كيفية كتابة رسائل أداء الموظف التوبيخ
المحتوى
- مكونات رسائل التوبيخ
- أهمية التوقيعات
- إعطاء فرصة لاستجابة الموظف
- عينة من خطاب التوبيخ
- نموذج لخطاب التوبيخ رقم 1 (النص)
- نموذج لخطاب التوبيخ رقم 2 (النص)
- إقرار الموظف بالاستلام
خطابات التوبيخ هي رسائل كتبها المشرف لتقديم بيان رسمي بمشكلة في الأداء يجب على الموظف تحسينها. غالبًا ما تكون خطابات التوبيخ خطوة في عملية الإجراءات التأديبية الرسمية التي يمكن أن تؤدي إلى إجراءات تأديبية إضافية للموظف حتى نهاية العمل بما في ذلك إنهاء الخدمة إذا لم يتحسن.
تعد رسائل التوبيخ مكونًا مهمًا في توثيق مشكلة أداء الموظف للموظف وصاحب العمل. تشير خطابات التوبيخ المكتوبة بوضوح وبشكل خاص إلى الأداء الذي يجب أن يتحسن والعواقب إذا لم يتحسن الأداء.
تتبع هذه الرسائل التجارية الرسمية بشكل عام بعد أي محاولات للتدريب الشفهي من قبل المشرف. ومع ذلك ، غالبًا ما تأتي قبل التصحيح اللفظي للموظف - يسمى التحذير اللفظي أو التحذير اللفظي الرسمي. يجب أن تركز جميع الخطوات على مشكلة الأداء أو مشاكل الأداء ذات الصلة.
مكونات رسائل التوبيخ
خطابات التوبيخ الفعالة لها عدة مكونات مشتركة. يجب أن يكون لديهم بيان واضح للمشكلة أو مشكلة الأداء التي يجب على الموظف تحسينها. قد يعدد العديد من الأمثلة على الطرق التي يمكن للموظف من خلالها تغيير أدائه للامتثال لتوقعات الأداء. إعطاء الأمثلة يزود الموظف بصورة مشتركة - معنى مشترك - حول توقعات المشرف والشركة.
إذا كان ذلك مناسبًا ، قم بتضمين جدول زمني يجب أن يتحسن فيه أداء الموظف. يمكن أن يكون هذا المرجع في شكل تاريخ استحقاق أو تاريخ انتهاء في ذلك الوقت ، سيعيد المشرف تقييم أداء الموظف.
اشرح كيف أن عدم الأداء لا يؤثر فقط على الموظف ولكن على مكان العمل ونجاح المؤسسة. قدم بيانًا واضحًا حول العواقب التي يمكن أن يتوقعها الموظف إذا فشل أداءه في التحسن كما هو موضح في خطاب التوبيخ.
أهمية التوقيعات
توقيع المشرف أو مدير الموظف مهم عندما يتعلق الأمر بالتوبيخ. تحتوي الرسالة بشكل عام على بيان يفيد بأن توقيع الموظف يشير إلى استلام الرسالة. لا يشير بالضرورة إلى أنهم يوافقون على محتوياته. يجب أن تكون محددًا في الصياغة حتى يفهم الموظف أنه يقر بأن الإيصال لا يخطئ.
إعطاء فرصة لاستجابة الموظف
يجب أن تعطي الموظف فرصة للرد على القضايا المثارة في خطاب التوبيخ. يجب أن يكون الاعتراض كتابيًا ومؤرخًا وموقعًا من قبل الموظف. يجوز للموظف أن يوافق ، لا يوافق ، يعبر عن الجدل ، وما إلى ذلك. يتم إرفاق النقود المكتوبة من قبل الموظف برسائل التأنيب الأصلية.
عينة من خطاب التوبيخ
هذا مثال على خطاب التوبيخ. قم بتنزيل خطاب التوبيخ (متوافق مع مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.
نموذج لخطاب التوبيخ رقم 1 (النص)
إلى: جيفري جونز
من: جورج بيترسون
التاريخ: 1 سبتمبر 2018
رد: خطاب التوبيخ
هذه رسالة تأنيب رسمية لإعلامك بأن أدائك لا يلبي المستويات المتوقعة من المساهمة. في عملك كخبير تقني لدعم العملاء ، تم تطوير توقعات الوظيفة من قبل مجموعة كاملة من خبراء الدعم الفني ومديرهم. هذا يعني أنهم المعيار المقبول لأداء كل خبير دعم فني.
أنت تفشل في الأداء بالطرق التالية.
- عدد العملاء الذين تخدمهم في الأسبوع أقل بنسبة 30٪ من المستوى الذي يجتمع به باقي خبراء الدعم الفني.
