة من هذه الخطوات:
تلقي الطلب / الطلب للتغيير في العملية على المشروع
ستتلقى طلبًا لتغيير المشروع بمئات الطرق المختلفة: في اجتماع ، عبر البريد الإلكتروني ، على الهاتف ، في الممر أثناء خروجك من المكتب في المساء. من الناحية المثالية ، ستحصل على المعلومات في نموذج طلب التغيير ، ولكن يجب أن تعرف أنه في الحياة الواقعية يعتقد العديد من أصحاب المصلحة المهمين أن إكمال هذا النوع من الأعمال الورقية هو وظيفة مدير المشروع - وفي شركتك ، قد يكون كذلك.
يجب أن يلتقط نموذج طلب تغيير المشروع (المزيد عن ذلك في دقيقة واحدة) بدقة وإيجاز جميع تفاصيل الطلب ، ولكن بشكل غير رسمي يصل إليك. بمجرد أن تشعر أنه تم تسجيل جميع التفاصيل بدقة ، قم بتشغيل النموذج بعد البادئ للتحقق من معالجة جميع النقاط بشكل كامل.
تذكر أن التغييرات قد تتعلق أيضًا بممارسة الرياضة. لا تفترض دائمًا أن التغييرات ستكون مرتبطة بوضع العمل. العملية هي نفسها بغض النظر عما إذا كنت تزيد أو تقلل نطاق المشروع.
إجراء تقييم التغيير
انظر إلى طلب التغيير بالتفصيل. ستقوم بتقييم التأثير على:
- جدول
- توثيق
- العمل المنجز حتى الآن والعمل الذي لا يزال يتعين القيام به
- ميزانية
- مقاييس الجودة
- نطاق
- توفر الموارد
على سبيل المثال ، قد يتم تقدير تغيير البرنامج في خمسة أيام. لن يضيف هذا خمسة أيام فقط إلى الجدول الزمني لأنه سيخرج مهمة أخرى وينقل ذلك في إطار زمني حيث يكون المورد الرئيسي في عطلة. ستحتاج هذه المهمة أيضًا إلى النقل ، لذلك سيضيف هذا التغيير بشكل عام ثمانية أيام إلى الجدول الزمني. سيكلفك ذلك 5 آلاف دولار ، وتدفعنا الأيام الثمانية الإضافية إلى شهر آخر بعقد المورد ، لذلك هناك تكاليف للنظر فيها أيضًا. تبقى الجودة كما هي ولكن نطاق التغييرات لإدراج التغيير الجديد. يجب تحديث جميع الوثائق ذات الصلة بما في ذلك خطة المشروع وأدلة التدريب ، التي تم البدء بها بالفعل.
لذا في الصورة الكبيرة ، فإن التغيير البسيط لمدة خمسة أيام له آثار مدوية. من المهم مراعاة جميع العوامل ذات الصلة قبل اتخاذ قرار التنفيذ ، لأن الحصول على الصورة الكاملة يمكن أن يغير النتيجة.
إعداد وتقديم التوصيات
مسلحًا بفهم التأثير الكامل للتغييرات أو التغييرات المطلوبة ، قدم توصياتك بشأن قابلية التحول.
في بعض الحالات ، لن يتم تنفيذ التغييرات لأن الفائدة الملحوظة ستكون أقل من التكلفة. في حالات أخرى ، قد يتم العثور على فائدة كافية لتعويض تكلفة القيام بالعمل الإضافي. ومع ذلك ، ستثبت الحالات الأخرى أن التغييرات حتمية وخارجة عن إرادتك ، بغض النظر عن التأثير السلبي ، الناتج عن المسائل التنظيمية أو قضايا الامتثال ، أو القضايا الداخلية مثل إعادة الهيكلة التنظيمية.
