امنح رئيسك الثقة بخطة إدارة المخاطر
المحتوى
- ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟
- تخطيط إدارة المخاطر
- عملية إدارة المخاطر من 5 خطوات
- الخطوة 1: البدء
- الخطوة 2: تحديد
- الخطوة 3: التقييم
- الخطوة 4: تخطيط الاستجابات
- الخطوة 5: التنفيذ
يتمتع أفضل مديري المشاريع بالثقة الكاملة من المدير المباشر وراعي المشروع. يؤمن المسؤولون التنفيذيون وراء مشاريعهم بهم عندما يقولون أنهم بحاجة إلى تمويل إضافي ، أو موارد إضافية ، أو يساعدون في حل مشكلة.
عندما تعمل في مواقف محفوفة بالمخاطر ، فأنت بحاجة إلى المجموعة المناسبة. مثل المتنزه مع حقيبة ظهر من الحبل والأشرطة ، فأنت بحاجة إلى الأدوات للتعامل مع مخاطر المشروع أيضًا.
يمكنك تعزيز ثقة مديرك في مشروعك من خلال خطة إدارة المخاطر. يمكن لعملية بسيطة من خمس خطوات أن تغير بشكل كبير كيف يرى رئيسك مشروعك (وأنت).
ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟
إدارة المخاطر في إدارة المشروع هي عملية تحديد وتقييم والاستجابة لمخاطر المشروع.
مخاطر المشروع هي الأشياء التي قد تؤثر على المشروع (بشكل إيجابي أو سلبي ، ولكن بشكل عام يفسر الناس المخاطر على أنها أحداث سيكون لها تأثير سلبي على المشروع).
سواء كان مشروعك كبيرًا أو صغيرًا ، فسيكون له مخاطر مرتبطة به. يمكن أن تكون هذه المخاطر أي شيء من خطر تعرض موكب مدرستك لخطر زيادة الأسعار إلى مكون حاسم في لوحة الدوائر الجديدة.
مخاطر المشروع ، إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح ، يمكن أن تجعل من الصعب تسليم مشروعك بنجاح. يمكن أن تضيف المخاطر التي لم يتم التحقق منها الوقت إلى جدولك الزمني ، والعمل على وقتك ، والمال لميزانيتك. المديرون يشعرون بالقلق بشأن هذا النوع من الأشياء. يمكن تجنب كل ذلك من خلال خطة إدارة المخاطر.
تخطيط إدارة المخاطر
تُعد خطة إدارة المخاطر طريقة رائعة لزيادة ثقتك بنفسك في قدرة فريق المشروع على التنفيذ - وينتقل ذلك إلى زيادة ثقة مديرك أيضًا. تريد منهم أن يعتقدوا أنه يمكنك القيام بذلك ، وتريدهم أن يكونوا على دراية بما قد يمنعك من تقديم المشروع بنجاح. تعد خطة إدارة المخاطر أداة مثالية للقيام بذلك.
وتخيل ماذا؟ من السهل جدًا البدء.
إدارة مخاطر المشروع هي عملية بسيطة من خمس خطوات. دعونا لا نجعلها أكثر تعقيدًا مما يجب أن تكون. هذا شيء يمكنك البدء به اليوم ، واستعد لمناقشته في اجتماعك التالي وإنهائه بينما يقوم شخص ما بكتابة المحضر.
عملية إدارة المخاطر من 5 خطوات
كما هو الحال مع العديد من أجزاء إدارة المشروع ، فإن إدارة المخاطر هي عملية. الخطوات الخمس هي:
- الشروع في
- تحديد
- تقييم
- استجابات الخطة
- تنفيذ
إذا كانت هذه المصطلحات لا تعني الكثير لك الآن ، فالرجاء الالتزام بها - سأشرح كل شيء.
الخطوة 1: البدء
أولاً ، تريد تعيين السياق لإدارة المخاطر الخاصة بك في بيئة إدارة المشروع الخاص بك.
ربما لا يوجد الكثير من العمل الذي يمكنك القيام به هنا لأن شخصًا في شركتك سيكون قد أعد بالفعل سياسة مخاطر الشركة وكل ما عليك فعله هو تتبعها. سيشرح هذا نهج الشركة تجاه المخاطر وقد يفرض أيضًا النماذج التي تحتاجها. توفر لك القوالب دائمًا وظيفة ، لذا ابحث عنها أيضًا!
