كيفية تنظيم الأعمال الورقية الخاصة بك
المحتوى
معظم الناس لا يفكرون في وثيقة مهمة حتى يحتاجوا إليها. إذا كانت أوراقك منتشرة في كل مكان وليس لديك نظام تنظيم مركزي في مكتبك في المنزل ، يمكنك إضاعة الكثير من الوقت والطاقة في البحث عن الأشياء. قد تفقد شيئًا.
ابدء
من خلال بضع خطوات بسيطة ، يمكنك تنظيم مستنداتك الورقية المهمة: ستحتاج إلى خزانة ملفات صغيرة ذات درجين أو صندوق ملف معلق محمول ، وتعليق الملفات بستة ألوان مختلفة ، ومجلدات مانيلا ذات القطع الثالث ، وأعلى علامات التبويب ، و خزنة اختيارية مقاومة للحريق. أو يمكنك شراء إدراج كبير الموثق وعلامة التبويب. أنت الآن جاهز للبدء.
اجمع مستنداتك
قبل أن تتمكن من تنظيم جميع مستنداتك المهمة ، يجب عليك تحديد موقعها. في بعض الأحيان يكون القول أسهل من الفعل. تحقق من أدراج مكتبك المنزلي والأوراق المكدسة على مكتبك أو طاولتك. تحقق من أكوام الورق الفوضوية في أسطح المطبخ وكذلك أدراج وسلال المطبخ. انظر إلى خزانة غرفة النوم ومنضدة غرفة النوم. أخيرًا وليس آخرًا ، تحقق من حقيبتك أو حقيبتك بحثًا عن المستندات المهمة التي تحملها عن طريق الخطأ.
صنف
تندرج أهم المستندات في إحدى الفئات الست التالية. قم بفرز كافة المستندات المجمعة كما يلي:
- سجلات المنزل والممتلكات: الرهن العقاري ، سندات الملكية ، مشاريع وإيصالات تحسين المنزل ، أدلة الأجهزة والضمانات ، معلومات ضريبة الأملاك ، وثائق التأمين على المنزل ، والكتيبات
- تسجيلات السيارات: العناوين ، سجلات الصيانة ، وثائق التأمين ، معلومات القرض ، سجلات الدفع
- السجلات الصحية: سياسات التأمين ، أدلة مزايا التأمين الصحي ، شرح الفوائد الطبية ، فواتير الأطباء ، قوائم الوصفات الطبية ، معلومات حساب الإنفاق المرنة ، الإيصالات الطبية ، التوجيهات الطبية ، وثائق التأمين على الحياة
- السجلات المالية: كشوف الحسابات المصرفية ، الإقرارات الضريبية ، سجلات الخصم الضريبي ، سجلات الاستثمار ، سجلات القروض ، كشوف بطاقات الائتمان
- سجلات الإلكترونيات: عقود الهاتف المحمول وكتيبات المعدات ؛ إيصالات وضمانات المبيعات لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية ؛ خطط وفواتير الكابلات والإنترنت ؛ إيصال مبيعات جهاز التوجيه اللاسلكي ودليل
- السجلات الشخصية: شهادة الميلاد ، وشهادة الزواج ، وشهادة الطلاق ، وأوراق الحضانة ، ومعلومات الضمان الاجتماعي ، وسجلات التحصين ، وجواز السفر ، وسجلات الخدمة العسكرية ، وسجلات المعمودية والتأكيد ، والوصايا ، وخطة الجنازة ، ومعلومات موقع الدفن. يجب أن يكون لديك هذه لكل فرد من أفراد الأسرة. إذا كان لديك حيوانات أليفة ، يمكنك أيضًا تضمين وثائقهم المهمة مثل المعلومات البيطرية واللقاحات في هذه الفئة.
وثائق حيوية منفصلة
يمكن تخزين معظم مستنداتك المهمة في خزانة ملفات عادية أو صندوق ملفات معلق محمول. ومع ذلك ، يجب الاحتفاظ ببعضها حقًا في خزنة مقاومة للحريق أو في خيار تخزين بعيدًا عن الموقع مثل صندوق ودائع آمن.