القرار
بالنسبة إلى التغييرات الصغيرة التي تقع ضمن حد التفويض ، فإن قرار قبول التغييرات أو رفضها يرجع إليك (مع الإدخال الصحيح من الفريق). أي شيء أكبر يجب أن يوافق عليه راعي المشروع أو مجلس المشروع. بشكل عام ، يتم تحديد الشروط التي تندرج تحت أي فئة يتم توضيحها بوضوح في بداية أي مشروع.
بغض النظر عن النتيجة ، من المهم إبقاء جميع المشاركين في العملية على اطلاع. إن عزل أعضاء الفريق في أي مرحلة من مراحل التطوير يمكن أن يكلف سلامة المشروع بأكمله ، وأي تعاون مستقبلي أيضًا.
أدوات إدارة التغيير
تم تطوير عدد من أدوات إدارة التغيير لتسهيل هذه العملية وتبسيطها. يجب أن يكون العنصر الأساسي في كل مجموعة أدوات إدارة التغيير:
- قائمة مرجعية أو خريطة عملية توجه أصحاب المصلحة من خلال الخطوات المناسبة لإحداث تغيير في نطاق المشروع
- نموذج طلب تغيير القالب (ملحوظة: إذا كانت مشروعاتك تعمل عبر الإنترنت من سير عمل آلي ، فمن الأفضل تضمين هذا النموذج في قائمة المستندات)
تطوير نموذج طلب تغيير المشروع
يجب أن يتضمن نموذج طلب تغيير المشروع ما يلي:
- اسم الشخص الذي يطلب التغيير ("الطالب").
- معرّف فريد ، مثل رقم التغيير (يمكنك إضافة هذا على نفسك لاحقًا لأنه من غير المحتمل أن يعرف أي شخص يثير الطلب ويستخدم النموذج ما يجب إدخاله هنا).
- وصف للتغيير المقترح ، مع أكبر قدر ممكن من التفاصيل.
- فئة التغيير. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون مقدمو الطلبات قادرين على الاختيار من فئة معدة مسبقًا لهذا القسم حتى لا يضطروا إلا إلى تحديد المربع. يعد هذا مكانًا جيدًا لملاحظة ما إذا كان طلب التغيير متعلقًا بالتنظيم أو الامتثال الداخلي - إذا كان (حقًا) ، يمكنك تجاوز الكثير من خطوات التخطيط والتقييم والاستمرار فيه.
- "لماذا" التغيير. ما مبرر تنفيذه؟ لماذا يريد الطالب ذلك؟
- التأثير المحتمل للتغيير المقترح على عناصر المشروع المختلفة ، بما في ذلك الوقت والتكلفة والجودة والنطاق. قد لا يكون لدى مقدم الطلب جميع التفاصيل ، لذا قد يتطلب مساعدتك في ملء هذه الفراغات من خلال خطوة تقييم التغيير. الحد الأدنى الذي تبحث عنه في هذه المرحلة هو توضيح ما إذا كان قد يزيد أو ينقص أو يغير معايير المشروع الحالية.
يجب تقريب نماذج طلبات التغيير مع توفير مساحة للحصول على التفاصيل لملءها حيث تتم مناقشة التغيير بشكل أكبر. يجب أن يتضمن القالب أيضًا مساحة لـ:
- قرار التغيير: قبول أو رفض أو تأجيل
- اسم الشخص الذي اتخذ القرار (أو المجموعة) بالإضافة إلى تاريخ اتخاذ القرار وأي تعليقات إضافية.
التغييرات وإدارة نطاق المشروع
إدارة نطاق المشروع هي العملية التي تصفي وتنقح الفروق بين ما هو ضروري لتنفيذ المشروع بنجاح وما هو ليس كذلك. عند تلقي طلبات تغيير المشروع ، من الضروري مراعاة كيفية تأثير هذه التغييرات على المشروع بشكل عام. تساعدك عملية إدارة التغيير على صقل ، وتحديد ، ضمن السياق ، لماذا يكون التغيير عمليًا أو ضروريًا أو غير ضروري.