حتى إذا لم يكن لديك سياسة مخاطر مؤسسية ، فقد يكون لدى شخص آخر يدير المشاريع إلى جانبك خطة لإدارة مخاطر المشروع يمكنك نسخها. لماذا إعادة اختراع العجلة؟ إعادة استخدام المستندات أمر لا بد منه إذا كنت ترغب في توفير الوقت وإنجاز المزيد.
استخدم ما وجدته لإنتاج خطة إدارة المخاطر لمشروعك. يعد هذا جزءًا من خطتك العامة لإدارة المشروع ويتحدث عن كيفية التعامل مع إدارة المخاطر في مشروعك.
إذا كنت لا تعرف ماذا تضع فيه ، تابع القراءة! ستمنحك الخطوات التالية فكرة أفضل عما تتحدث عنه في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
هذا يحسن الثقة من خلال: تبين لمديرك أن لديك نهجًا للتعامل مع عدم اليقين في مشروعك وأنك ستدير بنشاط المخاطر.
الخطوة 2: تحديد
بمجرد أن تحصل على نهج محدد ، يمكنك عندئذ البدء في العمل معه.
الآن يمكنك تحديد المخاطر التي ستؤثر على مشروعك. هذه ليست سوى لقطة سريعة في الوقت المناسب وتسجيل المخاطر الخاص بك هو شيء سترغب في العودة إليه مرارًا وتكرارًا لضمان وضع أي شيء جديد هناك أيضًا.
يمكنك تحديد المخاطر باستخدام قائمة مرجعية للمخاطر الشائعة ، وإجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة في المشروع (خاصةً أصحاب المصلحة الصعبين لأنهم عمومًا لديهم الكثير ليقولوه بشأن الأخطاء التي قد تحدث) ، وجلسات العصف الذهني ، واستخدام الفطرة السليمة.
أنت تبحث عن أشياء قد تسبب مشاكل إذا حدثت. (تذكر أن المخاطر لم تحدث بعد. مشكلات المشروع هي أشياء حدثت بالفعل).
مهما فعلت ، يجب عليك بالتأكيد إشراك الآخرين. لوحدك ، لن يكون لديك الصورة كاملة وسوف ينتهي بك الأمر في عداد المفقودين.
يمكن ويجب تحديد المخاطر من قبل أي شخص. بصفتك مديرًا للمشروع ، تتمثل مهمتك في تشجيع زملائك على زيادة المخاطر معك حتى تتمكن كفريق من القيام بشيء حيالهم.
يجب تسجيل جميع المخاطر المحددة في سجل المخاطر. إذا كان لديك منسق مشروع في الفريق أو شخص دعم المشروع ، فيمكنهم القيام بذلك. خلاف ذلك ، فهي جزء من المهام الإدارية التي عليك القيام بها.
هذا يحسن الثقة من خلال: إثبات أنك على دراية بالمخاطر الرئيسية التي قد تؤثر على مشروعك وأن لديك وسيلة لتبقى على علم باستمرار بالمخاطر الجديدة.
الخطوة 3: التقييم
ثم يتم تقييم المخاطر لاحتمال وأثر. عندما تقوم بتقييم المخاطر ، فكر في مدى احتمالية حدوثها ، ومقدار تكلفتها ، وكم من الوقت ستضيف على الأرجح إلى الجدول الزمني لمشروعك.
كإجراء إضافي ، يمكنك أيضًا تقييم القرب ، مما يعني مدى قرب حدوث الخطر المحتمل. من المحتمل أن يحدث خطر قريب جدًا قريبًا. قد يحدث خطر مع قرب منخفض في وقت ما في المستقبل البعيد. يمكن أن يمنحك هذا عاملاً آخر لتحديد أولويات وقتك وطاقتك عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المخاطر.
هذا يحسن الثقة من خلال: تأكد من مديرك أن كل فرد في الفريق لديه فكرة واضحة عما سيحدث في حالة تحقق أي من هذه المخاطر بالفعل.
الخطوة 4: تخطيط الاستجابات
الآن نأتي إلى الجزء اللحم من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. في هذه الخطوة ، تتوصل إلى كيفية إدارة المخاطر من خلال تحديد الاستجابة المناسبة.
نحن نفعل ذلك لأنه حتى الآن كل ما لديك هو قائمة بما قد يحدث لإبعاد مشروعك عن المسار في المستقبل ومدى أهمية الصفقة. ما سيرغب مديرك في معرفته بعد ذلك: ما الذي ستفعله حيال ذلك؟
بشكل عام ، هناك أربعة أشياء يمكنك القيام بها لمعالجة مخاطر المشروع وإدارتها. هم انهم:
- تجنب: اتخاذ خطوات لمنع حدوث هذه النتيجة.
