كيفية كتابة خطة إدارة المشروع
المحتوى
خطة إدارة المشروع هي وثيقة تحدد كيفية عمل الفريق في المشروع. يصف دورة حياة المشروع ويغطي كيفية تنفيذ العمل ومراقبته والتحكم فيه ثم إغلاقه رسميًا.
خطة إدارة المشروع هي في الواقع مصطلح عام لجميع الخطط الفرعية التي ستنتجها للمشروع. يمكننا تحديد خطة إدارة المشروع على أنها كل ما يتم تناوله في هذه الخطط:
- خطة إدارة المتطلبات
- خطة إدارة النطاق
- خطة إدارة الجدول الزمني
- خطة إدارة الجودة ، إذا كان لديك واحدة
- خطة إدارة التكلفة
- خطة إدارة المخاطر (التي يجب أن تشير إلى سجل المخاطر الخاص بك)
- خطة إدارة التغيير
- خطة إدارة المشتريات ، إذا كنت بحاجة إلى واحد للمشروع
- خطة إدارة التكوين ، مرة أخرى ، فقط إذا كنت تخطط لكتابة واحدة: قد لا تشعر أنها ضرورية لمشروعك
- خطة إدارة الموارد البشرية
تتضمن خطة إدارة المشروع أيضًا معلومات مهمة حول خطوط الأساس للمشروع ، خاصة بالنسبة للنطاق والجدول الزمني. يمنحك هذا خطًا في الرمال يمكنك الرجوع إليه حتى تتمكن من رؤية ما تغير بسهولة عند إغلاق المشروع أخيرًا ومقارنة الأداء المخطط له بالأداء الفعلي.
بعد قولي هذا ، توجد خطة إدارة المشروع كوثيقة في حد ذاتها. إليك ما يجب تضمينه وكيفية الإشارة إلى تلك الأقسام الأخرى.
كتابة وثيقة خطة إدارة المشروع
ابدأ المستند باسم المشروع والتاريخ. استخدم نموذجًا من مكتب إدارة المشاريع إذا كان لديك واحد ، لحفظ الحاجة للبدء من الصفر.
ثم قم بتضمين هذه الأقسام:
العتبات وخطوط الأساس: وضح كيف ستتم إدارة خطوط الأساس لجدول المشروع ونطاقه وتكلفةه ونوعيته. حدد ما هي الاختلافات المقبولة للتخطيط (على سبيل المثال ، +/- 10٪) وما ستفعله إذا بدا أنه سيتم اختراقها. ربما تكون قد وثقت هذه بالفعل في ميثاق المشروع الخاص بك.
الحكم: حدد مراجعات المشروع ومراجعات الأقران وتدابير الحوكمة الأخرى التي ستطبقها أثناء تقدمك في دورة حياة إدارة المشروع. كحد أدنى ، يجب عليك تضمين التوقيع الرسمي في نهاية كل مرحلة. هذا هو أحد أدوار راعي المشروع. يمكنك أيضًا وضع تفاصيل مراجعات الجودة التي ستجريها إذا كان ذلك مناسبًا لمشروعك.
قرارات المنهجية: هذا مكان جيد لكتابة أي جزء من منهجية إدارة المشروع الخاص بك قررت عدم القيام به لأنه غير ذي صلة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تلاحظ هنا أنك لن تقوم بخطة إدارة المشتريات لأنه لا يوجد شراء مطلوب لمشروعك.
أي شيء آخر: لا تقتصر على هذه العناوين. قم بتضمين أي شيء آخر تعتقد أنه قد يكون ذا صلة بتخطيط المشروع مثل الروابط بمشاريع أخرى في الشركة ، والعوامل الخارجية التي قد تؤثر على التخطيط الذي تريد لفت انتباه شخص إليه ، وما إلى ذلك.
الخطط الفرعية
إذا قمت بدمج جميع وثائق مشروعك في وثيقة واحدة ، فستكون خطة ضخمة لإدارة المشروع. من الأفضل تضمين الروابط (أو على الأقل وصف مكان العثور على المستند) في هذا المستند. ثم إذا أراد شخص ما الذهاب وقراءتها ، فيمكنه العثور عليها دون أن تصبح خطة إدارة مشروعك طويلة للغاية بحيث لا ينظر إليها أحد على الإطلاق.
لا تنسَ الربط بخطوط الأساس أيضًا. لخط الأساس لجدول المشروع ، احفظ نسخة من خطتك واربطها بذلك. لخط الأساس للتكلفة ، احفظ نسخة من تخطيط ميزانيتك اعتبارًا من اليوم واربطها بذلك. هذه المستندات هي مستندات حية وستتغير مع تقدم المشروع ، لكنك ستحتفظ بهذه الملفات الأصلية حتى تتمكن من الاطلاع عليها وإجراء المقارنة.
أخيرًا ، أضف عنصر تحكم الإصدار إلى خطة إدارة المشروع الخاصة بك بحيث إذا كنت بحاجة إلى تحديثها ، فستتمكن بسهولة من معرفة ما إذا كنت تعمل على أحدث نسخة.