دليل هيئة إدارة مشروع المعرفة (دليل PMBOK) - من الجدير بالذكر إدارة تغيير مشروع تغطية الإصدار السادس لأنها ليست بديهية كما قد تعتقد. "دليل PMBOK" يتضمن إرشادات تشغيل ممتازة على شكل عملية تسمى "نطاق التحكم" في قسم إدارة نطاق المشروع. ومع ذلك ، يجب معالجة عملية إدارة التغيير في المشاريع بطريقة أكثر تكاملاً ، وهذا ينعكس في النص. يجب على مستخدمي "دليل PMBOK" أيضًا الرجوع إلى عملية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير حيث إنها تحدد بوضوح كيفية ارتباط كل شيء معًا في المشهد الأكبر.
لأغراض أن تصبح PMP ، من المهم أن تفهم كيف يغطي "دليل PMBOK" إدارة التغيير لأنه سيكون جزءًا من امتحانك. ولكن ضع في اعتبارك أن عملية إدارة التغيير التي ستستخدمها بالفعل في المشاريع تحتاج إلى أن تكون متكاملة وسهلة المتابعة وعملية.
قيادة فريقك خلال عملية التغيير
يعد فريق المشروع أمرًا حاسمًا لنجاح أي مشروع ، لذلك فهو يساعد على إشراكهم بنشاط عند إدارة التغييرات في العملية.
فيما يلي خمس طرق يمكنك من خلالها مساعدة فريقك على التوافق بسرعة مع عملية إدارة تغيير المشروع:
1. كن منفتحًا بشأن التغييرات. أخبر فريقك أن التغيير في المشاريع أمر متوقع.
2. كن منفتحًا بشأن العملية. لا تأتي عملية إدارة التغيير التي تمت مناقشتها هنا بشكل طبيعي للجميع. لن يعرف معظم أعضاء الفريق ما هو متوقع منهم حتى يتم إبلاغهم. قم بإعداد إحاطة لمتابعة العملية معهم ، ودع كل منهم يعرف ما هو دوره في تنفيذها.
3. تسهيل الأمر. غالبًا ما يكون تغيير المشروع ، في أحسن الأحوال ، فوضى محكومة. تحدد الخطوات التي تتخذها للتنقل فيها بنجاح إمكاناتك كمدير للمشروع. يمكن أن يجد فريقك تغييرات مقلقة - خاصةً التغييرات الكبيرة أو التغييرات التي تعكس القرارات التي كان من المعتزم تسويتها منذ فترة طويلة والعوائق التي تعتبر طويلة. الجدول خاطئ ، قد تكون الميزانية مختلفة ، المتطلبات بالتأكيد مختلفة.
يتطلع فريقك إليك للحصول على التوجيه والاستقرار. اجعل العملية سهلة قدر الإمكان.
4. كن هناك للمساعدة. طريقة جديدة للعمل تستغرق وقتًا للاندماج بنجاح. إذا كنت قد قمت سابقًا بإدارة تغيير المشروع بطريقة غير رسمية (أو لا تعمل على الإطلاق) ، فقد يستغرق التغيير إلى عملية رسمية بعض الوقت لتصبح "الطريقة التي نؤدي بها الأشياء هنا". أخبر الفريق أنك موجود لمساعدتهم إذا كانوا بحاجة إلى تجاوز شيء ما.
5. لا تخف من الرفض. ليست كل التغييرات مقترحات معقولة. أخبر فريقك أنه إذا شعروا بقوة بشأن التغيير الذي لا يعد الشيء الصحيح للمشروع في هذا الوقت ، فستقف بجانبهم في تلك المحادثة مع طالب التغيير.
الفشل في إدارة التغيير بشكل فعال هو من بين الطرق التي يمكن بها تعطيل المشروع تمامًا ، لذلك احترس. مسلحًا بالمعلومات والعمليات الصحيحة ، يمكن التعامل مع تغييرات المشروع بطريقة منظمة وذكية ومفيدة لجميع المعنيين.
