التواصل في إدارة التغيير
المحتوى
لا يمكنك الإفراط في التواصل عندما تطلب من مؤسستك التغيير. يعبر كل مدير كبير ناجح قام بقيادة جهود ناجحة لإدارة التغيير عن الحاجة إلى التواصل الزائد أثناء تجربة التغيير ويجعل هذا البيان في وقت لاحق.
لا توجد منظمة يكون فيها الموظفون سعداء تمامًا بالتواصل. التواصل هو أحد أصعب القضايا في المنظمات. وهي منطقة يشتكي منها الموظفون كثيرًا أثناء التغيير التنظيمي والعمليات اليومية. السبب؟
يتطلب الاتصال الفعال أربعة مكونات تعمل بشكل مثالي لخلق معنى مشترك ، وهو تعريف مفضل للتواصل.
- يجب على الشخص الذي يرسل الرسالة أن يقدم الرسالة بوضوح وتفصيل ، وأن يشع بالسلامة والأصالة.
- يجب على الشخص الذي يتلقى الرسالة أن يقرر الاستماع ، وطرح الأسئلة للتوضيح ، والثقة في مرسل الرسالة.
- يجب أن تتناسب طريقة التسليم المختارة مع ظروف واحتياجات كل من المرسل والمستقبل.
- يجب أن يكون لمحتوى الرسالة صدى والتواصل على مستوى ما مع المعتقدات التي يحملها المتلقي بالفعل (الموظف). يجب أن يحتوي على المعلومات التي يريد الموظف سماعها. يجب أن يجيب على أعز موظف وأكثرها اهتماما بالأسئلة.
مع كل هذا يحدث في أي اتصال ، فهل من المستغرب أن المنظمات نادرا ما تفعل ذلك بشكل جيد؟ لحسن الحظ ، قدم ممارسو إدارة التغيير مجموعة واسعة من الاقتراحات حول كيفية التواصل بشكل جيد خلال أي تغييرات تنظيمية.
توصيات حول التواصل من أجل إدارة التغيير الفعال
ضع خطة اتصال مكتوبة لضمان حدوث كل ما يلي في عملية إدارة التغيير. كل شيء مهم عندما تطلب من الناس تغيير طرقهم السابقة للقيام بالأشياء.
تذكر دائمًا أن الناس لا يخافون من التغيير بقدر ما لديهم مخاوف ومخاوف بشأن طرق جديدة لممارسة الأعمال التجارية. لديهم أيضًا بعض التفاني في الطريقة التي كانوا يقومون بها دائمًا بالعمل من قبل. في التغيير ، أنت تطلب من موظفيك مغادرة مناطق الراحة الخاصة بهم.
- تواصل باستمرار وبشكل متكرر وعبر قنوات متعددة ، بما في ذلك التحدث والكتابة والفيديو والتدريب ومجموعات التركيز ولوحات النشرات والشبكات الداخلية والمزيد حول التغيير.
- أبلغ عن كل ما يعرف بالتغييرات ، بمجرد توفر المعلومات. وضح أن تحيزك يتجه نحو التواصل الفوري ، لذا فقد تتغير بعض التفاصيل في وقت لاحق. أخبر الناس أن اختيارك الآخر هو إجراء كل الاتصالات حتى تكون إيجابيًا بشأن القرارات والأهداف والتقدم ، وهو أمر كارثي في إدارة التغيير الفعال.
- وفر قدرًا كبيرًا من الوقت للناس لطرح الأسئلة وطلب التوضيح وتقديم المدخلات. إذا كنت من أي وقت مضى جزءًا من سيناريو قدم فيه زعيم تغييرات لمجموعة كبيرة عبر شفافية علوية ثم هرب ، فأنت تعرف الأخبار السيئة هذه لدمج التغيير. يجب أن يشعر الناس بالمشاركة في التغيير. المشاركة تخلق التزامًا - لا يوجد شيء آخر مهم بنفس القدر أثناء عملية التغيير.
- إيصال رؤية ورسالة وأهداف جهود إدارة التغيير بوضوح. ساعد الأشخاص على فهم كيفية تأثير هذه التغييرات عليهم شخصيًا. إذا كنت لا تساعد في هذه العملية ، سيختلق الناس قصصهم الخاصة ، وعادة ما تكون أكثر سلبية من الحقيقة.
- اعلم أن التواصل الحقيقي هو محادثة. إنها ذات اتجاهين ، ويجب أن تؤدي المناقشة الحقيقية. لا يمكن أن يكون مجرد عرض تقديمي.
- يحتاج قادة التغيير أو الرعاة إلى قضاء بعض الوقت في التحدث وجهًا لوجه أو في مجموعات صغيرة مع الأشخاص الذين يُتوقع منهم إجراء التغييرات.
- اشرح أسباب التغييرات بطريقة تجعل الناس يفهمون السياق والغرض والحاجة. وقد أطلق الممارسون على ذلك اسم "بناء إطار مفاهيمي لا يُنسى" و "إنشاء إطار نظري لدعم التغيير".
- قدم إجابات للأسئلة فقط إذا كنت تعرف الإجابة. يدمر القادة مصداقيتهم عندما يقدمون معلومات غير صحيحة أو يبدو أنهم يتعثرون أو يتراجعون عند تقديم إجابة. من الأفضل أن تقول أنك لا تعرف وأنك ستحاول معرفة ذلك.
- يحتاج القادة للاستماع. تجنب الدفاع ، والعذر ، والإجابات التي تعطى بسرعة كبيرة. تصرف بوعي.
- اجعل القادة وتغيير الجهات الراعية متاحًا ، يوميًا قدر الإمكان ، للاختلاط بالآخرين في مكان العمل.
- عقد ورش عمل ومنتديات تفاعلية حيث يمكن لجميع الموظفين استكشاف التغييرات معًا أثناء تعلم المزيد. استخدم التدريب كشكل من أشكال التواصل التفاعلي وكفرصة للناس لاستكشاف سلوكيات وأفكار جديدة حول التغيير وإدارة التغيير بأمان. يجب أن تشارك جميع مستويات المنظمة في نفس الجلسات.
- يجب أن يكون التواصل استباقيًا. إذا كانت طاحونة الشائعات تعمل بالفعل ، فقد انتظرت المنظمة وقتًا طويلاً للتواصل.
- توفير الفرص للأشخاص للتواصل مع بعضهم البعض ، بشكل رسمي وغير رسمي ، لمشاركة الأفكار حول التغيير وإدارة التغيير.
- مراجعة القياسات الموجودة لرسم التقدم في إدارة التغيير وجهود التغيير علنًا.
- نشر المكافآت والتقدير للنهج الإيجابية والإنجازات في التغييرات وإدارة التغيير. احتفل بكل فوز صغير علنًا.