- درجة صعوبة المشاكل التي تختار الاستجابة لها هي 40٪ أقل من المستوى الذي يحققه باقي الموظفين.
- يتجاوز طول الوقت الذي يقضيه العملاء على الهاتف معك باقي الموظفين بنسبة 25٪.
كما ترى ، في قياسات الأداء الثلاثة الأكثر أهمية لعملك ، أنت لا تنجح. تحدث المشرف معك عدة مرات وتلقيت تدريبًا إضافيًا. وبالتالي ، نعتقد أنك غير مستعد للأداء. هذا يؤثر سلبا على عبء العمل على بقية الموظفين الفنيين.
نحن بحاجة إلى رؤية تحسن فوري في جميع مجالات الأداء الثلاثة أو إجراء تأديبي إضافي يصل إلى ويتضمن إنهاء العمل. نحن نؤمن أنه يمكنك تحسين. نحن بحاجة إلى رؤية تحسن فوري.
جورج بيترسون ، مشرف
ماريان ديمارك ، مدير الموارد البشرية
نموذج لخطاب التوبيخ رقم 2 (النص)
إلى: ليندا رودريجيز
من: ماري ويلمونت
التاريخ: 1 سبتمبر 2018
رد: خطاب التوبيخ
الغرض من خطاب التوبيخ هذا هو إشعارك رسميًا بأن حضورك يؤثر سلبًا على قدرتك على إكمال عملك. على الرغم من أن المستخدمين بأجر ، لا يُطلب منهم العمل لساعات محددة ، إلا أن أسبوع العمل لمدة أربعين ساعة هو المعيار والمتوقع.
لقد فشلت في الحضور إلى العمل لمدة يوم واحد على الأقل في الأسبوع منذ بدء عملك الجديد ، وتعمل فقط اثنين وثلاثين ساعة في الأسبوع. أبلغك مديرك بمدى توفر FMLA للوقت المخصص لقضايا طبية أو عائلية. وقد سألك أيضًا عما إذا كنت بحاجة إلى سكن حتى تتمكن من أداء عملك بشكل فعال.
واقترح أن تقوم بزيارة قسم الموارد البشرية لمناقشة هذه القضايا وحضورك. لقد رفضت جميع الفرص الثلاث التي قدمناها لمساعدتك على تحسين هذا الأداء الضعيف.
الحقيقة هي أنه لا يمكنك أداء عملك في أقل من أربعين ساعة. أنت تفتقد المواعيد النهائية لتعيينات عملك ويؤثر تأخرها سلبًا على عمل زملائك في قسم التسويق. إنهم يفقدون مواعيدهم النهائية نتيجة لفشلكم في الأداء.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن عملك غير المكتمل عند تعيينه لزملائك في العمل يضع عبء عملهم في عبء زائد لأن لديهم بالفعل وظائف تتطلب أربعين ساعة من العمل في الأسبوع. هذا غير عادل ولن نتسامح مع هذه التأثيرات السلبية على مكان العمل بدءًا من الآن.
نحن بحاجة إلى رؤية تحسن فوري في حضوركم وإلا سننهي عملك. هذا يعني أنه يجب عليك حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع. إذا فشلت في حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع ، فلا يمكنك تحقيق الأهداف التي عملت من أجلها.
تمنحك سياسات الإجازات المدفوعة القياسية التي نقدمها ستة أيام مرض مدفوعة الأجر ويومين إجازة شخصية يجب عليك استخدامها على مدار عام. يجب عليك التقدم بطلب للحصول على أيام الإجازة مقدما.
لقد استخدمت بالفعل أربعة أيام مرضية وكل أيامك الشخصية مع غيابك الحالي. نحن لا نخطط لإعطاء المزيد من الوقت لك. هذا يترك لك يومين فقط من المرض ووقت الإجازة المدفوع الذي يجب أن تطلبه مسبقًا.
إذا كان لديك غياب عن إجازتك المدفوعة المتاحة ، فسوف ننهي عملك. نأمل أن تفهم مدى قربك من فقدان وظيفتك. لن تتلقى المزيد من التحذيرات.
مع تحياتي،
ماري ويلمونت ، مديرة
توماس كريدنس ، مدير الموارد البشرية
إقرار الموظف بالاستلام
من المهم إنشاء أثر ورقي لإجراءات توبيخ الموظف. تسمح هذه العملية بإنشاء دليل على أن الموظف تلقى إشعارًا كافيًا بالمشكلات والخطوات - مثل الاستشارة - التي تم اتخاذها لتصحيح الوضع.
يوضح الإقرار بالاستلام البسيط أن الموظف تلقى توبيخًا.