الوثائق الحيوية هي تلك التي سيكون من الصعب للغاية أو تستغرق وقتًا طويلاً لاستبدالها. قد تحتوي على معلومات شخصية حساسة يمكن أن يتعرض لها لصوص الهوية في حالة سرقتها. وفي الوقت نفسه ، إذا تم تدمير منزلك بسبب الحريق أو الفيضانات ، فأنت تريد أن تظل هذه المستندات الحيوية كما هي.
بالنسبة لمعظم الناس ، تعتبر الوثائق التالية حيوية: معلومات الضمان الاجتماعي ، وشهادات الميلاد ، وسياسات التأمين ومعلومات الاتصال بالوكيل ، والوصايا ، وسندات الملكية ، وألقاب السيارات ، وجوازات السفر ، وأي عقد أو اتفاقية تتطلب توقيعًا أصليًا.
اصنع قائمة رئيسية بجميع المستندات الحيوية التي تضعها في خزنة مقاومة للحريق أو في خيار تخزين بعيد عن الموقع.
قم بتكرار محفظتك
يحمل معظمنا معلومات مهمة في محفظتنا كل يوم ، وسيكون من الصعب إزعاجه إذا فقد أو سُرق.
قم بعمل نسخ من رخصة القيادة الخاصة بك ، وبطاقة المتبرع بالأعضاء ، وبطاقة (بطاقات) التأمين الصحي ، وبطاقات العضوية في صالة الألعاب الرياضية ، والمكتبة ، وبرامج ولاء متجر البقالة ، ونوادي المستودعات ، وما إلى ذلك ، والأهم من ذلك ، جميع بطاقات الائتمان والخصم (النسخة الأمامية والعودة). احتفظ بهذه النسخ مع مستنداتك الورقية الهامة الأخرى.
إنشاء نظام تسجيل بسيط
كلما كان نظام التسجيل أبسط ، زاد احتمال استخدامه على أساس ثابت. خذ كل فئة من المستندات المهمة وقم بتعيين لون ملف معلق لها:
- سجلات المنزل والممتلكات
- تسجيلات السيارات
- السجلات الصحية
- السجلات المالية
- سجلات الإلكترونيات
- السجلات الشخصية
أضف العدد المناسب من الملفات المعلقة إلى نظام حفظ الملفات الخاص بك لعدد المستندات التي لديك في كل فئة.
استخدم مجلدات manila وقم بإنشاء مجلد لكل مستند فردي ضمن كل فئة. ضع المجلدات في قسم الملف المعلق الملون المناسب.
إذا اشتريت رابطًا كبيرًا ثلاثي الحلقات وإدخالات علامات التبويب ، فقم بتسمية علامات التبويب بنفس أسماء السجلات ، وثقب جميع المستندات وتنظيمها. إذا لم يكن بالإمكان ثقب الأوراق ، فضعها داخل مجلد وثقبها بدلاً من ذلك.
إذا لم تكن الأعمال الورقية هي شيءك ، فقد تكون هذه لحظة تحرر. يمكنك مسح جميع هذه المستندات ضوئيًا وحفظها على محرك أقراص ثابتة ثم تمزيق النسخ الأصلية.
ولكن استخدم تقديرك الخاص حيث من الأفضل ترك بعض الأعمال الورقية. احتفظ بأصول جميع المستندات الحيوية. استخدم أفضل حكم لك على الآخرين. تكون معظم المؤسسات المالية سعيدة عندما تصبح بلا أوراق.
الصيانة المستمرة
بمجرد تنظيم أوراقك المهمة ، احتفظ بها بهذه الطريقة. كل شهر عندما تدفع الفواتير الخاصة بك ، قم بتقديم أي مستندات جديدة في القسم المناسب من نظام التسجيل الخاص بك. في الوقت نفسه ، ابحث عن أي مستندات قمت بإزالتها من النظام خلال الشهر والتي قد تظل خارج نظام التسجيل. إعادة ملف لهم. على الأقل مرتين في السنة ، راجع المستندات الموجودة في نظام التسجيل الخاص بك لمعرفة ما إذا كان يمكن إزالة أي منها. جدول جيد لمتابعة في أول السنة التقويمية وفي نهاية كل عام دراسي.
مع القليل من الجهد ، يمكنك جني فوائد طويلة الأمد وتوفير الوقت من خلال تنظيم المستندات الورقية المهمة.