- التحويل: انقل المسؤولية إلى طرف آخر ، كما هو الحال مع بوليصة التأمين.
- التخفيف: اتخذ إجراءات للحد من تأثير المشكلة إذا حدثت.
- قبول: افهم أن النتيجة المحفوفة بالمخاطر قد تحدث ، وبموافقة فريقك لا تتخذ أي إجراء لمنعها.
قد يكون لبعض المخاطر الخاصة بك نتيجة إيجابية. على سبيل المثال ، هناك خطر من أنك تبيع الكثير من المنتج الجديد الذي يؤدي إلى تعطل خطوط الهاتف. قد تكون هذه مشكلة جميلة ، ولكن لا يزال هناك خطر يجب التخطيط له.
هناك عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها الاستعداد لحدوث خطر إيجابي بما في ذلك:
- استغلال: بذل قصارى جهدك للتأكد من حدوث هذه النتيجة حتى تتمكن من جني المكافآت.
- المشاركة: اعمل مع زميل أو شركة أخرى لزيادة احتمال حدوث مخاطرة إيجابية.
- تعزيز: التأثير على العوامل التي قد تساهم في نتائج إيجابية ومحاولة الحصول على مزيد من الفوائد.
- قبول: اعترف بإمكانية وجود خطر إيجابي ولا تفعل شيئًا.
ستحتاج إلى تحديد أي استراتيجية استجابة هي الأفضل لكل خطر في السجل الخاص بك. على سبيل المثال ، قد تقرر أن خطر انهيار سقف المصنع هو شيء ستقبله ببساطة لأنه من غير المحتمل أن يحدث. ومع ذلك ، فإن خطر أن يتسبب التسمم الغذائي في التخلص من نصف قوة العمل لديك هو شيء ستقوم بتخفيفه بنشاط من خلال إعادة تدريب جميع موظفي تقديم الطعام. إذا حدث ذلك من قبل ومن المحتمل جدًا أن تفعل ما لم تفعل شيئًا حيال ذلك ، فستحتاج إلى تخفيف المخاطر.
بمجرد تحديد الاستجابة والاتفاق عليها ، يمكن تعيين أصحاب المخاطر لتنفيذ خطة عمل إدارة المخاطر. وبعبارة أخرى ، أنت بحاجة إلى شخص يكون مسؤولاً عن رؤية المهام التي توافق عليها في خطتك.
هذا يحسن الثقة من خلال: أظهر لمديرك أنك قد فكرت في ما يجب القيام به حيال الأشياء التي قد تسبب مشاكل لمشروعك وأنك تضع خططًا لتقليل عدم اليقين والمخاطر على المشروع.
الخطوة 5: التنفيذ
يجب أن تتضمن خطة إدارة المخاطر الخاصة بك الآن من سيكون مسؤولاً عن القيام بأنشطة تخفيف المخاطر لكل خطر. يجب أن يعملوا الآن من خلال هذه المهام بحيث تدير بنشاط المخاطر المفتوحة.
هذا يحسن الثقة من خلال: إثبات أنه يمكنك أنت وفريق المشروع متابعة ما قلت أنك ستفعله. من خلال الإبلاغ عن ما حققته والمخاطر التي قمت بتخفيفها ، يظهر لفريق الإدارة أنك جاد في تقديم وتنفيذ ما يلزم لإثبات مشروعك في المستقبل ضد المشاكل.
بمجرد أن يمر الخطر - عندما لا يكون ذا صلة لأنه حدث أو لم يعد ممكنًا - يمكنك إغلاقه من سجل المخاطر الخاص بك.
وضع خطة إدارة مخاطر المشروع هذه يمكن أن يميزك عن المديرين الآخرين. سيكون لدى رئيسك في العمل الدليل على أنه يمكنك التفكير بشكل استراتيجي وإبداعي حول ما قد يتسبب في تعثر مشروعك ، والأهم من ذلك ، القيام بشيء حيال ذلك. ستكون الشخص الذي يدير المشاكل بنشاط قبل حدوثها ، ويزيل حواجز الطرق ويستعد لأي شيء!
إن كونك جيدًا في إدارة مخاطر المشروع هو طريقة مؤكدة يمكن اعتبارها زوجًا آمنًا من قبل الإدارة. لا تحتاج إلى الكثير من الخبرة أو الشهادات لبدء إدارة مخاطر المشروع بنجاح (على الرغم من وجود المؤهلات الرسمية في إدارة المخاطر). ستعني هذه العملية السهلة ذات الخطوات الخمس قريبًا أن إدارة مخاطر المشروع مدمجة في خطط مشروعك.
